Eine Hobbymesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Hobbymesse laufen Aussteller, Besucher, Workshops und Verpflegung gleichzeitig zusammen. Beginne deshalb mit Ort und Saal, kläre Genehmigungen und lege früh fest, wie viele Stände und Workshopplätze möglich sind. Danach folgen Ausstelleraufruf, Besucheranmeldung und Programmplanung. In den letzten Tagen zählen vor allem klare Standplätze, Beschilderung, Helfer-Einteilung und die Kontrolle von Technik und Leihmaterial.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Saal bestätigen
2
Genehmigungen prüfen
3
Aussteller einladen
2 Personen
4
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Workshopprogramm zusammenstellen
2 Personen
7
Ausstellerbedingungen versenden
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
11
Aussteller endgültig bestätigen
12
Tischordnung erstellen
2 Personen
13
Leihmaterialien reservieren
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Werbung in sozialen Medien posten
16
Poster verteilen
2 Personen
17
Barrierefreiheitsinformationen veröffentlichen
18
Cateringmengen berechnen
19
Workshopmaterialien beschaffen
2 Personen
20
Programm und Strecke drucken
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Ausstellerinformationen bündeln
23
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
24
Letzte Besucherliste prüfen
25
Standplätze an Aussteller mailen
26
Bestand prüfen
2 Personen
27
Nicht verderbliche Lebensmittel einkaufen
2 Personen
28
Schlüssel und Zugang organisieren
29
Mietmaterialien entgegennehmen
2 Personen
30
Workshop-Sets zusammenstellen
3 Personen
31
Anwesenheitslisten ausdrucken
32
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
33
Verderbliche Einkäufe erledigen
2 Personen
34
Zahlungsgeräte aufladen
35
Materialien pro Bereich bereitstellen
3 Personen
36
Saalboden kontrollieren
2 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
38
Ausstellerstände nummerieren
2 Personen
39
Workshoptische aufstellen
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Beschilderung anbringen
2 Personen
42
Informationsstand einrichten
2 Personen
43
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
44
Getränke kalt stellen
2 Personen
45
Workshop-Materialien auslegen
3 Personen
46
Namenskarten sortieren
47
Kasse und Kartenzahlung testen
2 Personen
48
Aussteller empfangen
3 Personen
49
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
50
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen

Event

51
Besucher begrüßen
3 Personen
52
Besucher registrieren
2 Personen
53
Programm verteilen
2 Personen
54
Aussteller unterstützen
2 Personen
55
Workshops betreuen
3 Personen
56
Getränke servieren
2 Personen
57
Snacks auffüllen
2 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Kaffee und Tee nachfüllen
60
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Toiletten kontrollieren
63
Workshopräume zurücksetzen
2 Personen
64
Letzte Besucher informieren
2 Personen
65
Aussteller auschecken
2 Personen
66
Besucher sicher nach draußen begleiten
2 Personen

Nachbereitung

67
Kasse abschließen
2 Personen
68
Fundsachen sammeln
69
Workshopmaterialien einpacken
3 Personen
70
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
73
Saal und Küche reinigen
4 Personen
74
Materialien zurückbringen
2 Personen
75
Locationschlüssel zurückgeben
76
Dankeschön an Aussteller versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 24
WorkshoptischeAnz. 6
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 4
Klapptisch für den Infostand
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8
TischdeckenAnz. 30

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
KuchenplattenAnz. 100
TeelöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
TischdekorationAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 30
NamensschilderAnz. 40
WegweiserAnz. 20
Programmatische PosterAnz. 12
AusstellerbadgesAnz. 40

Ausstattung

KassaboxAnz. 2
KartenterminalAnz. 2
Tablet für die AnmeldungAnz. 2
LadegeräteAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-HubsAnz. 4
PräsentationsständerAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
Etikettiergerät
Laminiergerät

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
KühlschüsselnAnz. 6
TablettsAnz. 6
SpülwannenAnz. 3
MülleimerAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 3
Staubsauger
WischmoppsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
StehlampenAnz. 4
NotlampenAnz. 4

Hobbybedarf

ScherenAnz. 24
SchneidemattenAnz. 12
HeißklebepistolenAnz. 12
PinselsetsAnz. 12
MalschürzenAnz. 24
MischpalettenAnz. 12
PinselbecherAnz. 24
ArbeitsbehälterAnz. 30

Sicherheit

Erste-Hilfe-Kasten
FeuerlöschdeckenAnz. 2
KabelkanäleAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Bestätige Ort, Saal und mögliche Genehmigungen zuerst. Kläre mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin, wie viele Ausstellungstische, Workshoptische und Sitzplätze tatsächlich in den Raum passen.
Lade Aussteller ein, bevor du das Workshopprogramm endgültig festlegst. Verschicke Teilnahmebedingungen, erfasse Anmeldungen und sende die endgültigen Standplätze spätestens 7 Tage vor der Messe per E-Mail.
Plane Workshops mit festen Plätzen und bearbeite die Anmeldungen separat von der Besucherliste. Lege Material, Tische und Stühle pro Workshop spätestens 3 Tage vorher bereit, damit am Veranstaltungstag nichts zusammengesucht werden muss.
Bereite Orientierung und Einlass parallel vor: Namensschilder, Ausstellerbadges, Lageplan, Wegweiser und Programm gehören in dieselbe Ausgabe. Drucke die Unterlagen spätestens am Vortag und prüfe die Barrierefreiheitsinformationen auf Website und Beschilderung.
Kläre Verpflegung und Bezahlung nach der erwarteten Personenzahl, nicht nach Bauchgefühl. Rechne Geschirr, wiederverwendbare Becher, Kaffeezubehör sowie Kassabox, Kartenterminal, Tablet, Ladegeräte und Verlängerungskabel durch und teile Helfer für Einlass und Infostand in Schichten ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hobbymesse organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Genehmigungen und Ausstelleranfragen. Vier Wochen vor dem Termin sollten Anmeldeformular, Besucherwerbung und Workshopplanung bereits laufen.
Wann muss ich die Aussteller einer Hobbymesse endgültig bestätigen?: Bestätige die Aussteller spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe, sobald Anmeldungen und Bedingungen geprüft sind. Die konkreten Standplätze solltest du anschließend spätestens 7 Tage vorher verschicken.
Wie viele Helfer braucht eine Hobbymesse?: Plane mindestens eine Person für den Infostand und den Einlass, eine für die Ausstellerbetreuung und je Workshop eine betreuende Person ein. Bei mehreren Workshopräumen solltest du pro Raum zusätzlich eine feste Ansprechperson einteilen.
Wann druckt man Programm und Lageplan für eine Hobbymesse?: Drucke Programm, Lageplan und Wegweiser am Vortag, nachdem die letzte Besucherliste und die Standordnung geprüft wurden. Halte zusätzlich einige Exemplare für Nachmeldungen und Änderungen am Messetag bereit.

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