Zo organiseer je een historische kerstmarkt

Begin met de datum, locatie en gewenste sfeer: een historische kerstmarkt vraagt om meer dan kramen en kerstdecoratie. Werk daarna de marktindeling uit, benader kraamhouders en leg vast wie welke kraam krijgt. Regel vergunningen, verzekeringsgegevens en leveranciers ruim vóór de opbouw. In de laatste week draait alles om weersverwachting, stroom, verlichting, voorraad en duidelijke informatie voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Marktindeling uitwerken
2 personen
3
Kraamhouders benaderen
2 personen
4
Kraamhouders registreren
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Online aankondiging plaatsen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Leveranciers bevestigen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Vergunningen controleren
12
Verzekeringsgegevens controleren
13
Plattegrond afdrukken
14
Kraamnummers toewijzen
2 personen
15
Informatie aan kraamhouders sturen
16
Weersverwachting volgen
17
Stroompunten controleren
2 personen
18
Verlichting testen
2 personen
19
Voorraad inventariseren
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Versproducten ophalen
2 personen
23
Decoratie sorteren
2 personen
24
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
25
Routeborden voorbereiden
2 personen
26
Kassa's voorbereiden
2 personen
27
Contant geld klaarleggen
2 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Warme dranken voorbereiden
3 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Kraamhouders ontvangen
3 personen
32
Kraamplaatsen aanwijzen
3 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Marktkramen opstellen
4 personen
35
Tafels opstellen
3 personen
36
Stoelen plaatsen
3 personen
37
Statafels plaatsen
2 personen
38
Verlichting ophangen
3 personen
39
Kerstboom plaatsen
3 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Historische decorstukken plaatsen
3 personen
42
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
43
Cateringtafels inrichten
3 personen
44
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
45
Kassa's installeren
2 personen
46
Prijskaarten ophangen
2 personen
47
Afvalpunten plaatsen
2 personen
48
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

49
Infobalie openen
2 personen
50
Bezoekers ontvangen
3 personen
51
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
52
Warme dranken serveren
4 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Servies aanvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Tafels schoonhouden
2 personen
58
Toiletten controleren
2 personen
59
Verlichting controleren
60
Kassa's tussentijds tellen
2 personen
61
Voorraad warme dranken aanvullen
2 personen
62
Bezoekersstromen controleren
2 personen
63
Laatste hapjes uitserveren
3 personen
64
Laatste dranken serveren
3 personen
65
Verkoop afronden
2 personen
66
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

67
Kassa's afsluiten
2 personen
68
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
69
Servies verzamelen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Kraamplaatsen leegmaken
4 personen
72
Decoratie afhalen
3 personen
73
Verlichting uitschakelen
2 personen
74
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
75
Marktkramen afbreken
4 personen
76
Partytenten afbreken
4 personen
77
Servies afwassen
3 personen
78
Locatie schoonmaken
4 personen
79
Afval afvoeren
2 personen
80
Materialen controleren
2 personen
81
Geleende materialen retourneren
2 personen
82
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
83
Gevonden voorwerpen registreren
84
Facturen verzamelen
85
Contante opbrengst storten
2 personen
86
Kraamhouders informeren over afloop

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 20
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 8
Opbergkrattenaantal 20
Transportwagensaantal 4
Kassatafelsaantal 3
Infobalietafel
Krukkenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kunsttakkenaantal 20
Houten decorbordenaantal 12
Jute tafellopersaantal 16
Rode tafelkledenaantal 16
Kerststerrenaantal 20
Kerstfigurenaantal 10
Houten kratjesaantal 20
Koperen emmersaantal 8
Kerststal
Prijskaartstandaardsaantal 30
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 12
Houten wegwijzersaantal 16
Kerststerren van stroaantal 30
Lantaarnpalenaantal 8
Infomappenaantal 6
Kraamnummerbordenaantal 20
Menubordenaantal 6

Apparatuur

Glühwein ketelsaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Warmhoudplatenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Kassa'saantal 3
Pinapparatenaantal 3
Powerbanksaantal 6
Steekwagensaantal 2
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Walkietalkiesaantal 8
Kabelhaspelsaantal 6
Geldkistjesaantal 3
Rekenmachinesaantal 3
Labelprintersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glühweinbekersaantal 120
Kartonnen bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 80
Lepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Scharenaantal 12
Soepkommenaantal 100
Soepkommenaantal 100
Glazenaantal 100
Schaaltjesaantal 80

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Soeppannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 8
Schenkkanaantal 4
Voorraaddozenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Ovenwantenaantal 6
Maatbekersaantal 6
Pollepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Thermoboxenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Handvegersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
Papieren handdoekhoudersaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Vloerschrobbersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling voordat je kraamhouders definitief registreert. Reserveer ruimte voor looproutes, wachtrijen, stroompunten en een plek waar transportwagens kunnen lossen.
Stuur kraamhouders uiterlijk 7 dagen voor de markt hun kraamnummer, plattegrond, opbouwtijd en praktische informatie. Zo voorkom je op de dag zelf lange rijen bij de organisatie.
Test lichtsnoeren, ledlampen, verlengkabels en stekkerdozen samen vóór de opbouw. Leg kabels op looproutes alleen met kabelmatten en houd batterijverlichting achter de hand.
Plan verse producten en boodschappen niet allemaal op dezelfde dag. Haal versproducten zo laat mogelijk op, maar controleer voorraad, glühweinketels en waterkokers al 2 dagen eerder.
Volg vanaf 5 dagen vooraf de weersverwachting en maak één duidelijk scenario voor regen, wind of kou. Controleer dan opnieuw de partytenten, verlichting, tafelkleden en routeborden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een historische kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en kraamhouders. Leg de marktindeling en leveranciers uiterlijk 4 weken vooraf vast.
Wanneer moet ik kraamhouders uitnodigen voor een historische kerstmarkt?: Stuur de eerste uitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen gedurende 2 weken en stuur geregistreerde kraamhouders uiterlijk 7 dagen voor het evenement hun kraamnummer en plattegrond.
Hoeveel verlichting heb je nodig voor een kerstmarkt?: Plan per kraam minimaal één lichtpunt en controleer daarnaast alle looproutes en entreepunten. Test de volledige opstelling uiterlijk 2 dagen vooraf met voldoende verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten.
Wanneer doe je de boodschappen voor een historische kerstmarkt?: Controleer de voorraad 2 dagen vooraf en doe dan de houdbare boodschappen. Haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op, afhankelijk van koeling en bereiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.