Cómo organizar una feria de manualidades paso a paso

Una feria de manualidades necesita dos planes coordinados: la zona de expositores y el programa de talleres. Empieza por confirmar el espacio, los permisos y el número de mesas disponibles; después cierra la convocatoria, las inscripciones y la distribución del recinto. La mayoría de los problemas aparecen al final, cuando faltan datos de los expositores, enchufes, señalización o materiales para los talleres. Sigue este orden para llegar al montaje con decisiones cerradas y responsabilidades asignadas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar el lugar y la sala
2
Comprobar permisos
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Preparar el programa del taller
2 personas
7
Enviar las condiciones para expositores
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Gestionar las inscripciones del taller
11
Confirmar definitivamente a los expositores
12
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
13
Reservar el material de alquiler
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Publicar promoción en redes sociales
16
Distribuir carteles
2 personas
17
Publicar información de accesibilidad
18
Calcular las cantidades de catering
19
Comprar materiales para el taller
2 personas
20
Imprimir programa y ruta
21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
22
Reunir la información de los expositores
23
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
24
Comprobar la lista final de asistentes
25
Enviar por correo a los expositores la ubicación de los stands
26
Comprobar el inventario
2 personas
27
Hacer las compras no perecederas
2 personas
28
Gestionar llaves y acceso
29
Recibir el material de alquiler
2 personas
30
Preparar los kits del taller
3 personas
31
Imprimir listas de asistencia
32
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
33
Hacer las compras perecederas
2 personas
34
Cargar el equipo de pago
35
Preparar los materiales por zona
3 personas
36
Comprobar el suelo del salón
2 personas
37
Colocar mesas y sillas
5 personas
38
Numerar los stands de los expositores
2 personas
39
Montar las mesas del taller
3 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Colgar señalización
2 personas
42
Montar el mostrador de información
2 personas
43
Montar el buffet de catering
3 personas
44
Enfriar las bebidas
2 personas
45
Exponer los materiales del taller
3 personas
46
Clasificar las tarjetas con nombres
47
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
48
Recibir a los expositores
3 personas
49
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
50
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

51
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
52
Registrar a los visitantes
2 personas
53
Repartir el programa
2 personas
54
Apoyar a los expositores
2 personas
55
Guiar talleres
3 personas
56
Servir las bebidas
2 personas
57
Reponer los aperitivos
2 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Reponer café y té
60
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
61
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
62
Comprobar los baños
63
Reiniciar las salas de taller
2 personas
64
Informar a los últimos visitantes
2 personas
65
Registrar a los expositores
2 personas
66
Guiar a los visitantes fuera de forma segura
2 personas

Seguimiento

67
Cerrar la caja
2 personas
68
Recoger objetos perdidos
69
Empacar el material del taller
3 personas
70
Desmontar mesas y sillas
5 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Recoger y separar la basura
3 personas
73
Limpiar la sala y la cocina
4 personas
74
Devolver los materiales
2 personas
75
Devolver las llaves del recinto
76
Enviar agradecimientos a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 24
Mesas de tallercant. 6
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 4
Mesa plegable de información
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8
Manteles individualescant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platos para postrecant. 100
Cucharillascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Decoración de mesacant. 12
Carteles de standcant. 30
Tarjetas de nombrecant. 40
Carteles direccionalescant. 20
Pósteres del programacant. 12
Credenciales de expositorcant. 40

Equipo

Caja registradoracant. 2
Máquina de selladocant. 2
Tablet para el registrocant. 2
Cargadorescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Hubs USBcant. 4
Soportes de presentacióncant. 8
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Etiquetadora
Laminadora

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 4
Cuencos fríoscant. 6
Bandejascant. 6
Cubetas para lavarcant. 3
Papelelerascant. 8

Limpieza

Escobacant. 3
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 4
Lámparas de emergenciacant. 4

Material de manualidades

Tijerascant. 24
Tapetes de cortecant. 12
Pistolas de pegamentocant. 12
Sets de pincelescant. 12
Delantales de pinturacant. 24
Paletas de mezclacant. 12
Pincelerascant. 24
Bandejas de trabajocant. 30

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Mantas ignífugascant. 2
Canaletas para cablescant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Compras

Compras

Consejos

Confirma el lugar y los permisos antes de invitar a los expositores. Calcula desde el principio cuántas mesas de exposición y de taller caben, dejando pasillos y una zona visible para información y registro.
Publica la inscripción de visitantes y talleres con fechas límite separadas. Recoge las preferencias dietéticas junto con el registro, porque calcular el catering el día anterior suele dejar poco margen para corregir cantidades.
Envía a cada expositor las condiciones, la ubicación de su stand y la hora de montaje al menos 7 días antes. Pide también con antelación la información que aparecerá en el programa y prepara sus credenciales.
Diseña primero la distribución de mesas y luego compra o reserva el material del taller. Cuenta sillas, taburetes, cables alargadores, regletas y cargadores por zona; estos elementos suelen olvidarse cuando se revisa solo el mobiliario.
Prepara el mapa, los carteles direccionales, el programa y la información de accesibilidad antes del montaje. Imprime copias suficientes para la entrada y los puntos principales, y deja una versión digital para cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha. Ese margen permite confirmar el espacio y los permisos, invitar a los expositores, abrir inscripciones y cerrar el programa de talleres sin trabajar con prisas.
¿Cuándo hay que confirmar definitivamente a los expositores?: Haz la confirmación final al menos 3 semanas antes. Después podrás preparar la distribución de mesas, las credenciales, los carteles de stand y el correo con la ubicación exacta sin rehacer el plano continuamente.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción a los talleres?: Cierra cada taller entre 5 y 7 días antes, salvo que el material tenga una compra específica. Así puedes comprar las cantidades necesarias, preparar las mesas y avisar a las personas que estén en lista de espera.
¿Qué hay que revisar el día anterior a una feria de manualidades?: Revisa la lista final de asistentes, el mapa, la señalización, el programa impreso, los materiales de taller y el equipo de registro. Hazlo entre 24 y 48 horas antes y comprueba también cables, regletas, cargadores y la caja registradora.

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