Comment organiser un marché d’automne sans rien oublier

Un marché d’automne se prépare dans un ordre précis : fixer le programme, inscrire les exposants, répartir les stands, puis organiser la logistique sur place. Commencez au moins 6 semaines avant la date pour laisser le temps de confirmer les fournisseurs et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert aux vérifications concrètes : météo, accès, électricité, monnaie et matériel réfrigéré. Le jour même, prévoyez une équipe en avance pour installer les tentes, les tables et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les stands du marché
2 personnes
7
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
8
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Envoyer les indications d'accès
11
Imprimer la liste des participants
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Faire les courses
3 personnes
15
Trier les courses non périssables
2 personnes
16
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
17
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
18
Installer les tables et les tentes
3 personnes
19
Monter les stands de marché
6 personnes
20
Installer les tables
4 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
25
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Aménager la table de vente
2 personnes
28
Préparer le café et le thé
3 personnes
29
Préparer les en-cas
4 personnes
30
Préparer les sandwiches
3 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

34
Accueillir les participants
3 personnes
35
Désigner les emplacements des stands
2 personnes
36
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Distribuer les informations
2 personnes
39
Servir le café et le thé
3 personnes
40
Servir des amuse-bouches
3 personnes
41
Servir des sandwiches
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Contrôler les glacières
2 personnes
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Essuyer les tables entre les services
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
2 personnes
47
Allumer l’éclairage
48
Faire vendre les participants finaliser
2 personnes
49
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

50
Clôturer la caisse
2 personnes
51
Trier les denrées alimentaires invendues
2 personnes
52
Rassembler la vaisselle
3 personnes
53
Rassembler les déchets
4 personnes
54
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
55
Démonter les stands du marché
6 personnes
56
Retirer la décoration
3 personnes
57
Éteindre l’équipement
2 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Nettoyer le lieu
4 personnes
60
Inventorier le matériel
2 personnes
61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
62
Ranger les produits réfrigérés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappesqté 18
Séparateurs de standqté 12
Poids de standqté 24
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Thermosqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Feuilles d'automneqté 8
Balles de pailleqté 12
Courgesqté 20
Guirlandes lumineusesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 12
Décoration de tableqté 14
Panneaux de standqté 12
Badges nominatifsqté 30
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Lampes à batterieqté 8
Microphone à main
Mégaphone

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Mesures à verserqté 4
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Balance de cuisine
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Tapis de planche à découperqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6

Éclairage

Lampes d'extérieurqté 8
Câbles d'alimentation pour l'éclairageqté 4

Catering

Caisse
Caisse
Étiquettes de prixqté 80
Cartes de menuqté 12
Serviettesqté 500
Gobelets en papierqté 250
Papier cuissonqté 4
Barquettes à emporterqté 150
Bâtonnets mélangeurs en boisqté 250
Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance. Précisez dès l’invitation les conditions de participation, les horaires d’arrivée et les informations nécessaires à l’inscription.
Répartissez les stands avant de confirmer les exposants. Gardez un passage d’au moins 1,20 m et notez les besoins en alimentation électrique pour éviter les câbles improvisés le jour du marché.
Confirmez les fournisseurs et les réservations 10 à 14 jours avant l’événement. Vérifiez notamment les tentes, les tables, les chaises, les poids de stand et l’éclairage.
Contrôlez la météo 7 jours puis 48 heures avant l’ouverture. Les tentes doivent être lestées, et les guirlandes lumineuses ainsi que les câbles doivent être fixés avec des serre-câbles et du ruban adhésif.
Préparez la caisse, la monnaie, les badges nominatifs et la liste imprimée des participants la veille. Placez les produits réfrigérés au frais dès leur réception et séparez-les des courses non périssables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d’automne ?: Prévoyez environ 6 semaines pour un marché avec plusieurs stands. Les inscriptions, les conditions de participation et les réservations doivent être réglées au plus tard 10 à 14 jours avant la date.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un marché d’automne ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée environ 2 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de répartir les stands et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand vérifier la météo pour un marché en extérieur ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une seconde 48 heures avant l’ouverture. À ce moment-là, confirmez le plan des tentes, leur lestage et les éventuelles adaptations d’installation.
À quelle heure installer un marché d’automne ?: Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez d’abord les tentes et les tables, puis les stands, l’électricité, l’éclairage, la décoration et enfin les badges et la signalétique.

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