Ein Herbstfest in der Pflegeeinrichtung organisieren
Ein Herbstfest in einer Pflegeeinrichtung braucht mehr als Dekoration und ein Buffet. Beginnen Sie mit Saal, Termin und Transport und klären Sie danach Anmeldungen, Ernährung, Barrierefreiheit und Betreuung. Planen Sie das Programm so, dass Bewohner ausreichend Zeit haben und Wege kurz bleiben. Am Veranstaltungstag entscheiden klare Zuständigkeiten, gekennzeichnete Diätmahlzeiten und ein getestetes Mikrofon darüber, ob der Ablauf ruhig bleibt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Saal reservieren
- 2
Einladungen erstellen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Barrierefreiheit erfassen
- 7
Transport für Bewohner reservieren
- 8
Mitarbeiter für die Betreuung einteilen
- 9
Programm und Musik auswählen
2 Personen
- 10
Aktivitätsmaterial kontrollieren
2 Personen
- 11
Lieferungen und Einkäufe planen
- 12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 13
Menükarten drucken
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
- 18
Dekoration sortieren
2 Personen
- 19
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 20
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 21
Buffet- und Getränketische aufstellen
3 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 23
Licht und Musik testen
2 Personen
- 24
Buffet und Häppchen vorbereiten
4 Personen
- 25
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 26
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Event
- 27
Bewohner in den Saal begleiten
5 Personen
- 28
Gäste begrüßen
3 Personen
- 29
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 31
Snacks servieren
3 Personen
- 32
Herbstaktivität begleiten
3 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Musikprogramm organisieren
2 Personen
- 35
Buffet eröffnen und betreuen
4 Personen
- 36
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 37
Bewohner während der Mahlzeit begleiten
5 Personen
- 38
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
- 39
Bewohner zu den Stationen begleiten
5 Personen
- 40
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Geschirr sammeln
3 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 43
Möbel zurückstellen
4 Personen
- 44
Dekoration und Ausrüstung aufräumen
3 Personen
- 45
Saal und Küche reinigen
4 Personen
- 46
Toiletten reinigen
2 Personen
- 47
Übrig gebliebenes Essen beschriften
2 Personen
- 48
Müllcontainer abschließen
- 49
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 50
Reste und Materialien verstauen
2 Personen
- 51
Fundsachen zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 6
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
- Wiederverwendbare GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 70
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertellerAnz. 12
- ServierschalenAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- Aufbewahrungsboxen mit DeckelAnz. 12
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- TablettsAnz. 6
Dekoration
- HerbstblätterAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- KunstblumenarrangementsAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- PapierlaternenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- SpeisekartenAnz. 15
Aktivitäten
- Bingo-KartenAnz. 80
- Bingo-Rad
- BuntstifteAnz. 40
- MalmalbücherAnz. 20
- PuzzlesAnz. 6
- Preise und GeschenkeAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reservieren Sie Saal und Transport zuerst, idealerweise mehrere Wochen vor dem Fest. Erfassen Sie bei der Anmeldung neben der Teilnahme auch Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und den benötigten Betreuungsumfang.
- Teilen Sie die Mitarbeiter namentlich ein und planen Sie für Einlass, Begleitung, Buffet, Kaffee und Notfälle jeweils eine verantwortliche Person ein. So bleibt nicht alles an einer Stelle hängen, wenn mehrere Bewohner gleichzeitig Hilfe brauchen.
- Bereiten Sie Namensschilder und Speisekarten vor und kennzeichnen Sie Diätmahlzeiten deutlich vor dem Aufbau. Kontrollieren Sie die Angaben spätestens am Vortag noch einmal mit der Anmeldeliste.
- Stellen Sie Tische, Stühle und Buffetflächen so auf, dass Rollatoren und Rollstühle ohne Umwege passieren können. Lassen Sie breite Durchgänge zu den Toiletten und halten Sie mindestens einen gut erreichbaren Sitzplatz pro Tisch frei.
- Stellen Sie Getränke rechtzeitig kalt und bereiten Sie Kaffee und Tee erst kurz vor Beginn vor. Testen Sie Licht, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 60 Minuten vorher, damit Musik und Ansagen nicht während des Empfangs ausfallen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Herbstfest in einer Pflegeeinrichtung planen?
- Beginnen Sie mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Saal und Transport. Vier Wochen vor dem Fest sollten Einladungen verschickt und Betreuung sowie Programm abgestimmt sein.
- Wie organisiert man den Transport der Bewohner zum Herbstfest?
- Erfassen Sie bei der Anmeldung für jede Person den Unterstützungsbedarf und reservieren Sie den Transport mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Erstellen Sie spätestens am Vortag eine Abholliste mit Zeiten und Begleitpersonen.
- Wann sollte das Buffet für ein Herbstfest vorbereitet werden?
- Bereiten Sie haltbare Bestandteile am selben Vormittag vor und stellen Sie Buffet und Häppchen etwa 30 bis 45 Minuten vor Beginn bereit. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vorher kalt gestellt werden.
- Wie sorgt man bei einem Herbstfest für barrierefreie Wege?
- Planen Sie breite, hindernisfreie Wege zwischen Eingang, Tischen, Buffet und Toiletten und prüfen Sie den Saal spätestens am Vortag. Kontrollieren Sie zusätzlich 60 Minuten vor Beginn, ob Stühle, Kabel oder Dekoration Durchgänge blockieren.
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