Zo organiseer je een herfstmarkt zonder last-minute stress

Begin een herfstmarkt niet met versiering, maar met datum, programma en deelnemersvoorwaarden. Daarna leg je de inschrijvingen, kraamindeling, leveranciers en praktische voorzieningen vast. Plan vroeg hoe bezoekers de locatie vinden en wie stroom, verlichting, kassa en opbouw regelt. In de laatste week controleer je het weer, doe je boodschappen en maak je houdbare en gekoelde spullen apart klaar. Zo blijft de opbouw op de dag zelf overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Marktkramen indelen
2 personen
7
Leveranciers bevestigen
2 personen
8
Stroompunten controleren
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Routebeschrijving versturen
11
Deelnemerslijst afdrukken
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
16
Koelproducten koelen
2 personen
17
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
18
Tafels en tenten klaarzetten
3 personen
19
Marktkramen opbouwen
6 personen
20
Tafels opstellen
4 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Routebordjes plaatsen
2 personen
25
Kraamnummers ophangen
2 personen
26
Inschrijftafel inrichten
2 personen
27
Verkooptafel inrichten
2 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
29
Hapjes voorbereiden
4 personen
30
Broodjes klaarmaken
3 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
33
Afvalpunten inrichten
2 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
3 personen
35
Kraamlocaties aanwijzen
2 personen
36
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
37
Bezoekers welkom heten
3 personen
38
Informatie uitdelen
2 personen
39
Koffie en thee serveren
3 personen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Broodjes serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Koelboxen controleren
2 personen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
46
Toiletten controleren
2 personen
47
Verlichting inschakelen
48
Deelnemers afronden laten verkopen
2 personen
49
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

50
Kassa afsluiten
2 personen
51
Onverkochte etenswaren sorteren
2 personen
52
Servies verzamelen
3 personen
53
Afval verzamelen
4 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
55
Marktkramen afbreken
6 personen
56
Versiering verwijderen
3 personen
57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Materialen inventariseren
2 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Koelproducten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 18
Kraamafschermingenaantal 12
Kraamgewichtenaantal 24
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Vorkenaantal 100
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Decoratie

Herfstbladerenaantal 8
Strobalenaantal 12
Pompoenenaantal 20
Lichtslingersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 14
Kraambordjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Kabelbindersaantal 100
Kleefbandaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Batterijlampenaantal 8
Handmicrofoon
Megafoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatkannenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenweegschaal
Inductiekookplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankmattenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 6

Verlichting

Buitenlampenaantal 8
Lichtnetsnoerenaantal 4

Catering

Kassa
Geldkist
Prijskaartjesaantal 80
Menukaartenaantal 12
Servettenaantal 500
Papieren bekersaantal 250
Bakpapieraantal 4
Afhaalbakjesaantal 150
Houten roerstaafjesaantal 250
Boodschappen

Tips

Leg het programma en de deelnemersvoorwaarden minimaal 6 weken vooraf vast. Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en benodigde stroom door, zodat je niet enkele dagen voor de markt nog kramen of aansluitingen moet wijzigen.
Maak de kraamindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en geef iedere deelnemer een kraamnummer. Stuur routebeschrijving, praktische afspraken en eventuele aankomsttijden uiterlijk 7 dagen vooraf.
Controleer stroompunten en reserveringen uiterlijk 2 weken voor de markt. Tel niet alleen aansluitingen, maar noteer ook welke kraam verlichting of extra stroom nodig heeft; kabels en verdeelpunten worden vaak te laat geregeld.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tenten, marktkramen en gewichten, daarna tafels en stoelen, vervolgens stroom en verlichting en pas dan decoratie. Reserveer minstens 2 uur voor de opbouw en houd ruimte vrij voor kratten en verpakkingen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en beslis dan over extra beschutting, kraamafschermingen en gewichten. Koelproducten zet je pas kort voor vertrek koud; kassa, wisselgeld, deelnemerslijst en naamkaartjes leg je apart klaar zodat ze niet tussen de marktkramen verdwijnen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een herfstmarkt organiseren?: Leg datum, programma en voorwaarden bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je nog 2 weken overhoudt voor de kraamindeling en leveranciers.
Hoeveel tijd heb je nodig om een herfstmarkt op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tenten, kramen, tafels, stoelen, stroom, verlichting en routebordjes. Begin met de constructie en plaats decoratie pas nadat alle aansluitingen zijn getest.
Wanneer controleer je het weer voor een herfstmarkt?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die controle om tentgewichten, afschermingen, verlichting en de indeling van kwetsbare spullen bij te sturen.
Wanneer regel je eten en drinken voor een herfstmarkt?: Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en sorteer ze meteen per kraam of gebruiksmoment. Koelproducten koel je op de dag zelf; zet koffie, drank en servies uiterlijk 30 minuten voor opening klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.