Organiser une fête de Holi : le bon ordre des préparatifs

Une fête de Holi demande surtout une bonne coordination entre le lieu, la poudre colorée, l’eau, les repas et la météo. Commence par réserver le site et fixer le programme, puis traite les inscriptions avant d’acheter les quantités nécessaires. La dernière semaine sert à confirmer les livraisons et les besoins alimentaires. Le jour même, installe d’abord les zones couvertes, l’eau et les tables avant de répartir la poudre et de lancer les activités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le site
2
Définir la date et le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier les prévisions météo
7
Confirmer le programme
2 personnes
8
Vérifier les livraisons
2 personnes
9
Faire les courses
3 personnes
10
Répartir la poudre de couleur
2 personnes
11
Préparer les en-cas
4 personnes
12
Couper les légumes
3 personnes
13
Préparer les dips et les sauces
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer le matériel
3 personnes
16
Inspecter le site
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Monter les tentes de réception
4 personnes
19
Déployer des bâches de sol
3 personnes
20
Suspendre la décoration
3 personnes
21
Préparer la poudre de couleur
3 personnes
22
Aménager les tables à eau
3 personnes
23
Monter le buffet
4 personnes
24
Préparer la vaisselle
2 personnes
25
Brancher la musique
2 personnes
26
Vérifier les toilettes
2 personnes
27
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

28
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
29
Accueillir les invités
3 personnes
30
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
31
Distribuer la poudre colorée
4 personnes
32
Animer le jeu Holi
3 personnes
33
Encadrer la zone d’eau
3 personnes
34
Servir les boissons
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
4 personnes
37
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
38
Rassembler les déchets
2 personnes
39
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
40
Fournir la musique
41
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

42
Sécuriser la poudre colorée
2 personnes
43
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Trier les déchets
3 personnes
46
Nettoyer le site
5 personnes
47
Démonter les tentes et les tables
4 personnes
48
Retirer la décoration
3 personnes
49
Nettoyer le matériel
3 personnes
50
Rendre les articles empruntés
2 personnes
51
Contrôle final du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Barrières de sécuritéqté 8
Cabines d'essayageqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Couvertsqté 70
Louchesqté 10
Petits bolsqté 15
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Fanions colorésqté 10
Guirlandes de fleursqté 6
Nappesqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6
Badges nominatifsqté 70

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Tuyaux d’arrosageqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 8
Plateauxqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Brosses à mainqté 4

Sécurité

Lunettes de sécuritéqté 60
Boîtes de rangement étanchesqté 6
Trousse de premiers secours

Matériel de jeu

Pistolets à eauqté 30
Seaux en plastiqueqté 20
Balles épongeqté 30
Cordeqté 2
Cônesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réserve le site et fixe la date avant d’envoyer les invitations : prévois ensuite une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la fête pour connaître le nombre de participants et les besoins alimentaires.
Vérifie les prévisions météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Les tentes de réception et les bâches de sol doivent être installées avant l’arrivée du public, pas au moment où la pluie commence.
Prépare la poudre colorée en portions séparées et répartis-la seulement après l’inspection du site. Garde une zone clairement identifiée pour l’eau, avec les tuyaux d’arrosage accessibles et les tables à eau déjà aménagées.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance dans les glacières et prépare le buffet avant l’accueil. Les légumes coupés, les dips et les sauces peuvent être prêts le jour même, tandis que la vaisselle et les ustensiles doivent être comptés la veille.
Installe les tables, les chaises, les barrières et le matériel audio dans cet ordre : circulation, repas, puis programme. Teste l’enceinte, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture, avec les câbles protégés des passages et de l’eau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de Holi ?: Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour réserver le site, définir le programme, envoyer les invitations et organiser les livraisons. Garde les 3 derniers jours pour les courses, la préparation du buffet et la vérification de la météo.
Quand faut-il acheter la poudre colorée pour Holi ?: Achète-la au plus tard 7 jours avant la fête, une fois les inscriptions presque terminées. Répartis-la le jour même, après avoir vérifié le site et installé les zones d’eau.
Quand confirmer le nombre de participants à une fête de Holi ?: Fixe la clôture des inscriptions 7 jours avant l’événement. Utilise ce nombre pour ajuster les boissons, les portions du buffet, la vaisselle et les besoins alimentaires particuliers.
Que faire s’il pleut le jour de la fête de Holi ?: Prends une décision le matin même après une dernière vérification des prévisions. Les tentes et les bâches doivent être prêtes avant l’arrivée des invités, et le programme doit prévoir une zone couverte pour les repas et le matériel électrique.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.