Herbstmarkt organisieren: So gelingt die Vorbereitung
Ein Herbstmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum und Programm fest, danach organisierst du Stände, Lieferanten und Anmeldungen. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Teilnahmebedingungen, Ernährungswünsche und Reservierungen geklärt sein. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Strom und Verpflegung. Beim Aufbau zählen markierte Standplätze, sichere Zelte und gut sichtbare Wegweiser.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Marktstände einteilen
2 Personen
- 7
Lieferanten bestätigen
2 Personen
- 8
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 9
Reservierungen vornehmen
- 10
Wegbeschreibung versenden
- 11
Teilnehmerliste ausdrucken
- 12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 13
Wettervorhersage prüfen
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Haltbare Lebensmittel sortieren
2 Personen
- 16
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
- 17
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 18
Tische und Zelte aufstellen
3 Personen
- 19
Marktstände aufbauen
6 Personen
- 20
Tische aufstellen
4 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 24
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 25
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 26
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 27
Verkaufstisch einrichten
2 Personen
- 28
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 29
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 30
Brötchen vorbereiten
3 Personen
- 31
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 32
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 33
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Event
- 34
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 35
Standorte der Stände festlegen
2 Personen
- 36
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 37
Besucher begrüßen
3 Personen
- 38
Informationen verteilen
2 Personen
- 39
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 40
Snacks servieren
3 Personen
- 41
Brötchen servieren
3 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Kühlboxen kontrollieren
2 Personen
- 44
Mülleimer leeren
2 Personen
- 45
Tische zwischendurch abwischen
2 Personen
- 46
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 47
Beleuchtung einschalten
- 48
Teilnehmer Abschlussverkauf ermöglichen
2 Personen
- 49
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 50
Kasse abschließen
2 Personen
- 51
Unverkaufte Lebensmittel sortieren
2 Personen
- 52
Geschirr sammeln
3 Personen
- 53
Abfall sammeln
4 Personen
- 54
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 55
Marktstände abbauen
6 Personen
- 56
Dekoration entfernen
3 Personen
- 57
Geräte ausschalten
2 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Location reinigen
4 Personen
- 60
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 61
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 62
Kühlprodukte wegräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- PartyzelteAnz. 6
- TischeAnz. 14
- KlappstühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 18
- Stand-AbtrennungenAnz. 12
- StandgewichteAnz. 24
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- SchälchenAnz. 60
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Dekoration
- HerbstblätterAnz. 8
- StrohballenAnz. 12
- KürbisseAnz. 20
- LichterkettenAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 12
- TischdekorationAnz. 14
- StandschilderAnz. 12
- NamensschilderAnz. 30
- KabelbinderAnz. 100
- KlebebandAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- BatterielampenAnz. 8
- Handmikrofon
- Megafon
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- MesskannenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
- Küchenwaage
- InduktionskochplattenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidemattenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 4
- HandtuchrollenAnz. 6
Beleuchtung
- AußenlampenAnz. 8
- StromkabelAnz. 4
Catering
- Kasse
- Geldkassette
- PreisschilderAnz. 80
- SpeisekartenAnz. 12
- ServiettenAnz. 500
- PapierbecherAnz. 250
- BackpapierAnz. 4
- MitnahmebehälterAnz. 150
- HolzrührstäbchenAnz. 250
- Einkäufe
Tipps
- Lege Standnummern und die Einteilung der Marktstände spätestens eine Woche vor dem Herbstmarkt fest. So können Aussteller ihre Fläche, Stromversorgung und benötigten Tische rechtzeitig einplanen.
- Verschicke Einladungen und Wegbeschreibung nicht erst kurz vor dem Termin. Eine Teilnehmerliste solltest du am Veranstaltungstag zusätzlich ausdrucken, weil Nachmeldungen und Rückfragen vor Ort häufig vorkommen.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und sortiere haltbare Lebensmittel getrennt von Kühlprodukten. Kühlware gehört erst kurz vor dem Markt in die Kühlung, damit die Kühlkette nicht unnötig lange unterbrochen wird.
- Prüfe Stromanschlüsse, Beleuchtung und Verlängerungen vor dem Aufbau. Kabel sollten mit Kabelbindern oder Klebeband gesichert werden und nicht durch Laufwege zu den Ständen führen.
- Plane für Zelte, Dekoration und Wegweiser eine feste Aufbauphase ein. Standgewichte, Strohballen und Kürbisse werden oft vergessen oder zu spät bereitgelegt, obwohl sie bei Wind und der Orientierung auf dem Gelände eine praktische Rolle spielen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Herbstmarkt organisieren?
- Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Teilnahmebedingungen. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Marktstände, Lieferanten und Reservierungen weitgehend feststehen.
- Wann verschickt man Einladungen für einen Herbstmarkt?
- Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Markt. Bitte um eine Rückmeldung mit Ernährungswünschen spätestens zwei Wochen vor dem Termin, damit Verpflegung und Sitzplätze planbar sind.
- Wie viele Marktstände braucht man für einen Herbstmarkt?
- Die benötigte Zahl hängt von der erwarteten Teilnehmerzahl und der Standgröße ab. Plane pro Aussteller einen klar markierten Platz ein und halte zusätzlich mindestens einen Standbereich für Informationen, Anmeldung oder kurzfristige Änderungen frei.
- Was muss man am Tag vor dem Herbstmarkt vorbereiten?
- Am Vortag kannst du haltbare Lebensmittel sortieren, Namensschilder und Standnummern bereitlegen sowie die Wettervorhersage prüfen. Kühlprodukte, Kasse und Wechselgeld solltest du erst kurz vor Beginn kontrollieren beziehungsweise bereitstellen.
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