Zo organiseer je een herfstfeest in een zorginstelling

Begin niet met de decoratie, maar met de bewoners: leg eerst datum, zaal, vervoer, begeleiding en toegankelijkheid vast. Verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen, zodat je het programma, de maaltijd en de zitplaatsen kunt afstemmen. Plan leveringen en boodschappen ruim voor de feestdag en controleer activiteitenmateriaal, muziek en techniek vooraf. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw, duidelijke labels en een laatste controle van zaal, toiletten en looproutes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal reserveren
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Toegankelijkheid inventariseren
7
Vervoer voor bewoners reserveren
8
Medewerkers voor begeleiding indelen
9
Programma en muziek selecteren
2 personen
10
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
11
Leveringen en boodschappen plannen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Menukaarten printen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
18
Decoratie sorteren
2 personen
19
Zaal en toiletten controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Buffet- en drankentafels opstellen
3 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Licht en muziek testen
2 personen
24
Buffet en hapjes klaarzetten
4 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

27
Bewoners naar de zaal begeleiden
5 personen
28
Gasten verwelkomen
3 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
30
Koffie en thee serveren
3 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Herfstactiviteit begeleiden
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
35
Buffet openen en begeleiden
4 personen
36
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
37
Bewoners tijdens maaltijd begeleiden
5 personen
38
Dessert en koffie serveren
3 personen
39
Bewoners naar afdelingen begeleiden
5 personen
40
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

41
Servies verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Meubilair terugzetten
4 personen
44
Decoratie en apparatuur opruimen
3 personen
45
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
46
Toiletten schoonmaken
2 personen
47
Overgebleven eten labelen
2 personen
48
Afvalcontainers afsluiten
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Restanten en materialen opbergen
2 personen
51
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 80
Serveerbordenaantal 12
Serveerkommenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Opslagbakken met dekselaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Herfstbladerenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Kunstbloemstukkenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Papieren lantaarnsaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Menukaartenaantal 15

Activiteiten

Bingokaartenaantal 80
Bingomolen
Kleurpotlodenaantal 40
Kleurboekenaantal 20
Puzzelsaantal 6
Prijzencadeausaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan vervoer en begeleiding tegelijk met de uitnodigingen. Zo weet je vóór de aanmelddeadline hoeveel medewerkers nodig zijn voor bewoners die hulp hebben bij verplaatsen, eten of deelname aan activiteiten.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en label dieetmaaltijden afzonderlijk. Controleer de labels opnieuw voordat het buffet opengaat; juist daar ontstaan snel verwisselingen.
Test licht, muziek, Bluetoothspeakers en microfoon vóór de bewoners binnenkomen. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo neer dat looproutes, rolstoelplekken en toiletten vrij blijven.
Zet buffet-, drank- en koffietafels niet pas tijdens de ontvangst klaar. Reserveer in de opbouw tijd om tafels, stoelen, servies, thermoskannen en koffiezetapparaten logisch en bereikbaar te plaatsen.
Maak naamkaartjes en menukaarten vooraf en sorteer de herfstdecoratie per tafel. Controleer op de feestdag eerst zaal en toiletten, daarna pas de versiering; een veilige, rustige ruimte gaat vóór de aankleding.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een herfstfeest in een zorginstelling organiseren?: Leg datum en zaal bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer vervoer, begeleiding en eventuele leveranciers meteen, omdat die later minder makkelijk beschikbaar zijn.
Hoeveel medewerkers heb je nodig voor een herfstfeest met bewoners?: Maak de indeling zodra de aanmeldingen en toegankelijkheidsbehoeften bekend zijn, uiterlijk 2 weken vooraf. Plan per bewoner de benodigde begeleiding afzonderlijk; één vast aantal past niet bij iedere zorginstelling.
Wanneer moet ik dieetwensen voor het herfstfeest verzamelen?: Vraag dieetwensen direct mee met de uitnodiging en sluit de inventarisatie 7 tot 10 dagen vóór het feest. Gebruik daarna een definitieve lijst voor boodschappen, menukaarten en gelabelde dieetmaaltijden.
Wat moet ik op de dag van het herfstfeest als eerste controleren?: Controleer 2 tot 3 uur vóór ontvangst eerst zaal, toiletten, tafels, stoelen en looproutes. Test daarna licht en muziek, zet dranken koud en maak buffet, hapjes, koffie en thee klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.