Holifest organisieren: So planst du den Tag ohne Lücken

Bei einem Holifest entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles funktioniert. Reserviere zuerst das Gelände und lege Datum sowie Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Planung von Essen, Getränken, Farbpulver und Wasserstellen. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen festen Aufbauplan für Zelte, Sitzplätze, Buffet, Technik und Umkleiden. Das fertige Konzept führt dich durch alle 51 Aufgaben und die benötigten Materialien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gelände reservieren
2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Wettervorhersage prüfen
7
Programm bestätigen
2 Personen
8
Lieferungen überprüfen
2 Personen
9
Einkaufen gehen
3 Personen
10
Farbpulver verteilen
2 Personen
11
Snacks vorbereiten
4 Personen
12
Gemüse schneiden
3 Personen
13
Dips und Saucen zubereiten
2 Personen
14
Getränke kühlen
2 Personen
15
Materialien bereitstellen
3 Personen
16
Gelände inspizieren
2 Personen
17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
18
Partyzelte aufbauen
4 Personen
19
Bodenplanen erklären
3 Personen
20
Dekoration aufhängen
3 Personen
21
Farbpulver bereitstellen
3 Personen
22
Wassertische einrichten
3 Personen
23
Buffet aufbauen
4 Personen
24
Geschirr bereitstellen
2 Personen
25
Musik anschließen
2 Personen
26
Toiletten kontrollieren
2 Personen
27
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

28
Empfangstisch betreuen
2 Personen
29
Gäste begrüßen
3 Personen
30
Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
31
Farbpulver verteilen
4 Personen
32
Holi-Spiel begleiten
3 Personen
33
Wasserzone begleiten
3 Personen
34
Getränke servieren
3 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Snacks servieren
4 Personen
37
Buffet auffüllen
3 Personen
38
Abfall sammeln
2 Personen
39
Toiletten zwischendurch kontrollieren
40
Musik organisieren
41
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

42
Farbpulver sicher verschließen
2 Personen
43
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Abfall trennen
3 Personen
46
Gelände reinigen
5 Personen
47
Zelte und Tische abbauen
4 Personen
48
Dekoration entfernen
3 Personen
49
Materialien reinigen
3 Personen
50
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
51
Abschlusskontrolle des Geländes
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
AbsperrgitterAnz. 8
UmkleidekabinenAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 70
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
BestecksetsAnz. 70
ServierlöffelAnz. 10
SchälchenAnz. 15
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

Bunte FähnchenAnz. 10
BlumengirlandenAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
KreidetafelnAnz. 6
NamensschilderAnz. 70

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
WasserschläucheAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 2
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
TablettsAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
HandbürstenAnz. 4

Sicherheit

SchutzbrillenAnz. 60
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 6
Erste-Hilfe-Set

Spielmaterial

WasserpistolenAnz. 30
PlastikeimerAnz. 20
SchwammkugelnAnz. 30
SeilAnz. 2
KegelAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Gelände, Datum und Programm. Verschicke die Einladungen erst, wenn Startzeit, Ablauf und wichtige Hinweise zum Farbpulver feststehen.
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Holifest und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. So kannst du Snacks, Gemüse, Dips und Saucen passend portionieren, statt erst am Veranstaltungstag nachzujustieren.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und plane bei wechselhaftem Wetter die Partyzelte, Bodenplanen und Wasserschläuche fest ein. Ein überdachter Bereich schützt außerdem Buffet, Geschirr und Technik.
Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden ein: zuerst Gelände und Zelte, danach Tische, Stühle, Umkleidekabinen und Wassertische. Farbpulver, Materialien und Dekoration kommen erst an ihren festen Platz, wenn die Wege frei sind.
Kühle Getränke spätestens 4 Stunden vor Beginn und schließe Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste an. Teste die Musik einmal vollständig, damit Kabel- oder Stromprobleme nicht während des Programms auftreten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Holifest organisieren?: Mit der Planung solltest du 4 bis 6 Wochen vorher beginnen. Gelände, Datum und Programm brauchen zuerst eine verbindliche Entscheidung; Einladungen können anschließend verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Holifest?: Rechne für den Aufbau mit mindestens 3 Stunden, bei vielen Sitzplätzen oder Zelten eher mit 4 Stunden. Kontrolliere danach noch einmal Buffet, Wassertische, Farbpulver und Technik.
Wann sollte man die Gäste für ein Holifest anmelden lassen?: Setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Termin. Bis dahin kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Getränke und die benötigte Menge an Geschirr zuverlässig planen.
Wann soll das Farbpulver beim Holifest bereitliegen?: Bereite das Farbpulver am Veranstaltungstag vor dem Eintreffen der Gäste vor, sobald Gelände und Wassertische eingerichtet sind. Teile es erst aus, wenn Programm, Sicherheitswege und Umkleidebereiche kontrolliert wurden.

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