Zo organiseer je een hobbybeurs zonder last-minute chaos

Begin met de zaal en de indeling, niet met de aankleding. Een hobbybeurs vraagt tegelijk om ruimte voor exposanten, workshops, bezoekersstromen en registratie. Leg eerst de locatie, voorwaarden en planning vast; nodig daarna exposanten en bezoekers uit. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, werk je de tafelindeling, workshops, catering en bewegwijzering uit. De laatste week draait vooral om bevestigen, printen en controleren of iedereen weet waar hij moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Exposanten uitnodigen
2 personen
4
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Workshopprogramma samenstellen
2 personen
7
Exposantenvoorwaarden versturen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Workshopinschrijvingen verwerken
11
Exposanten definitief bevestigen
12
Tafelindeling maken
2 personen
13
Huurmaterialen reserveren
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Promotie op sociale media plaatsen
16
Posters verspreiden
2 personen
17
Toegankelijkheidsinformatie publiceren
18
Cateringhoeveelheden berekenen
19
Workshopmaterialen inkopen
2 personen
20
Programma en route printen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Exposanteninformatie bundelen
23
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
24
Laatste bezoekerslijst controleren
25
Standplaatsen aan exposanten mailen
26
Voorraad controleren
2 personen
27
Niet-bederfelijke boodschappen doen
2 personen
28
Sleutels en toegang regelen
29
Huurmaterialen ontvangen
2 personen
30
Workshopsets samenstellen
3 personen
31
Aanwezigheidslijsten printen
32
Techniek en verlichting testen
2 personen
33
Bederfelijke boodschappen doen
2 personen
34
Betaalapparatuur opladen
35
Materialen per zone klaarzetten
3 personen
36
Zaalvloer controleren
2 personen
37
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
38
Exposantenstands nummeren
2 personen
39
Workshoptafels opstellen
3 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Bewegwijzering ophangen
2 personen
42
Informatiebalie inrichten
2 personen
43
Cateringbuffet inrichten
3 personen
44
Dranken koud zetten
2 personen
45
Workshopmaterialen uitstallen
3 personen
46
Naamkaartjes sorteren
47
Kassa en pinpunt testen
2 personen
48
Exposanten ontvangen
3 personen
49
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
50
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

51
Bezoekers welkom heten
3 personen
52
Bezoekers registreren
2 personen
53
Programma uitdelen
2 personen
54
Exposanten ondersteunen
2 personen
55
Workshops begeleiden
3 personen
56
Dranken serveren
2 personen
57
Hapjes aanvullen
2 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Koffie en thee bijvullen
60
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
61
Afvalbakken legen
2 personen
62
Toiletten controleren
63
Workshopruimtes resetten
2 personen
64
Laatste bezoekers informeren
2 personen
65
Exposanten uitchecken
2 personen
66
Bezoekers veilig naar buiten begeleiden
2 personen

Nazorg

67
Kassa afsluiten
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Workshopmaterialen inpakken
3 personen
70
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
73
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
74
Materialen terugbrengen
2 personen
75
Locatiesleutels retourneren
76
Exposantenbedankingen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 24
Workshoptafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 4
Klaptafel informatiebalie
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8
Tafelkleedjesaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Gebaksbordenaantal 100
Theelepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Standbordjesaantal 30
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordenaantal 20
Programmapostersaantal 12
Exposantenbadgesaantal 40

Apparatuur

Kassaboxaantal 2
Pinapparaataantal 2
Tablet voor registratieaantal 2
Opladersaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-hubsaantal 4
Presentatiestandaardsaantal 8
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Labelmaker
Lamineerapparaat

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 4
Koelkommenaantal 6
Dienbladenaantal 6
Afwasteilenaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
Staande lampenaantal 4
Noodlampenaantal 4

Hobbybenodigdheden

Scharenaantal 24
Snijmattenaantal 12
Lijmpistolenaantal 12
Penseelsetsaantal 12
Verfschortenaantal 24
Mengpalettenaantal 12
Kwastenpottenaantal 24
Werkbakjesaantal 30

Veiligheid

EHBO-doos
Brandblusdekensaantal 2
Kabelgotenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Reserveer eerst de zaal en controleer meteen vergunningen, openingstijden, laad- en losmogelijkheden en toegankelijkheid. Plan minimaal 8 weken voorbereiding, zodat exposanten en workshopbegeleiders tijd hebben om te reageren.
Vraag exposanten bij hun aanmelding om tafelmaat, stroombehoefte en eventuele workshopbijdrage. Bevestig hun standplaats uiterlijk 7 dagen voor de beurs met aankomsttijd, route en praktische voorwaarden.
Maak de tafelindeling pas definitief nadat de aanmeldtermijn is gesloten. Houd bij de ingang ruimte voor een informatiebalie en registratie, en laat tussen gangpaden minstens 1,2 meter vrij voor rolstoelen en drukte.
Plan workshops in tijdsblokken van 45 tot 60 minuten en sluit de inschrijving 3 tot 5 dagen vooraf. Koop materialen op basis van het aantal deelnemers plus ongeveer 10 procent reserve; dieetwensen voor catering verzamel je tegelijk.
Doe 48 uur vooraf een laatste controle van bezoekerslijst, exposantenbadges, naamkaartjes, programma, plattegrond en pijlborden. Test het pinapparaat en registratieapparaat, leg opladers en verlengkabels klaar en wijs per zone een vrijwilliger aan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een hobbybeurs organiseren?: Reken op 8 tot 12 weken voorbereiding voor een hobbybeurs met meerdere exposanten en workshops. Reserveer de locatie eerst; nodig exposanten daarna binnen 1 week uit, zodat je minstens 4 weken hebt voor aanmeldingen en indeling.
Hoeveel ruimte heb je nodig per exposant op een hobbybeurs?: Houd als startpunt rekening met één expositietafel van ongeveer 1,8 meter breed plus minimaal 1,2 meter loopruimte vóór de tafel. Tel daarnaast ruimte op voor stoelen, voorraad, informatiebalie, workshops en een vrije doorgang bij de ingang.
Wanneer maak je de tafelindeling van een hobbybeurs?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen, maar leg haar pas definitief vast na het sluiten van de inschrijving. Mail standplaatsen en aankomstinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Hoeveel eten en drinken moet je inkopen voor een hobbybeurs?: Bereken koffie, thee en water per verwacht bezoekersaantal en neem voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon als richtlijn. Koop gebak en andere catering op basis van de bevestigde deelnemers, met circa 10 procent reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.