Organiser une fête d’automne en établissement de soins

Une fête d’automne en établissement de soins demande plus qu’une décoration saisonnière et un buffet. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, l’accessibilité, le transport et l’accompagnement des résidents avant de penser à l’installation de la salle. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les repas, la musique et le matériel. Les dernières heures servent uniquement à préparer, tester et sécuriser l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la date et la salle
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Recenser l’accessibilité
7
Réserver le transport pour les résidents
8
Répartir les collaborateurs pour l'accompagnement
9
Sélectionner le programme et la musique
2 personnes
10
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
11
Planifier les livraisons et les courses
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer les menus
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
18
Trier la décoration
2 personnes
19
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer les tables du buffet et des boissons
3 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
24
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

27
Accompagner les résidents vers la salle
5 personnes
28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Distribuer les badges
2 personnes
30
Servir le café et le thé
3 personnes
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Animer l’activité d’automne
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Assurer le programme musical
2 personnes
35
Ouvrir et encadrer le buffet
4 personnes
36
Servir les repas diététiques
2 personnes
37
Accompagner les résidents pendant le repas
5 personnes
38
Servir le dessert et le café
3 personnes
39
Accompagner les résidents vers les services
5 personnes
40
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

41
Rassembler la vaisselle
3 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Remettre le mobilier en place
4 personnes
44
Ranger la décoration et le matériel
3 personnes
45
Nettoyer la salle et la cuisine
4 personnes
46
Nettoyer les toilettes
2 personnes
47
Étiqueter les restes alimentaires
2 personnes
48
Fermer les conteneurs à déchets
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Ranger les restes et le matériel
2 personnes
51
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Couvertsqté 80
Assiettes de serviceqté 12
Saladiers de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de stockage avec couvercleqté 12

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Plateauxqté 6

Décoration

Feuilles d'automneqté 6
Nappesqté 8
Compositions florales artificiellesqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes en papierqté 10
Badges nominatifsqté 80
Cartes de menuqté 15

Activités

Cartes de bingoqté 80
Boule de bingo
Crayons de couleurqté 40
Livres de coloriageqté 20
Puzzlesqté 6
Cadeaux de prixqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et la salle au moins 6 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations d’accessibilité.
Centralisez les réponses des participants 10 à 14 jours avant la fête. Notez séparément les repas spéciaux, les besoins de transport et le nombre de collaborateurs affectés à l’accompagnement.
Réservez le transport des résidents et répartissez les accompagnateurs au plus tard 2 semaines avant l’événement. Prévoyez une personne responsable des arrivées et une autre du retour.
Faites les courses et planifiez les livraisons 2 à 3 jours avant, puis mettez les boissons au frais la veille. Étiquetez les repas spéciaux avant l’installation du buffet pour éviter les erreurs au moment du service.
Le jour même, contrôlez la salle, les toilettes, l’éclairage et la musique au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Installez d’abord les tables et les chaises, puis le buffet, les boissons, le café et le thé.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête d’automne en établissement de soins ?: Commencez environ 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord la salle, puis lancez les invitations afin de disposer d’informations fiables sur les repas, l’accessibilité et le transport.
Quand demander les besoins alimentaires des résidents ?: Demandez-les dès l’inscription et clôturez la collecte 10 à 14 jours avant la fête. Gardez une liste séparée et étiquetez chaque repas spécial avant le début du buffet.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants. Comptez ce temps pour installer les tables, les chaises, le buffet et les boissons, puis tester l’éclairage et la musique.
Quand préparer les boissons et les collations ?: Mettez les boissons au frais la veille et préparez les en-cas le jour même, suffisamment tôt pour les conserver correctement. Le café et le thé peuvent être préparés juste avant l’accueil, après l’installation du buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.