Einen historischen Weihnachtsmarkt organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem historischen Weihnachtsmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Beginne mit Datum, Ort und einem Lageplan, bevor du Stände anfragst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Genehmigungen, Lieferanten und die praktische Ausstattung. Plane außerdem feste Kontrolltermine für Wetter, Strom, Beleuchtung und Waren ein – diese Punkte werden häufig erst kurz vor der Eröffnung bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
3
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
4
Standbetreiber registrieren
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Online-Ankündigung veröffentlichen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Lieferanten bestätigen
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Genehmigungen prüfen
12
Versicherungsdaten prüfen
13
Lageplan drucken
14
Standnummern zuweisen
2 Personen
15
Informationen an Standbetreiber senden
16
Wettervorhersage verfolgen
17
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
18
Beleuchtung testen
2 Personen
19
Bestand inventarisieren
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Frische Produkte abholen
2 Personen
23
Dekoration sortieren
2 Personen
24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
25
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
26
Kassen vorbereiten
2 Personen
27
Bargeld bereitlegen
2 Personen
28
Kühlboxen füllen
2 Personen
29
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
30
Snacks vorbereiten
4 Personen
31
Standbetreiber empfangen
3 Personen
32
Standplätze zuweisen
3 Personen
33
Partyzelte aufbauen
4 Personen
34
Marktstände aufbauen
4 Personen
35
Tische aufstellen
3 Personen
36
Stühle aufstellen
3 Personen
37
Stehtische aufstellen
2 Personen
38
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
39
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Historische Dekorationselemente aufstellen
3 Personen
42
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
43
Cateringtische einrichten
3 Personen
44
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
45
Kassen installieren
2 Personen
46
Preisschilder aufhängen
2 Personen
47
Müllstationen aufstellen
2 Personen
48
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

49
Info-Theke öffnen
2 Personen
50
Besucher empfangen
3 Personen
51
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
52
Heiße Getränke servieren
4 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Geschirr auffüllen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Tische sauber halten
2 Personen
58
Toiletten kontrollieren
2 Personen
59
Beleuchtung kontrollieren
60
Kassen zwischendurch zählen
2 Personen
61
Vorrat an Heißgetränken auffüllen
2 Personen
62
Besucherströme kontrollieren
2 Personen
63
Die letzten Häppchen servieren
3 Personen
64
Letzte Getränke servieren
3 Personen
65
Verkauf abschließen
2 Personen
66
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

67
Kassen abschließen
2 Personen
68
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen
69
Geschirr sammeln
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Standplätze räumen
4 Personen
72
Dekoration abholen
3 Personen
73
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
74
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
75
Marktstände abbauen
4 Personen
76
Partyzelte abbauen
4 Personen
77
Geschirr abwaschen
3 Personen
78
Location reinigen
4 Personen
79
Abfall entsorgen
2 Personen
80
Materialien prüfen
2 Personen
81
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
82
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
83
Fundgegenstände registrieren
84
Rechnungen sammeln
85
Barerlös einzahlen
2 Personen
86
Standbetreiber über das Ende informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 20
TischeAnz. 12
StühleAnz. 60
StehtischeAnz. 8
KlappischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 20
TransportwagenAnz. 4
KassentischeAnz. 3
Info-Theke
HockerAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
KunstzweigeAnz. 20
Holz-DekotafelnAnz. 12
Jute-TischläuferAnz. 16
Rote TischdeckenAnz. 16
WeihnachtssterneAnz. 20
WeihnachtsfigurenAnz. 10
HolzkistenAnz. 20
Kupferne EimerAnz. 8
Krippe
PreisschildständerAnz. 30
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 24
WimpelkettenAnz. 12
HolzwegweiserAnz. 16
Stroh-WeihnachtssterneAnz. 30
LaternenpfähleAnz. 8
InformationsmappenAnz. 6
StandnummernschilderAnz. 20
MenükartenAnz. 6

Ausstattung

GlühweinkesselAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
WarmhalteplattenAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
KassenAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
PowerbanksAnz. 6
SackkarrenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
Walkie-TalkiesAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 6
GeldkassettenAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 3
EtikettendruckerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GlühweintassenAnz. 120
PappbecherAnz. 150
TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 80
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 12
SuppenschalenAnz. 100
SuppenschalenAnz. 100
GläserAnz. 100
SchälchenAnz. 80

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
SuppentöpfeAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 8
KaraffeAnz. 4
VorratsdosenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 6
MessbecherAnz. 6
KellenAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
ThermoboxenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
PutzlappenAnz. 24
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
HandfegerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8
PapierhandtuchhalterAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
BodenschrubberAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Marktaufbau mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest. Weise Marktstände, Tische, Sitzbereiche und Wege im Lageplan zu, bevor du Standbetreiber verbindlich registrierst.
Schließe die Anmeldung der Standbetreiber etwa 3 Wochen vor dem Markt. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und sende anschließend Standnummer, Aufbauzeit, Zufahrt und Strominformationen gesammelt an alle Beteiligten.
Prüfe Genehmigungen und Versicherungsdaten nicht erst in der letzten Woche. Plane eine vollständige Kontrolle spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung ein, damit fehlende Unterlagen noch nachgereicht werden können.
Teste Beleuchtung und Stromanschlüsse am Vortag unter realen Bedingungen. Verlege Verlängerungskabel mit Kabelmatten und halte Batterielaternen bereit, falls einzelne Bereiche nicht ausreichend beleuchtet sind.
Inventarisiere Dekoration, Ausstattung und Verbrauchsmaterial 3 bis 5 Tage vorher. Weihnachtsbaum, Girlanden, Kränze, Tischläufer, Glühweinkessel und Wasserkocher sollten dann bereits sortiert und den jeweiligen Aufbauorten zugeordnet sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen historischen Weihnachtsmarkt organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Veranstaltungstag mit Datum, Ort und Marktaufteilung. Genehmigungen, Standbetreiber und Lieferanten sollten spätestens 4 Wochen vorher feststehen.
Wann muss ich die Standbetreiber für den Weihnachtsmarkt kontaktieren?: Kontaktiere mögliche Standbetreiber etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Die verbindliche Registrierung und die Erfassung besonderer Anforderungen sollten rund 3 Wochen vor dem Markt abgeschlossen sein.
Wann sollte man den Lageplan für einen Weihnachtsmarkt erstellen?: Erstelle einen ersten Lageplan 6 Wochen vorher und überarbeite ihn nach den Anmeldungen. Drucke die endgültige Version spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Aufbau, zusammen mit den Standnummern und Routenschildern.
Wie lange vorher sollte man Strom und Beleuchtung prüfen?: Kontrolliere Anschlüsse, Verlängerungskabel und Beleuchtung erstmals 7 Tage vorher. Ein vollständiger Test am Vortag zeigt, ob Kabelmatten, LED-Lampen oder Batterielaternen an den vorgesehenen Stellen ausreichen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.