Zo organiseer je een Holifeest zonder last-minute stress

Begin bij het terrein, de datum en het programma voordat je boodschappen of versiering regelt. Bij een Holifeest bepalen kleurpoeder, water en buitenactiviteiten de praktische indeling: je hebt ruimte nodig voor deelnemers, watertafels, kleedhokjes en een droge plek voor eten en apparatuur. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, controleer het weer en bevestig het programma. Op de dag zelf werk je van terreininspectie en opbouw naar buffet, muziek en kleurpoeder.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Terrein reserveren
2
Datum en programma bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Weersverwachting controleren
7
Programma bevestigen
2 personen
8
Leveringen controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
3 personen
10
Kleurpoeder verdelen
2 personen
11
Hapjes voorbereiden
4 personen
12
Groenten snijden
3 personen
13
Dips en sauzen maken
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Materialen klaarzetten
3 personen
16
Terrein inspecteren
2 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Vloerzeilen uitleggen
3 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Kleurpoeder klaarzetten
3 personen
22
Watertafels inrichten
3 personen
23
Buffet opbouwen
4 personen
24
Servies klaarleggen
2 personen
25
Muziek aansluiten
2 personen
26
Toiletten controleren
2 personen
27
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

28
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
29
Gasten verwelkomen
3 personen
30
Veiligheidsregels toelichten
2 personen
31
Kleurpoeder uitdelen
4 personen
32
Holi-spel begeleiden
3 personen
33
Waterzone begeleiden
3 personen
34
Dranken serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes serveren
4 personen
37
Buffet aanvullen
3 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Toiletten tussentijds controleren
40
Muziek verzorgen
41
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

42
Kleurpoeder veilig afsluiten
2 personen
43
Eten en drinken opruimen
4 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval sorteren
3 personen
46
Terrein schoonmaken
5 personen
47
Tenten en tafels afbreken
4 personen
48
Versiering verwijderen
3 personen
49
Materialen schoonmaken
3 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Eindcontrole van terrein
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Afzethekkenaantal 8
Kleedhokjesaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10
Schaaltjesaantal 15
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Gekleurde vlaggetjesaantal 10
Bloemenslingersaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Krijtbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 70

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Waterslangenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Dienbladenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Handborstelsaantal 4

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 60
Waterdichte opbergboxenaantal 6
EHBO-set

Spelmateriaal

Waterpistolenaantal 30
Plastic emmersaantal 20
Sponsballenaantal 30
Touwaantal 2
Kegelsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het terrein in zones: houd kleurpoeder en watertafels weg van het buffet, de geluidsapparatuur en kabels. Leg vloerzeilen op plekken waar mensen zich omkleden of veel water gebruiken.
Verstuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken. Maak uiterlijk een week vooraf een deelnemerslijst en gebruik die om hapjes, groenten, dips, sauzen en dranken te plannen.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor én op de ochtend zelf. Partytenten bieden beschutting, maar leg ook vooraf vast waar tafels, stoelen en het buffet droog blijven als het regent.
Bouw eerst de praktische basis op: partytenten, tafels, stoelen, vloerzeilen, watertafels en kleedhokjes. Hang daarna vlaggetjes en bloemenslingers op; zo blijven decoratie en servies tijdens de opbouw heel.
Test muziek en microfoon voordat gasten arriveren en werk kabels weg met verlengkabels en stekkerdozen. Zet kleurpoeder pas klaar nadat het buffet, de serveerschalen en het servies zijn ingericht, zodat het niet voortijdig overal terechtkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Holifeest organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met het terrein, de datum en het programma. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen uiterlijk 1 week voor het feest, zodat je dieetwensen en boodschappen kunt verwerken.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een Holifeest?: Reserveer naast de plek voor tafels en stoelen extra ruimte voor kleurpoeder, watertafels en looproutes. Houd minimaal 1 meter vrije doorgang rond het buffet en zorg dat kleedhokjes en vloerzeilen niet in de drukste looproute staan.
Wanneer zet je het kleurpoeder klaar?: Zet het kleurpoeder pas vlak voor het programmaonderdeel klaar, nadat buffet, servies en geluidsapparatuur zijn gecontroleerd. Reken op ongeveer 30 minuten voor het verdelen en plaatsen, zodat het poeder droog en schoon blijft.
Wat moet je bij een Holifeest bij slecht weer regelen?: Controleer de verwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten boven het buffet en de zitplaatsen, bescherm kabels tegen water en wijs een droge plek aan voor eten, drank en materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.