Tag der offenen Tür im Hockeyclub organisieren: der Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Programm und der Information des Vereinsvorstands. Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Clinic-Zeiten, Spielplan und benötigte Angaben wie Ernährungswünsche feststehen.
• Plane für jede Hockey-Clinic eine verantwortliche Trainerin oder einen verantwortlichen Trainer plus mindestens eine Betreuungsperson ein. Lege außerdem getrennte Gruppen oder Zeitfenster für Jugend- und Seniorenschläger fest, damit am Platz kein Material gesucht wird.
• Teile die Freiwilligen in feste Schichten von jeweils 2 bis 3 Stunden ein. Besetze Registrierung, Platzbetreuung, Catering und Technik getrennt; eine Person sollte zusätzlich als Ansprechstelle für kurzfristige Ausfälle eingeplant sein.
• Berechne Getränke und Snacks anhand der Anmeldungen und halte einen Puffer von etwa 10 bis 15 Prozent bereit. Kühlt die Getränke spätestens am Vorabend, druckt die Anmeldelisten am Vortag aus und kennzeichnet Ernährungswünsche direkt am Buffet.
• Prüfe Genehmigungen, Erste-Hilfe-Material, Stromanschlüsse und die Wettervorhersage spätestens 3 Tage vorher. Teste Beschallungsanlage, Mikrofon, Verlängerungskabel und Funkgeräte vor dem Einlass, statt technische Probleme während der Begrüßung zu lösen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür im Hockeyclub planen?

Starte idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und Zuständigkeiten. Reservierungen für Hüpfburg, Beschallungsanlage und Festzelt sollten innerhalb der ersten 2 Wochen geklärt werden.

Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür im Hockeyverein?

Plane mindestens eine Person für die Registrierung, zwei für die Hockey-Clinics, zwei für Catering und eine für Technik und Ansagen pro Schicht ein. Bei mehreren parallelen Spielfeldern kommt mindestens eine Betreuungsperson je zusätzlichem Feld dazu.

Wie viel Essen und Getränke braucht man für einen Hockey-Schnuppertag?

Rechne bei einer Veranstaltung von etwa 3 bis 4 Stunden mit 0,75 bis 1 Liter Getränken pro Person und 2 bis 3 Snackportionen. Kaufe zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher.

Wann sollte man die Anmeldung für den Tag der offenen Tür öffnen?

Öffne die Anmeldung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, sobald Programm, Clinic-Zeiten und wichtige Hinweise feststehen. Schließe sie 3 bis 5 Tage vorher, damit Listen, Material und Cateringmengen rechtzeitig vorbereitet werden können.

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