Checklist voor een goed georganiseerde HIV-testdag
Een HIV-testdag vraagt om een strakke planning, omdat privacy, testprotocollen en bezoekersstromen tegelijk moeten kloppen. Begin met doelgroep en capaciteit en leg daarna de testlocatie, toestemmingsprocedure en informatievoorziening vast. Plan afspraken met reserveplekken, zodat uitval niet meteen lege behandelstoelen oplevert. Controleer testkits en houdbaarheidsdata ruim vóór de dag zelf. Op locatie zijn aparte privacyruimtes, een afsluitbare archiefkast en duidelijke ontvangst nodig.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Doelgroep en capaciteit bepalen
2 personen
Testlocatie reserveren
Testprotocollen controleren
2 personen
Privacyprocedure vastleggen
2 personen
Toestemmingsformulier opstellen
Informatiefolder samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media inplannen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Testafspraken bevestigen
2 personen
Reserveplekken openhouden
Testmaterialen bestellen
Catering bestellen
Vrijwilligersinstructie maken
2 personen
Routebeschrijving versturen
Aanmeldingen nabellen
2 personen
Privacylabels voorbereiden
Testkits controleren
2 personen
Houdbaarheidsdata controleren
Catering ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Ruimtesleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Testkamers inrichten
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Wachtruimte inrichten
2 personen
Privacyafscherming plaatsen
2 personen
Verkeersborden plaatsen
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
Testkits per kamer verdelen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Personeelsbriefing uitvoeren
4 personen
Openingstoets uitvoeren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
2 personen
Aanmeldingen controleren
2 personen
Walk-ins registreren
Toestemming laten bevestigen
2 personen
Bezoekers naar testkamer verwijzen
HIV-tests afnemen
4 personen
Testresultaten bespreken
4 personen
Vervolgzorg toelichten
2 personen
Anonieme registratie bijhouden
Wachtrij begeleiden
Voorlichtingsmateriaal uitdelen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Testafval veilig verzamelen
2 personen
Prikaccidentprocedure beschikbaar houden
Testkamers tussentijds desinfecteren
2 personen
Toiletten controleren
Laatste bezoekers registreren
2 personen
Nieuwe tests beëindigen
4 personen
Resultaatgesprekken afronden
4 personen
Nazorg
Testkamers leeghalen
4 personen
Scherp afval afsluiten
2 personen
Medisch afval veilig opslaan
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Privacydoeken verwijderen
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
Voorraad ongebruikte materialen tellen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen
Registratiegegevens veilig archiveren
2 personen
Openstaande doorverwijzingen verwerken
2 personen
Bedankbericht versturen
Ongebruikte boodschappen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Informatiebalie
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 35
- Behandelstoelenaantal 4
- Afsluitbare archiefkast
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
- Privacykamerschermenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Laptopaantal 3
- Tabletsaantal 3
- Printersaantal 2
- Kabelhaspelsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
- Handmicrofoon
- Presentatiescherm
- Kruislijnlaser
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparaat
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Opscheptangenaantal 6
- Koelserviesaantal 4
Servies
- Drinkglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Koffielepelsaantal 30
- Waterkaraffenaantal 6
Verlichting
- Bureaulampenaantal 6
- Ledlampenaantal 6
- Noodverlichtingaantal 2
Schoonmaak
- Desinfectiemiddeldispensersaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakkarrenaantal 2
Testmaterialen
- HIV-sneltestkitsaantal 120
- Scherpe-afvalcontainersaantal 6
- Medische afvalbakkenaantal 6
- Wegwerpschortenaantal 150
- Nitrilhandschoenenaantal 300
- Mondmaskersaantal 150
- Steriele gaasjesaantal 200
- Alcoholdoekjesaantal 250
- Pleistersaantal 150
- Wegwerpmatjesaantal 150
- Pipettenaantal 150
- Timeraantal 6
- Handdesinfectieaantal 8
Communicatie
- Routepijlenaantal 12
- Informatiebordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 40
- Klembordenaantal 10
- Pennenaantal 30
- Nietmachinesaantal 2
- Papierbakkenaantal 4
- Plakbandhoudersaantal 3
- Documentmappenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bepaal de capaciteit voordat je de aanmeldingen opent. Tel per behandelaar het aantal beschikbare tijdsloten op en houd daarnaast enkele reserveplekken vrij voor afzeggingen of urgente aanvragen.
- Leg de privacyprocedure uiterlijk vóór het publiceren van het aanmeldformulier vast. Gebruik privacylabels en bewaar formulieren en andere gegevens in een afsluitbare archiefkast, niet op de informatiebalie.
- Controleer testkits en houdbaarheidsdata minstens 7 dagen vooraf. Leg per testplek alleen de benodigde materialen klaar en bewaar eventuele reservekits gescheiden, zodat je tijdens de dag snel kunt aanvullen.
- Plan de bezoekersroute vóór je de ruimte inricht: informatiebalie bij binnenkomst, behandelstoelen in afgeschermde ruimtes en stoelen voor wachtenden daarbuiten. Privacykamerschermen helpen wanneer de locatie geen vaste kamers heeft.
- Regel vrijwilligersinstructies en routebeschrijving uiterlijk 3 dagen vooraf. Test op de ochtend zelf laptops, tablets, printers, verlengsnoeren en stekkerdozen en haal de ruimtesleutels op voordat de eerste bezoeker arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een HIV-testdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met doelgroep, capaciteit en locatie. Reserveer de testlocatie en controleer protocollen eerst; daarna kun je het aanmeldformulier publiceren en uitnodigingen versturen.
- Hoeveel reserveplekken moet ik vrijhouden voor een HIV-testdag?
- Houd ongeveer 10 tot 15 procent van de geplande afspraken als reserve aan. Bij 40 tijdsloten zijn dat 4 tot 6 plekken; bevestig afspraken enkele dagen vooraf en bel openstaande aanmeldingen na.
- Wanneer moet ik HIV-testmaterialen en testkits controleren?
- Controleer de bestelling bij ontvangst en doe een tweede controle 7 dagen vóór de testdag. Kijk dan ook naar aantallen, verpakking en houdbaarheidsdata, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende kits te vervangen.
- Hoe zorg ik tijdens een HIV-testdag voor privacy?
- Leg de procedure vooraf schriftelijk vast en richt minimaal één afgeschermde behandelruimte per gelijktijdige teststroom in. Gebruik privacylabels en berg ingevulde formulieren direct op in een afsluitbare archiefkast.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!