Organiser un salon de loisirs créatifs, étape par étape

Un salon de loisirs créatifs se prépare d’abord avec un lieu adapté, puis avec un calendrier précis pour les exposants, les ateliers et l’accueil des visiteurs. Commencez par confirmer la salle et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, centralisez les besoins des exposants, les participations aux ateliers et les informations alimentaires. Les dernières semaines servent surtout à finaliser l’implantation, le matériel, les badges, la signalétique et les rôles des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la salle
2
Vérifier les autorisations
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Élaborer le programme de l’atelier
2 personnes
7
Envoyer les conditions des exposants
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Traiter les inscriptions aux ateliers
11
Confirmer définitivement les exposants
12
Établir le plan de table
2 personnes
13
Réserver le matériel de location
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
16
Distribuer les affiches
2 personnes
17
Publier les informations d’accessibilité
18
Calculer les quantités de catering
19
Acheter le matériel d’atelier
2 personnes
20
Imprimer le programme de route
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Compiler les informations des exposants
23
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
24
Vérifier la dernière liste des visiteurs
25
Envoyer les emplacements aux exposants
26
Vérifier les stocks
2 personnes
27
Faire les courses de produits non périssables
2 personnes
28
Organiser les clés et l’accès
29
Réceptionner le matériel de location
2 personnes
30
Composer les kits d'atelier
3 personnes
31
Imprimer les listes de présence
32
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
33
Faire les courses pour les produits périssables
2 personnes
34
Recharger le matériel de paiement
35
Préparer le matériel par zone
3 personnes
36
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
37
Installer les tables et les chaises
5 personnes
38
Numéroter les stands des exposants
2 personnes
39
Installer les tables d'atelier
3 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Installer la signalétique
2 personnes
42
Installer le comptoir d'information
2 personnes
43
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Installer le matériel de l’atelier
3 personnes
46
Trier les badges nominatifs
47
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
48
Accueillir les exposants
3 personnes
49
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
50
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

51
Accueillir les visiteurs
3 personnes
52
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
53
Distribuer le programme
2 personnes
54
Aider les exposants
2 personnes
55
Encadrer les ateliers
3 personnes
56
Servir les boissons
2 personnes
57
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Réapprovisionner le café et le thé
60
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
61
Vider les poubelles
2 personnes
62
Vérifier les toilettes
63
Réinitialiser les salles d’atelier
2 personnes
64
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
65
Faire le départ des exposants
2 personnes
66
Accompagner les visiteurs vers la sortie en toute sécurité
2 personnes

Suivi

67
Clôturer la caisse
2 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Emballer le matériel d'atelier
3 personnes
70
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Collecter et trier les déchets
3 personnes
73
Nettoyer la salle et la cuisine
4 personnes
74
Rapporter le matériel
2 personnes
75
Restituer les clés du lieu
76
Envoyer les remerciements aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 24
Tables d'atelierqté 6
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 4
Table pliante du point d’information
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 8
Nappesqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 12
Panneaux de standqté 30
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 20
Affiches du programmeqté 12
Badges des exposantsqté 40

Équipement

Caisseqté 2
Terminal de paiementqté 2
Tablette pour l’enregistrementqté 2
Chargeursqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Hubs USBqté 4
Présentoirsqté 8
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Étiqueteuse
Laminatrice

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Bacs à glaceqté 6
Plateauxqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Poubellesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadairesqté 4
Lampes de secoursqté 4

Fournitures de loisirs créatifs

Ciseauxqté 24
Tapis de découpeqté 12
Pistolets à colleqté 12
Sets de pinceauxqté 12
Tabliers de peintureqté 24
Palettes de mélangeqté 12
Pots à pinceauxqté 24
Bacs de travailqté 30

Sécurité

Trousse de premiers secours
Couvertures anti-feuqté 2
Goulottes de câblesqté 12
Gants de travailqté 12

Courses

Courses

Conseils

Bloquez le lieu avant de communiquer la date. Vérifiez les autorisations, l’accessibilité, les horaires d’installation et le nombre de tables d’exposition et d’atelier réellement disponibles.
Invitez les exposants avec une échéance ferme. Demandez au minimum leurs dimensions, leurs besoins électriques et leurs horaires d’arrivée, puis envoyez l’emplacement définitif dès que le plan est validé.
Séparez les inscriptions visiteurs des inscriptions aux ateliers. Fermez les ateliers dès que les places prévues sont atteintes et gardez une liste d’attente pour éviter les doublons le jour du salon.
Préparez le plan de salle avant de commander la signalétique. Prévoyez un point d’information visible, des panneaux indicateurs, des badges nominatifs et un affichage du programme à l’entrée et près des ateliers.
Calculez le catering à partir des inscriptions confirmées et des besoins alimentaires recueillis. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, chargeurs, terminal de paiement et tablette d’enregistrement au moins 48 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de loisirs créatifs ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les exposants, les ateliers et la communication demandent plusieurs semaines, tandis que le plan de salle et le matériel doivent être finalisés dans les 10 à 14 jours précédant le salon.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon créatif ?: Fixez une date limite environ 6 semaines avant l’événement. Vous aurez ensuite le temps d’établir le plan de table, de compiler leurs informations et d’envoyer les emplacements définitifs au moins 10 jours avant l’ouverture.
Quand ouvrir les inscriptions aux ateliers créatifs ?: Ouvrez-les dès que le programme, les horaires et le nombre de places sont confirmés, généralement 4 à 8 semaines avant le salon. Arrêtez les inscriptions dès que chaque atelier est complet et conservez une liste d’attente.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de loisirs créatifs ?: Contrôlez la dernière liste des visiteurs, les badges, le programme imprimé, les panneaux, les tables et les chaises. Testez aussi la tablette d’enregistrement, le terminal de paiement et les branchements électriques au moins 24 heures avant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.