Cómo organizar una jornada de pruebas de VIH

Una jornada de pruebas de VIH necesita algo más que reservar una sala y pedir los kits. Empieza definiendo cuántas personas puedes atender y separa desde el principio la recepción, la espera y las salas privadas. Después fija el procedimiento de consentimiento y privacidad, abre las inscripciones y confirma las citas con horarios realistas. La preparación del material, las instrucciones a voluntarios y un margen para las ausencias determinan si el día transcurre sin esperas ni datos expuestos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir público objetivo y capacidad
2 personas
2
Reservar el lugar de prueba
3
Comprobar los protocolos de prueba
2 personas
4
Registrar el procedimiento de privacidad
2 personas
5
Redactar el formulario de consentimiento
6
Preparar un folleto informativo
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Programar las redes sociales
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar las citas de prueba
2 personas
13
Mantener libres los lugares de reserva
14
Pedir material de prueba
15
Pedir el catering
16
Preparar instrucciones para voluntarios
2 personas
17
Enviar indicaciones
18
Llamar de seguimiento a las inscripciones
2 personas
19
Preparar etiquetas de privacidad
20
Comprobar los kits de prueba
2 personas
21
Comprobar las fechas de caducidad
22
Recoger el catering
2 personas
23
Llevar materiales al lugar
3 personas
24
Recoger las llaves de las salas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Montar las salas de prueba
4 personas
27
Montar el mostrador de recepción
2 personas
28
Montar la sala de espera
2 personas
29
Colocar la protección de privacidad
2 personas
30
Colocar señales de tráfico
31
Preparar el material de registro
2 personas
32
Distribuir los kits de prueba por habitación
2 personas
33
Colocar puntos de recogida de basura
34
Preparar café y té
2 personas
35
Realizar briefing al personal
4 personas
36
Realizar la prueba de apertura
2 personas

Evento

37
Recibir a los visitantes
2 personas
38
Comprobar las inscripciones
2 personas
39
Registrar a los asistentes sin cita previa
40
Confirmar el permiso
2 personas
41
Derivar a los visitantes a la sala de pruebas
42
Realizar pruebas de VIH
4 personas
43
Comentar los resultados de las pruebas
4 personas
44
Explicar los cuidados de seguimiento
2 personas
45
Llevar el registro anónimo
46
Guiar la fila
47
Repartir material informativo
48
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
49
Servir café y té
50
Rellenar las bebidas
51
Reponer los aperitivos
52
Recoger de forma segura los residuos de prueba
2 personas
53
Tener disponible el procedimiento ante pinchazos
54
Desinfectar las salas de pruebas entre usos
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Registrar a los últimos visitantes
2 personas
57
Finalizar las nuevas pruebas
4 personas
58
Cerrar las entrevistas de evaluación
4 personas

Seguimiento

59
Vaciar las salas de pruebas
4 personas
60
Cerrar los residuos punzantes
2 personas
61
Almacenar de forma segura los residuos médicos
2 personas
62
Lavar la vajilla
2 personas
63
Guardar los sobrantes en frío
64
Recoger la basura
2 personas
65
Limpiar espacios
3 personas
66
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
67
Retirar las cortinas de privacidad
2 personas
68
Retirar la señalización
69
Contar el inventario de materiales sin usar
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Devolver las llaves del recinto
72
Archivar de forma segura los datos de registro
2 personas
73
Gestionar las derivaciones pendientes
2 personas
74
Enviar mensaje de agradecimiento
75
Devolver la compra no utilizada

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Punto de información
Mesascant. 10
Sillascant. 35
Sillas de tratamientocant. 4
Archivador con cerradura
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Biombos para salas de privacidadcant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilcant. 3
Tabletscant. 3
Impresorascant. 2
Enrollacablescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 3
Micrófono de mano
Pantalla de presentación
Láser de líneas cruzadas

Cocina

Teterascant. 2
Cafetera
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servircant. 8
Pinzas para servircant. 6
Vajilla refrigeradacant. 4

Vajilla

Vasoscant. 40
Tazas de cafécant. 30
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40
Cucharillas de cafécant. 30
Jarras de aguacant. 6

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 6
Lámparas LEDcant. 6
Iluminación de emergenciacant. 2

Limpieza

Dispensadores de desinfectantecant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Carros de limpiezacant. 2

Materiales de prueba

Kits de prueba rápida de VIHcant. 120
Contenedores para residuos punzantescant. 6
Contenedores de residuos médicoscant. 6
Delantales desechablescant. 150
Guantes de nitrilocant. 300
Mascarillascant. 150
Gasas estérilescant. 200
Toallitas con alcoholcant. 250
Tiritascant. 150
Alfombrillas desechablescant. 150
Pipetascant. 150
Temporizadorcant. 6
Desinfectante de manoscant. 8

Comunicación

Flechas de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 30
Grapadorascant. 2
Papelerascant. 4
Portacinta adhesivacant. 3
Carpetas para documentoscant. 20

Catering

Compras

Consejos

Calcula la capacidad por bloques de 15 a 20 minutos y reserva al menos un 10 % de las citas para reprogramaciones o incidencias. Mantén esos huecos libres hasta que conozcas la asistencia real.
Define el recorrido antes de publicar el formulario: recepción, consentimiento, espera, prueba y salida. Usa biombos y etiquetas de privacidad para que nadie tenga que dar sus datos en voz alta.
Revisa los kits de prueba y sus fechas de caducidad entre 7 y 10 días antes, y vuelve a contarlos el día anterior. Guarda el material sensible en un lugar controlado y lleva un registro de lo utilizado.
Envía las instrucciones a los voluntarios como mínimo 48 horas antes. Incluye quién recibe, quién acompaña a cada sala, cómo se gestionan las ausencias y a quién se avisa ante una duda sobre el protocolo.
No dejes la logística para la mañana del evento: recoge las llaves, lleva los materiales y comprueba portátil, tablets, impresora, cables y alimentación el día anterior. Prepara también agua, café y el catering según las preferencias dietéticas registradas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de pruebas de VIH?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, definir el protocolo y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar citas, revisar el material y distribuir las instrucciones al equipo.
¿Cuánto tiempo debe durar una cita para una prueba de VIH?: Reserva entre 15 y 20 minutos por persona, además de un bloque de espera separado. Si el consentimiento o la orientación requieren más tiempo, utiliza bloques de 30 minutos y limita las inscripciones a la capacidad real del equipo.
¿Cómo se protege la privacidad durante una jornada de pruebas de VIH?: Separa recepción, espera y prueba con biombos o salas independientes, y guarda los formularios en un archivador con cerradura. Comprueba el procedimiento de privacidad con todo el equipo al menos 48 horas antes y evita listas visibles con nombres completos.
¿Cuándo hay que confirmar las citas de una jornada de pruebas de VIH?: Confírmalas entre 3 y 5 días antes y vuelve a contactar a quienes no respondan 24 horas antes. Mantén libres los huecos de reserva hasta esa última comprobación para poder recolocar cancelaciones.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.