Organiser une cérémonie commémorative, étape par étape

Une cérémonie commémorative demande surtout une bonne coordination entre le lieu, les intervenants et les proches invités. Commencez par réserver un espace adapté, puis construisez le programme avant de confirmer les prises de parole et le contenu de l’hommage. Les détails souvent oubliés arrivent ensuite : inscriptions, besoins alimentaires, sonorisation, fleurs et supports imprimés. Le jour même, prévoyez suffisamment de temps pour aérer la salle, installer les chaises et tester les microphones avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Contacter les intervenants et les participants
2 personnes
4
Collecter le contenu commémoratif
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir la liste définitive des invités
10
Imprimer les programmes
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Récupérer les fleurs
13
Vérifier les supports commémoratifs
2 personnes
14
Mettre les boissons au frais
2 personnes
15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Aérer la salle
2 personnes
17
Installer les tables
4 personnes
18
Installer les chaises
4 personnes
19
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
20
Aménager l'espace commémoratif
3 personnes
21
Placer les compositions florales
2 personnes
22
Tester le son
2 personnes
23
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
24
Préparer les sandwichs et la soupe
4 personnes
25
Préparer les programmes
2 personnes
26
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

27
Accueillir les invités
4 personnes
28
Distribuer les programmes
2 personnes
29
Servir le café et le thé
3 personnes
30
Animer le programme commémoratif
2 personnes
31
Animer le moment des bougies
3 personnes
32
Animer le silence et la musique
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Servir des sandwichs et de la soupe
4 personnes
35
Animer le registre de condoléances
36
Rassembler les déchets et la vaisselle
2 personnes
37
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

38
Ranger la décoration et le matériel
4 personnes
39
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Nettoyer le lieu
4 personnes
42
Évacuer les déchets
2 personnes
43
Rassembler les objets trouvés
44
Sécher et trier le matériel
2 personnes
45
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
46
Ranger le registre de condoléances en lieu sûr
47
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Portantsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bol à soupeqté 90
Louchesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Enceinte portable
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Bougies commémorativesqté 100
Porte-bougies en verreqté 100
Compositions floralesqté 6
Cadres photoqté 6
Registres de condoléancesqté 2
Pupitres de programmeqté 2
Nappesqté 10

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme au moins trois semaines avant la cérémonie. Cela laisse le temps de confirmer les intervenants, de recueillir les textes, photos ou témoignages et de corriger les horaires.
Envoyez les invitations dès que le lieu et l’horaire sont confirmés, idéalement 14 jours à l’avance. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires afin d’établir une liste définitive des invités.
Prévoyez l’accueil séparément de l’espace commémoratif : vestiaire, registre de condoléances et circulation doivent être installés avant l’ouverture du lieu, pas pendant l’arrivée des participants.
Testez les microphones, l’enceinte et les rallonges au moins 45 minutes avant le début. Faites un essai avec la personne qui lit les textes, car un réglage correct pour une voix peut ne pas convenir à une autre.
Comptez les boissons, les tasses, les assiettes et les couverts selon la liste finale, puis gardez une marge d’environ 10 %. Mettez les boissons au frais avant l’accueil et préparez le café, le thé, la soupe et les sandwichs avant la fin de la cérémonie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une cérémonie commémorative ?: Prévoyez idéalement trois à quatre semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, collecter les contenus commémoratifs et envoyer les invitations au moins 14 jours avant la date.
Quand envoyer les invitations pour une cérémonie commémorative ?: Envoyez-les environ deux semaines avant la cérémonie, dès que le programme et le lieu sont arrêtés. Fixez une date limite de réponse cinq à sept jours avant l’événement pour finaliser les places et les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour la sonorisation d’une cérémonie commémorative ?: Prévoyez un microphone, une enceinte, un pied de microphone, des rallonges et des multiprises. Testez tout au moins 45 minutes avant l’ouverture et gardez une solution de secours si le microphone sans fil ne fonctionne pas.
Quand installer la salle le jour de la cérémonie ?: Ouvrez et aérez la salle au moins 90 minutes avant le début. Installez d’abord les chaises, les tables, l’entrée et l’espace commémoratif, puis placez les fleurs, les programmes et le matériel de sonorisation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.