Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del club de hockey

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando las familias saben qué probarán, a qué hora y dónde deben dirigirse. Empieza por fijar la fecha y el programa, y después encadena las inscripciones, los entrenadores, el material y la logística del club. Las clínicas de hockey, el concurso y las actividades infantiles necesitan horarios separados para evitar esperas. Reserva con tiempo el castillo hinchable y el sistema de sonido, y deja la última semana para confirmar voluntarios, comida, permisos y previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Informar a la junta del club
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Publicar promoción en redes sociales
5
Colgar pósters
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Planificar clínicas de hockey
2 personas
8
Contactar a entrenadores y monitores
2 personas
9
Hacer el horario del concurso
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Hacer la reserva del castillo hinchable
13
Hacer la reserva del sistema de sonido
14
Calcular las cantidades de catering
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Clasificar chalecos y camisetas
2 personas
17
Comprobar el material deportivo
2 personas
18
Comprobar el botiquín de primeros auxilios
19
Comprobar permisos y notificaciones
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar las bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
4 personas
23
Imprimir listas de registro
24
Crear carteles de ruta e información
2 personas
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Comprobar la seguridad del recinto
2 personas
27
Montar las carpas
4 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar el mostrador de registro
2 personas
30
Montar el bufé de catering
4 personas
31
Llenar las neveras portátiles
2 personas
32
Instalar el punto de café y té
2 personas
33
Marcar los campos de hockey
3 personas
34
Preparar estaciones deportivas
4 personas
35
Instalar castillo hinchable
3 personas
36
Probar el sistema de sonido
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
39
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
40
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

41
Atender la mesa de registro
2 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
43
Dar el discurso de apertura
44
Dar una explicación de hockey
3 personas
45
Guiar las clínicas de hockey
6 personas
46
Supervisar competiciones juveniles
4 personas
47
Coordinar las estaciones deportivas
5 personas
48
Supervisar el castillo hinchable
2 personas
49
Proporcionar información del club
2 personas
50
Tomar fotos
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer café y té
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
57
Anunciar el programa de la noche
58
Proporcionar la música
59
Servir la última ronda de bebidas
3 personas
60
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

61
Reunir material deportivo
4 personas
62
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
63
Desmontar el castillo hinchable
3 personas
64
Ordenar el bufé y la cocina
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Desmontar las carpas
4 personas
69
Limpiar el recinto
4 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Devolver los materiales
2 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Guardar el stock sobrante
2 personas
74
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 3
Mesa plegablecant. 10
Silla plegablecant. 80
Set de mesas de cervezacant. 6
Mesa del bufécant. 4
Mostrador de registro
Percherocant. 2

Vajilla

Plato reutilizablecant. 180
Cuenco reutilizablecant. 80
Vaso reutilizablecant. 220
Taza de cafécant. 80
Vaso de técant. 60
Juego de cubiertoscant. 180
Fuente para servircant. 20
Pinza para servircant. 12

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Jarra térmicacant. 4
Tabla de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Nevera portátilcant. 6
Balde para cubitos de hielocant. 8
Termocant. 4

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cable alargadorcant. 6
Regletacant. 6
Walkie-talkie recargablecant. 6

Material deportivo

Palo de hockey juvenilcant. 30
Palo de hockey seniorcant. 20
Pelota de hockeycant. 50
Conocant. 40
Cono marcadorcant. 60
Portería mini de hockeycant. 8
Portería de hockeycant. 4
Escalera de prácticacant. 4
Chaleco de entrenamientocant. 40
Equipamiento de porterocant. 4
Marcadorcant. 2
Silbatocant. 8
Red para balonescant. 6
Castillo hinchable
Canasta de korfbalcant. 2
Colchoneta de proteccióncant. 6

Decoración

Bandera del clubcant. 12
Globoscant. 150
Arco de globoscant. 2
Camino de mesacant. 12
Cartel del menúcant. 6
Cartel de direccióncant. 10
Pegatina con nombrecant. 200
Pulseracant. 200

Iluminación

Guirnalda de luces LEDcant. 6
Lámpara LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Escoba y recogedorcant. 3
Juego de fregonacant. 2
Escobilla de bañocant. 4
Dispensador de jabón de manoscant. 6
Dispensador de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de promocionar el evento. Publica horarios concretos para las clínicas, el concurso y el registro, y abre el formulario de inscripción cuanto antes para saber cuántos participantes esperar.
Calcula las necesidades a partir de las inscripciones, no de una estimación general. Recoge las preferencias dietéticas y prepara una lista de registro impresa para que la recepción no dependa de un móvil o de la conexión a internet.
Confirma entrenadores, monitores y voluntarios al menos 7 días antes. Reparte funciones por zonas —registro, pista, catering y actividades— y prepara walkie-talkies si el recinto es amplio.
Revisa el material deportivo con antelación y separa los palos juveniles de los de categoría sénior. Comprueba también el botiquín, los permisos y las notificaciones antes de anunciar definitivamente el programa.
Haz una última comprobación 24 horas antes: bebidas enfriadas, carteles de ruta colocados, sonido probado y pronóstico revisado. Si se espera lluvia, decide entonces dónde irá la carpa y cómo se mantendrán secas la mesa de registro y la comida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de hockey?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva durante la primera semana el castillo hinchable, el sistema de sonido y a los entrenadores; deja los permisos, las compras y la impresión de listas para la última semana.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Abre el formulario entre 3 y 4 semanas antes, justo después de fijar el programa. Ciérralo 3 días antes para calcular el catering, preparar los grupos y recoger las preferencias dietéticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un día de puertas abiertas de hockey?: Como punto de partida, asigna 1 persona al registro, 2 por clínica o zona de pista, 2 al catering y 1 coordinador general por cada 25 a 30 participantes. Confirma el cuadrante al menos 7 días antes y añade una persona de reserva.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a una jornada de hockey?: Dedica una revisión de 60 a 90 minutos a comprobar el material, el botiquín, el sonido, los alargadores, los carteles y las bebidas. Revisa también el pronóstico 24 horas antes y comunica cualquier cambio a inscritos, entrenadores y voluntarios.

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