Cómo organizar un mercado navideño histórico paso a paso

Un mercado navideño histórico se organiza primero sobre el plano y después sobre el ambiente. Empieza confirmando fecha, ubicación y permisos; luego define la distribución, incorpora los puestos y cierra proveedores, reservas y seguro. Durante las semanas previas, comunica a cada expositor su número de stand, necesidades eléctricas y horario de montaje. La última semana sirve para revisar compras, iluminación, decoración y previsión meteorológica, no para resolver inscripciones pendientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
3
Contactar a los puestos
2 personas
4
Registrar a los expositores
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar el anuncio en línea
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar proveedores
2 personas
10
Hacer reservas
11
Comprobar permisos
12
Comprobar los datos del seguro
13
Imprimir el plano
14
Asignar números de stand
2 personas
15
Enviar información a los puestos
16
Seguir la previsión del tiempo
17
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
18
Probar la iluminación
2 personas
19
Inventariar el stock
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Recoger productos frescos
2 personas
23
Clasificar la decoración
2 personas
24
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
25
Preparar señales de ruta
2 personas
26
Preparar las cajas registradoras
2 personas
27
Preparar efectivo
2 personas
28
Llenar las neveras portátiles
2 personas
29
Preparar bebidas calientes
3 personas
30
Preparar aperitivos
4 personas
31
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
32
Asignar puestos del mercado
3 personas
33
Montar las carpas
4 personas
34
Montar puestos de mercado
4 personas
35
Montar mesas
3 personas
36
Colocar las sillas
3 personas
37
Colocar mesas altas
2 personas
38
Colgar la iluminación
3 personas
39
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Colocar decorados históricos
3 personas
42
Colocar carteles y señalización
2 personas
43
Montar las mesas de catering
3 personas
44
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
45
Instalar las cajas registradoras
2 personas
46
Colgar tarjetas de precios
2 personas
47
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
48
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

49
Abrir el mostrador de información
2 personas
50
Recibir a los visitantes
3 personas
51
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
52
Servir bebidas calientes
4 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Reponer la vajilla
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Mantener las mesas limpias
2 personas
58
Comprobar los baños
2 personas
59
Comprobar la iluminación
60
Contar las cajas registradoras a intervalos
2 personas
61
Reponer bebidas calientes
2 personas
62
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
63
Servir los últimos aperitivos
3 personas
64
Servir las últimas bebidas
3 personas
65
Cerrar la venta
2 personas
66
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

67
Cerrar las cajas
2 personas
68
Enfriar los productos perecederos
2 personas
69
Recoger la vajilla
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Vaciar los puestos
4 personas
72
Retirar la decoración
3 personas
73
Apagar la iluminación
2 personas
74
Desmontar mesas y sillas
4 personas
75
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
76
Desmontar las carpas
4 personas
77
Lavar la vajilla
3 personas
78
Limpiar el lugar
4 personas
79
Retirar los residuos
2 personas
80
Comprobar los materiales
2 personas
81
Devolver el material prestado
2 personas
82
Guardar el stock sobrante
2 personas
83
Registrar objetos perdidos
84
Recopilar facturas
85
Ingresar la recaudación en efectivo
2 personas
86
Informar a los puestos sobre el cierre

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 12
Sillascant. 60
Mesas altascant. 8
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Carros de transportecant. 4
Mesas de cajacant. 3
Mostrador de información
Taburetescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Ramas decorativascant. 20
Carteles decorativos de maderacant. 12
Manteles de yutecant. 16
Manteles rojoscant. 16
Flores de Pascuacant. 20
Figuras navideñascant. 10
Cajones de maderacant. 20
Cubos de cobrecant. 8
Belén
Soportes para etiquetas de precioscant. 30
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 24
Guirnaldascant. 12
Señales de orientación de maderacant. 16
Estrellas de pajacant. 30
Farolascant. 8
Carpetas informativascant. 6
Carteles con número de standcant. 20
Carteles del menúcant. 6

Equipo

Calderos para vino calientecant. 3
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Planchas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Cajas registradorascant. 3
Datáfonoscant. 3
Baterías externascant. 6
Carros de manocant. 2
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Enrollacablescant. 6
Cajas de caudalescant. 3
Calculadorascant. 3
Impresoras de etiquetascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Tazas para vino calientecant. 120
Vasos de cartóncant. 150
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 80
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 120
Cucharones de servircant. 12
Tijerascant. 12
Tazones para sopacant. 100
Tazones para sopacant. 100
Vasoscant. 100
Cuencoscant. 80

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Ollas para sopacant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8
Jarracant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Guantes de hornocant. 6
Jarras medidorascant. 6
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 20
Cajas térmicascant. 6

Limpieza

Cuboscant. 6
Esponjascant. 12
Paños de limpiezacant. 24
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Escobas de manocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Dispensadores de papel de cocinacant. 6
Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Fregadoras de sueloscant. 2
Paños de microfibracant. 30

Catering

Compras

Consejos

Dibuja la distribución antes de confirmar todos los puestos: reserva pasillos despejados, accesos para los carros de transporte y una ubicación segura para los calderos de vino caliente y las teteras.
Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas al menos 10 días antes. Así puedes ajustar las compras y avisar a los proveedores sin depender de cambios de última hora.
Envía a cada expositor su número de stand, plano, horario de llegada y puntos de electricidad entre 5 y 7 días antes. Comprueba también que los datos del seguro y los permisos estén completos.
Haz una prueba de iluminación cuando todavía haya luz natural: conecta guirnaldas, lámparas LED y linternas a pilas, y protege cables y regletas con alfombrillas antes de abrir al público.
Clasifica la decoración por zonas y prepara señales de ruta, tarjetas de nombre y carteles de madera el día anterior. Deja aparte cajas de almacenamiento y carros para que el montaje no bloquee los pasillos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño histórico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y proveedores. Deja cerrados los puestos, reservas y necesidades eléctricas como mínimo 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que asignar los números de stand?: Asígnalos entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas la distribución definitiva. Envía el número junto con el plano, la hora de montaje y las indicaciones de acceso.
¿Cuánta bebida caliente debo preparar para el mercado?: Calcula inicialmente entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y revisa la previsión de asistencia. Compra o recoge los productos frescos 1 o 2 días antes, según su conservación.
¿Qué se revisa el día anterior al mercado navideño?: Comprueba la previsión del tiempo, la iluminación, los puntos de electricidad, el stock y la lista de la compra. También conviene dejar preparada la decoración y las señales para dedicar el día del evento al montaje y a los expositores.

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