Een herdenkingsbijeenkomst organiseren: zo pak je het aan

Begin met de locatie, het gewenste tijdsblok en de omvang van de groep. Werk daarna het programma uit en leg sprekers, voordragers en herdenkingsinhoud vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd bij aanmeldingen ook dieetwensen en praktische behoeften bij. In de laatste week draait het om aantallen, drukwerk, bloemen en materialen; op de dag zelf test je het geluid en richt je de ruimte rustig en overzichtelijk in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Sprekers en voordragers benaderen
2 personen
4
Herdenkingsinhoud verzamelen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Definitieve gastenlijst maken
10
Programma's afdrukken
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Bloemen ophalen
13
Herdenkingsmaterialen controleren
2 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte ventileren
2 personen
17
Tafels opstellen
4 personen
18
Stoelen opstellen
4 personen
19
Entree en garderobe inrichten
2 personen
20
Herdenkingsplek inrichten
3 personen
21
Bloemstukken plaatsen
2 personen
22
Geluid testen
2 personen
23
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
24
Broodjes en soep voorbereiden
4 personen
25
Programma's klaarleggen
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
4 personen
28
Programma's uitdelen
2 personen
29
Koffie en thee serveren
3 personen
30
Herdenkingsprogramma begeleiden
2 personen
31
Kaarsmoment begeleiden
3 personen
32
Stilte en muziek begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Broodjes en soep serveren
4 personen
35
Condoleanceregister begeleiden
36
Afval en servies verzamelen
2 personen
37
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

38
Decoratie en materialen opruimen
4 personen
39
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Locatie schoonmaken
4 personen
42
Afval wegbrengen
2 personen
43
Gevonden voorwerpen verzamelen
44
Materialen drogen en sorteren
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Condoleanceregister veilig opbergen
47
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Soepkommenaantal 90
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Draagbare luidspreker
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Herdenkingskaarsenaantal 100
Glazen kaarshoudersaantal 100
Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstenaantal 6
Condoleanceregistersaantal 2
Programmastandaardsaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast met begin- en eindtijd, sprekers en voordrachten. Plan daarnaast een korte overgang tussen onderdelen, zodat er ruimte blijft voor binnenkomst, stilte en eventuele uitloop.
Verstuur uitnodigingen zodra locatie en programma voldoende duidelijk zijn en geef een uiterste aanmelddatum. Gebruik de definitieve gastenlijst daarna voor zitplaatsen, catering, programma’s en dieetwensen.
Controleer de herdenkingsmaterialen uiterlijk enkele dagen vooraf: kaarsen, kaarshouders, bloemstukken, fotolijsten en condoleanceregisters. Regel vervanging meteen; op de dag zelf ontbreekt vaak de tijd om nog iets te zoeken.
Test geluid niet alleen met de microfoon, maar vanaf de achterste stoelen in de ruimte. Controleer draadloze microfoons, de luidspreker, standaard, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat gasten binnenkomen.
Werk met een duidelijke opbouwvolgorde: eerst ventileren en tafels en stoelen plaatsen, daarna entree, garderobe en herdenkingsplek inrichten. Zet koffie, thee, water, broodjes en soep pas klaar nadat de looproutes vrij zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een herdenkingsbijeenkomst te organiseren?: Reken op minimaal 1 tot 2 weken voor een bijeenkomst met uitnodigingen, sprekers en catering. Reserveer de locatie en benader sprekers als eerste; drukwerk en boodschappen volgen pas nadat het programma en de aantallen duidelijk zijn.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een herdenkingsbijeenkomst?: Verstuur uitnodigingen zodra locatie, datum, tijden en hoofdlijnen van het programma vaststaan, bij voorkeur 7 tot 14 dagen vooraf. Zet een aanmelddatum enkele dagen voor de bijeenkomst, zodat je de gastenlijst en catering kunt afronden.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een herdenkingsbijeenkomst?: Gebruik de definitieve gastenlijst als basis en tel enkele extra porties mee voor onverwachte aanwezigen. Zet koffie, thee en water klaar voor iedereen en stem broodjes, soep en eventuele dieetopties af op de verzamelde aanmeldingen.
Wanneer test je het geluid bij een herdenkingsbijeenkomst?: Test het geluid op de dag zelf vóór de ontvangst, nadat stoelen en tafels staan. Trek hiervoor minimaal 30 minuten uit en luister met de microfoon vanaf de achterste plek in de ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.