Organiser une journée portes ouvertes du club de hockey

Une journée portes ouvertes réussie se prépare d’abord autour d’un programme simple : accueil, découverte du hockey, clinics et matchs. Fixez la date, répartissez les responsabilités et ouvrez rapidement les inscriptions pour connaître le nombre de participants. Prévoyez ensuite les entraîneurs, les bénévoles, le matériel sportif, la restauration et les autorisations. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les rallonges électriques, la signalétique et le plan B en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Informer le comité du club
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
5
Accrocher les affiches
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Planifier les clinics de hockey
2 personnes
8
Contacter les entraîneurs et les accompagnateurs
2 personnes
9
Établir le planning des matchs
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Faire une réservation de château gonflable
13
Réserver la sonorisation
14
Calculer les quantités de catering
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Trier les gilets et les t-shirts
2 personnes
17
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
18
Vérifier le matériel de premiers secours
19
Vérifier les autorisations et les déclarations
20
Faire les courses
3 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Imprimer les listes d’inscription
24
Créer des panneaux de route et d’information
2 personnes
25
Vérifier les prévisions météo
26
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Monter le buffet traiteur
4 personnes
31
Remplir les glacières
2 personnes
32
Installer le point café et thé
2 personnes
33
Tracer les terrains de hockey
3 personnes
34
Préparer les stations de sport
4 personnes
35
Installer le château gonflable
3 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
39
Aménager le poste de premiers secours
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

41
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
2 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Expliquer le hockey
3 personnes
45
Encadrer les stages de hockey
6 personnes
46
Encadrer les compétitions de jeunes
4 personnes
47
Encadrer les stations sportives
5 personnes
48
Assurer la surveillance du château gonflable
2 personnes
49
Fournir les informations sur le club
2 personnes
50
Prendre des photos
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
57
Annoncer le programme du soir
58
Fournir la musique
59
Assurer le dernier tour de boissons
3 personnes
60
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

61
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
62
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
63
Démonter le château gonflable
3 personnes
64
Ranger le buffet et la cuisine
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Rapporter le matériel
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Table plianteqté 10
Chaise plianteqté 80
Ensemble de table de bièreqté 6
Table de buffetqté 4
Comptoir d'inscription
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 180
Bol réutilisableqté 80
Verre réutilisableqté 220
Tasse à caféqté 80
Verre à théqté 60
Set de couvertsqté 180
Plat de serviceqté 20
Pince de serviceqté 12

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermos de maintien au chaudqté 4
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièreqté 6
Bac à glaçonsqté 8
Thermosqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 6
Talkie-walkie rechargeableqté 6

Matériel de sport

Jeunesse hockeyqté 30
Crosse de hockey seniorqté 20
Balle de hockeyqté 50
Côneqté 40
Petit cône de marquageqté 60
Mini-but de hockeyqté 8
But de hockeyqté 4
Échelle d'entraînementqté 4
Chasuble d’entraînementqté 40
Équipement de gardien de butqté 4
Tableau des scoresqté 2
Siffletqté 8
Filet à ballonsqté 6
Château gonflable
Panier de korfbalqté 2
Coussin de protectionqté 6

Décoration

Drapeau du clubqté 12
Ballonsqté 150
Arche de ballonsqté 2
Chemin de tableqté 12
Panneau du menuqté 6
Panneau de fléchageqté 10
Étiquette nominativeqté 200
Braceletqté 200

Éclairage

Guirlande lumineuse LEDqté 6
Lampe LEDqté 8

Nettoyage

Poubelleqté 10
Balayette et pelleqté 3
Kit de lavageqté 2
Brosse de toilettesqté 4
Distributeur de savon pour les mainsqté 6
Distributeur de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la date : validez le programme avec le comité, contactez les entraîneurs et lancez les invitations avant de réserver les prestataires.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la répartition des groupes pour les clinics et les matchs.
Prévoyez un accueil opérationnel dès l’ouverture : une table d’inscription, les listes imprimées, des panneaux visibles depuis l’entrée et une personne qui guide les nouveaux visiteurs.
Testez le matériel la veille, notamment la sonorisation, le microphone, les rallonges et les talkies-walkies. Comptez au moins 2 bénévoles dédiés à l’installation et au rangement du matériel sportif.
Calculez la restauration à partir des inscriptions définitives et gardez les boissons au frais plusieurs heures avant le début. Vérifiez aussi les autorisations, les trousses de premiers secours et les prévisions météo 48 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de hockey ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, mobiliser les entraîneurs et bénévoles, communiquer, réserver la sonorisation ou le château gonflable et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes de hockey ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant l’événement et clôturez-le 5 à 7 jours avant. Vous pourrez alors ajuster les clinics, les matchs, la restauration et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la circulation et la signalétique, 2 pour la restauration et 2 pour l’installation et le rangement. Ajoutez des personnes selon le nombre de groupes et de terrains utilisés.
Que vérifier la veille d’une journée portes ouvertes de hockey ?: La veille, vérifiez le matériel sportif, les premiers secours, les branchements électriques, la sonorisation, les listes d’inscription et la signalétique. Consultez encore les prévisions météo 48 heures avant le début pour confirmer l’organisation extérieure.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.