Zo organiseer je een hockeyclub open dag

Begin met een duidelijk programma en leg de datum vast voordat je promotie maakt. Plan daarna de hockeyclinics, het wedstrijdschema en de begeleiding, zodat je weet hoeveel deelnemers en vrijwilligers nodig zijn. Open op tijd het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen, terwijl je reserveringen en vergunningen controleert. In de laatste week draait alles om materiaal, catering, registratie en een plan voor wisselvallig weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Clubbestuur informeren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Promotie op sociale media plaatsen
5
Posters ophangen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Hockeyclinics plannen
2 personen
8
Trainers en begeleiders benaderen
2 personen
9
Wedstrijdschema maken
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Reservering springkussen maken
13
Reservering geluidsinstallatie maken
14
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Hesjes en shirts sorteren
2 personen
17
Sportmateriaal controleren
2 personen
18
Eerstehulpmiddelen controleren
19
Vergunningen en meldingen controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken gekoeld zetten
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Registratielijsten afdrukken
24
Route- en informatieborden maken
2 personen
25
Weersverwachting controleren
26
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
31
Koelboxen vullen
2 personen
32
Koffie- en theepunt installeren
2 personen
33
Hockeyvelden uitzetten
3 personen
34
Sportstations klaarzetten
4 personen
35
Springkussen plaatsen
3 personen
36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Eerstehulppost inrichten
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

41
Registratiebalie bemannen
2 personen
42
Bezoekers welkom heten
2 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Hockeyuitleg geven
3 personen
45
Hockeyclinics begeleiden
6 personen
46
Jeugdwedstrijden begeleiden
4 personen
47
Sportstations begeleiden
5 personen
48
Springkussen toezicht houden
2 personen
49
Clubinformatie verstrekken
2 personen
50
Foto's maken
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Koffie en thee bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
57
Avondprogramma aankondigen
58
Muziek verzorgen
59
Laatste consumptieronde verzorgen
3 personen
60
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
62
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
63
Springkussen afbouwen
3 personen
64
Buffet en keuken opruimen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Partytenten afbreken
4 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Materialen terugbrengen
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
74
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 10
Klapstoelaantal 80
Biertafelsetaantal 6
Buffettafelaantal 4
Registratiebalie
Kapstokrekaantal 2

Servies

Herbruikbaar bordaantal 180
Herbruikbare komaantal 80
Herbruikbaar glasaantal 220
Koffiekopaantal 80
Theeglasaantal 60
Besteksetaantal 180
Serveerschaalaantal 20
Serveertangaantal 12

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Warmhoudkanaantal 4
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxaantal 6
IJsblokjesbakaantal 8
Thermoskanaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 6
Oplaadbare portofoonaantal 6

Sportmateriaal

Hockeystick jeugdaantal 30
Hockeystick senioraantal 20
Hockeybalaantal 50
Pionaantal 40
Markeringshoedjeaantal 60
Minihockeydoelaantal 8
Hockeydoelaantal 4
Oefenladderaantal 4
Trainingshesjeaantal 40
Keeperuitrustingaantal 4
Scorebordaantal 2
Fluitjeaantal 8
Ballennetaantal 6
Springkussen
Korfbalmandaantal 2
Stootkussenaantal 6

Decoratie

Clubvlagaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Tafelloperaantal 12
Menubordaantal 6
Pijlbordaantal 10
Naamstickeraantal 200
Polsbandjeaantal 200

Verlichting

Ledlichtslingeraantal 6
Ledlampaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakaantal 10
Handveger en blikaantal 3
Dweilsetaantal 2
Toiletborstelaantal 4
Handzeepdispenseraantal 6
Handdoekdispenseraantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma eerst rond: plan de hockeyclinics, wedstrijden en pauzes op tijdstippen en zet per onderdeel een trainer of begeleider klaar. Zo zie je vroeg hoeveel hesjes, shirts en sticks nodig zijn.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan en sluit de inschrijving enkele dagen voor de open dag. Gebruik het deelnemersaantal daarna voor de catering, wedstrijdindeling en registratiebalie.
Controleer sportmateriaal niet pas op de ochtend zelf. Sorteer jeugd- en seniorhockeysticks vooraf, tel hesjes en shirts en leg eerstehulpmiddelen klaar op een vaste, bekende plek.
Regel reserveringen en techniek minstens een week vooraf: denk aan het springkussen, de geluidsinstallatie, microfoon, verlengkabels en portofoons. Test het geluid op het veld en zorg dat stekkerdozen veilig liggen.
Maak een draaiboek voor de laatste 24 uur met gekoelde dranken, voorbereide hapjes, afgedrukte registratielijsten en informatieborden. Controleer de weersverwachting opnieuw en bepaal vooraf waar de partytent en tafels komen te staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een hockeyclub open dag?: Leg datum en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader trainers, begeleiders en vrijwilligers daarna direct; reserveringen en vergunningen controleer je uiterlijk 4 weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hockeyclub open dag?: Reken per clinic of wedstrijd op minimaal 1 begeleider en plan daarnaast 2 mensen voor registratie en ontvangst. Voeg 1 coördinator toe voor materiaal, planning en onverwachte problemen; bij meerdere veldonderdelen loopt het aantal dus snel op.
Wanneer moet je de catering voor een hockeyclub open dag berekenen?: Maak een eerste berekening zodra de aanmeldingen openen en werk die 5 tot 7 dagen vooraf bij met het actuele aantal deelnemers. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week van tevoren, zodat je inkopen en hapjes daarop kunt afstemmen.
Wat regel je bij slecht weer tijdens een hockeyclub open dag?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bepaal vooraf welke onderdelen naar een overdekte plek kunnen, waar de partytent komt en wanneer je deelnemers uiterlijk informeert over wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.