Zo organiseer je een HIV-testdag

Begin met de doelgroep, de verwachte capaciteit en een locatie waar testen rustig en vertrouwelijk kan plaatsvinden. Leg daarna de testprotocollen, privacyprocedure en toestemming vast voordat je het aanmeldformulier publiceert. Plan afspraken in tijdsblokken, houd reserveplekken vrij en controleer testkits en houdbaarheidsdata ruim voor de dag. Op locatie moeten ontvangst, wachtruimte, behandelstoelen, afgeschermde ruimtes en veilige opslag logisch van elkaar gescheiden zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doelgroep en capaciteit bepalen
2 personen
2
Testlocatie reserveren
3
Testprotocollen controleren
2 personen
4
Privacyprocedure vastleggen
2 personen
5
Toestemmingsformulier opstellen
6
Informatiefolder samenstellen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sociale media inplannen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Testafspraken bevestigen
2 personen
13
Reserveplekken openhouden
14
Testmaterialen bestellen
15
Catering bestellen
16
Vrijwilligersinstructie maken
2 personen
17
Routebeschrijving versturen
18
Aanmeldingen nabellen
2 personen
19
Privacylabels voorbereiden
20
Testkits controleren
2 personen
21
Houdbaarheidsdata controleren
22
Catering ophalen
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Ruimtesleutels ophalen
25
Locatie openen
2 personen
26
Testkamers inrichten
4 personen
27
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
28
Wachtruimte inrichten
2 personen
29
Privacyafscherming plaatsen
2 personen
30
Verkeersborden plaatsen
31
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
32
Testkits per kamer verdelen
2 personen
33
Afvalpunten plaatsen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Personeelsbriefing uitvoeren
4 personen
36
Openingstoets uitvoeren
2 personen

Event

37
Bezoekers ontvangen
2 personen
38
Aanmeldingen controleren
2 personen
39
Walk-ins registreren
40
Toestemming laten bevestigen
2 personen
41
Bezoekers naar testkamer verwijzen
42
HIV-tests afnemen
4 personen
43
Testresultaten bespreken
4 personen
44
Vervolgzorg toelichten
2 personen
45
Anonieme registratie bijhouden
46
Wachtrij begeleiden
47
Voorlichtingsmateriaal uitdelen
48
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
49
Koffie en thee serveren
50
Dranken bijvullen
51
Hapjes aanvullen
52
Testafval veilig verzamelen
2 personen
53
Prikaccidentprocedure beschikbaar houden
54
Testkamers tussentijds desinfecteren
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Laatste bezoekers registreren
2 personen
57
Nieuwe tests beëindigen
4 personen
58
Resultaatgesprekken afronden
4 personen

Nazorg

59
Testkamers leeghalen
4 personen
60
Scherp afval afsluiten
2 personen
61
Medisch afval veilig opslaan
2 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Restanten gekoeld opbergen
64
Afval verzamelen
2 personen
65
Ruimtes schoonmaken
3 personen
66
Meubilair terugplaatsen
3 personen
67
Privacydoeken verwijderen
2 personen
68
Bewegwijzering verwijderen
69
Voorraad ongebruikte materialen tellen
70
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
71
Locatiesleutels terugbrengen
72
Registratiegegevens veilig archiveren
2 personen
73
Openstaande doorverwijzingen verwerken
2 personen
74
Bedankbericht versturen
75
Ongebruikte boodschappen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebalie
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 35
Behandelstoelenaantal 4
Afsluitbare archiefkast
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Privacykamerschermenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 3
Tabletsaantal 3
Printersaantal 2
Kabelhaspelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Handmicrofoon
Presentatiescherm
Kruislijnlaser

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Opscheptangenaantal 6
Koelserviesaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffielepelsaantal 30
Waterkaraffenaantal 6

Verlichting

Bureaulampenaantal 6
Ledlampenaantal 6
Noodverlichtingaantal 2

Schoonmaak

Desinfectiemiddeldispensersaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakkarrenaantal 2

Testmaterialen

HIV-sneltestkitsaantal 120
Scherpe-afvalcontainersaantal 6
Medische afvalbakkenaantal 6
Wegwerpschortenaantal 150
Nitrilhandschoenenaantal 300
Mondmaskersaantal 150
Steriele gaasjesaantal 200
Alcoholdoekjesaantal 250
Pleistersaantal 150
Wegwerpmatjesaantal 150
Pipettenaantal 150
Timeraantal 6
Handdesinfectieaantal 8

Communicatie

Routepijlenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Klembordenaantal 10
Pennenaantal 30
Nietmachinesaantal 2
Papierbakkenaantal 4
Plakbandhoudersaantal 3
Documentmappenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de testlocatie minimaal 6 weken vooraf en teken een indeling uit met een informatiebalie, wachtruimte en afzonderlijke behandelplekken. Privacykamerschermen alleen zijn niet genoeg als gesprekken vanaf de wachtrij hoorbaar blijven.
Plan afspraken in blokken van 15 tot 20 minuten en houd per uur minstens 1 reserveplek vrij. Bevestig elke afspraak uiterlijk 3 dagen vooraf en bel mensen na die niet reageren.
Controleer testkits 7 dagen voor de testdag op aantallen, verpakking en houdbaarheidsdatum. Leg een aparte reservevoorraad klaar, zodat één beschadigde of verlopen kit het programma niet stillegt.
Maak de privacyprocedure concreet voor alle vrijwilligers: gebruik privacylabels, bewaar formulieren in een afsluitbare archiefkast en laat uitslagen niet zichtbaar op een laptop of tablet staan.
Regel vervoer en stroom de dag ervoor. Breng testmaterialen, tablets, printers, kabelhaspels en verlengsnoeren samen naar de locatie en controleer bij opening alle behandelstoelen, afvalbakken en afschermingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een HIV-testdag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met het vastleggen van de locatie, capaciteit en testprotocollen. Bestel testmaterialen en catering uiterlijk 2 weken vooraf en controleer de kits nogmaals 7 dagen voor de testdag.
Hoeveel tijd plan je per HIV-testafspraak?: Plan 15 tot 20 minuten per afspraak als richtlijn, afhankelijk van het protocol en de benodigde uitleg. Houd daarnaast per uur minimaal 1 reserveplek vrij voor uitloop of onverwachte bezoekers.
Hoe zorg je voor privacy tijdens een HIV-testdag?: Werk met afzonderlijke behandelplekken, privacykamerschermen en een vaste procedure voor formulieren en uitslagen. Bewaar papieren gegevens direct in een afsluitbare archiefkast en laat onbeheerde tablets of laptops nooit met persoonsgegevens openstaan.
Wanneer bevestig je de afspraken voor een HIV-testdag?: Stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen voor de afspraak, met tijdstip, route en informatie over wat bezoekers kunnen verwachten. Bel aanmelders na die niet reageren, zodat vrijgevallen plekken nog kunnen worden gevuld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.