Organiser une journée de dépistage du VIH, étape par étape

Une journée de dépistage du VIH repose d’abord sur la confiance et la confidentialité. Commencez par définir le public accueilli et la capacité du lieu, puis verrouillez les protocoles, le consentement et le parcours de chaque participant. Les rendez-vous, les places de secours et le matériel de test doivent être coordonnés plusieurs jours avant l’ouverture. Prévoyez aussi un espace réellement privé, une information d’accès simple et des consignes précises pour les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le public cible et la capacité
2 personnes
2
Réserver le lieu de test
3
Vérifier les protocoles de test
2 personnes
4
Enregistrer la procédure de confidentialité
2 personnes
5
Rédiger le formulaire de consentement
6
Constituer le dépliant d'information
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Planifier les réseaux sociaux
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les rendez-vous de test
2 personnes
13
Réserver des places de secours
14
Commander le matériel de test
15
Commander le catering
16
Préparer les consignes des bénévoles
2 personnes
17
Envoyer les indications d'accès
18
Relancer les inscriptions par téléphone
2 personnes
19
Préparer les étiquettes de confidentialité
20
Vérifier les kits de test
2 personnes
21
Vérifier les dates de péremption
22
Récupérer le catering
2 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
24
Récupérer les clés des chambres
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Aménager les salles de test
4 personnes
27
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
28
Aménager l’espace d’attente
2 personnes
29
Installer une séparation de confidentialité
2 personnes
30
Installer les panneaux de signalisation
31
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
32
Distribuer les kits de test par chambre
2 personnes
33
Installer des points de collecte des déchets
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Effectuer le briefing du personnel
4 personnes
36
Effectuer le test d'ouverture
2 personnes

Événement

37
Accueillir les visiteurs
2 personnes
38
Vérifier les inscriptions
2 personnes
39
Enregistrer les participants sans inscription
40
Faire confirmer l’autorisation
2 personnes
41
Orienter les visiteurs vers la salle de test
42
Effectuer des tests VIH
4 personnes
43
Discuter des résultats des tests
4 personnes
44
Présenter le suivi des soins
2 personnes
45
Tenir un registre anonyme
46
Encadrer la file d’attente
47
Distribuer le matériel d’information
48
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
49
Servir le café et le thé
50
Réapprovisionner les boissons
51
Ravitaillement des amuse-bouches
52
Collecter les déchets de test en toute sécurité
2 personnes
53
Garder la procédure en cas de piqûre d’accident à disposition
54
Désinfecter les salles de test entre les sessions
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Enregistrer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Clore les nouveaux tests
4 personnes
58
Clôturer les entretiens de résultat
4 personnes

Suivi

59
Vider les salles de test
4 personnes
60
Fermer les déchets tranchants
2 personnes
61
Stocker les déchets médicaux en toute sécurité
2 personnes
62
Faire la vaisselle
2 personnes
63
Ranger les restes au frais
64
Rassembler les déchets
2 personnes
65
Nettoyer les espaces
3 personnes
66
Remettre le mobilier en place
3 personnes
67
Retirer les bâches de confidentialité
2 personnes
68
Retirer la signalétique
69
Compter le stock de matériel inutilisé
70
Rendre le matériel loué
2 personnes
71
Rapporter les clés du lieu
72
Archiver les données d’inscription en toute sécurité
2 personnes
73
Traiter les demandes de mise en relation en attente
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement
75
Retourner les courses non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’information
Tablesqté 10
Chaisesqté 35
Fauteuils de soinsqté 4
Armoire d’archives verrouillable
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8
Paravents pour espace privéqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Tablettesqté 3
Imprimantesqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 3
Microphone à main
Écran de présentation
Laser à lignes croisées

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machine à café
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6
Vaisselle isothermeqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Cuillères à caféqté 30
Carafes d'eauqté 6

Éclairage

Lampes de bureauqté 6
Lampes LEDqté 6
Éclairage de secoursqté 2

Nettoyage

Distributeurs de désinfectantqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chariots de ménageqté 2

Matériel de test

Kits de test rapide du VIHqté 120
Conteneurs pour déchets tranchantsqté 6
Poubelles médicalesqté 6
Tabliers jetablesqté 150
Gants en nitrileqté 300
Masquesqté 150
Compresses stérilesqté 200
Lingettes alcooliséesqté 250
Pansementsqté 150
Sets jetablesqté 150
Pipettesqté 150
Minuterieqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 8

Communication

Flèches de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Badges nominatifsqté 40
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 30
Agrafeusesqté 2
Corbeilles à papierqté 4
Dévidoirs de ruban adhésifqté 3
Classeurs de documentsqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez la capacité avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez un créneau par personne et gardez des places de secours pour les absences ou les demandes tardives. Confirmez chaque rendez-vous par téléphone ou message quelques jours avant.
Traitez la confidentialité comme un parcours complet, pas comme un simple paravent. Utilisez des étiquettes neutres, une armoire d’archives verrouillable et limitez l’accès aux formulaires aux personnes autorisées.
Vérifiez les kits de test et leurs dates de péremption au moins une semaine avant l’événement, puis faites un second contrôle le jour précédent. Ajoutez les consommables manquants à la commande plutôt que d’attendre l’installation.
Préparez les bénévoles avec des consignes écrites avant le jour J : accueil, orientation vers l’espace privé, gestion des retards et réponse aux questions sur le consentement. Envoyez les indications d’accès au moins 48 heures à l’avance.
Organisez l’installation dans l’ordre du parcours : bureau d’information, attente, enregistrement, espace de test et sortie. Testez les tablettes, l’ordinateur, l’imprimante et les rallonges avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de dépistage du VIH ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, valider les protocoles, préparer le consentement, commander le matériel et remplir les créneaux.
Combien de places de secours prévoir pour une journée de dépistage ?: Réservez environ 10 à 15 % de créneaux supplémentaires par rapport à la capacité prévue. Pour 40 rendez-vous, cela représente 4 à 6 places de secours, à utiliser pour les désistements ou les demandes urgentes.
Quand confirmer les rendez-vous de dépistage du VIH ?: Faites une première confirmation 5 à 7 jours avant, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 48 heures avant. Indiquez l’heure, l’adresse, les conditions d’accueil et la possibilité d’annuler confidentiellement.
Comment garantir la confidentialité pendant le dépistage ?: Séparez l’accueil de l’espace de test avec des paravents et prévoyez un rangement verrouillable pour les dossiers. Limitez l’accès aux données aux membres désignés et rappelez les règles de confidentialité à toute l’équipe avant l’ouverture.

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