Eine Gedenkveranstaltung organisieren: der richtige Ablauf
Bei einer Gedenkveranstaltung zählt ein ruhiger, verlässlicher Ablauf mehr als aufwendige Dekoration. Beginne mit Ort, Termin und Programm und kläre früh, wer spricht und welche Erinnerungen eingebunden werden. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die genaue Planung von Sitzplätzen, Technik und Verpflegung. Plane für den Aufbau mindestens zwei Stunden ein, damit Ton, Gedenkort und Empfang nicht erst kurz vor Beginn fertig werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 3
Redner und Vortragende ansprechen
2 Personen
- 4
Gedenkinhalte sammeln
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Endgültige Gästeliste erstellen
- 10
Programme ausdrucken
2 Personen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Blumen abholen
- 13
Gedenkmaterialien prüfen
2 Personen
- 14
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 15
Location öffnen
2 Personen
- 16
Raum lüften
2 Personen
- 17
Tische aufstellen
4 Personen
- 18
Stühle aufstellen
4 Personen
- 19
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 20
Gedenkort einrichten
3 Personen
- 21
Blumengestecke platzieren
2 Personen
- 22
Ton testen
2 Personen
- 23
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
- 24
Sandwiches und Suppe vorbereiten
4 Personen
- 25
Programme bereitlegen
2 Personen
- 26
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 27
Gäste empfangen
4 Personen
- 28
Programme ausgeben
2 Personen
- 29
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 30
Gedenkprogramm begleiten
2 Personen
- 31
Kerzenmoment begleiten
3 Personen
- 32
Stille und Musik begleiten
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Brötchen und Suppe servieren
4 Personen
- 35
Kondolenzbuch betreuen
- 36
Abfall und Geschirr sammeln
2 Personen
- 37
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 38
Dekoration und Materialien aufräumen
4 Personen
- 39
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 41
Location reinigen
4 Personen
- 42
Müll entsorgen
2 Personen
- 43
Fundsachen sammeln
- 44
Materialien trocknen und sortieren
2 Personen
- 45
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 46
Kondolenzbuch sicher aufbewahren
- 47
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- TeegläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- KannenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- SuppenschalenAnz. 90
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- GedenkkerzenAnz. 100
- Gläser-KerzenhalterAnz. 100
- BlumenarrangementsAnz. 6
- BilderrahmenAnz. 6
- KondolenzbücherAnz. 2
- ProgrammständerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 10
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- BesenAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Zeitplan zuerst fest. Plane Beiträge mit klaren Anfangs- und Endzeiten und halte für Umbauten oder stille Momente jeweils 5 bis 10 Minuten Puffer frei.
- Sprich Redner und Vortragende mindestens 3 bis 4 Wochen vorher an. Bitte sie zugleich um Namen, benötigte Technik und eine verbindliche Dauer ihres Beitrags.
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor der Veranstaltung und setze den Anmeldeschluss 7 bis 10 Tage vorher. So kannst du Gästeliste, Ernährungswünsche, Stühle und Verpflegung rechtzeitig anpassen.
- Teste Funkmikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel spätestens am Vortag und noch einmal 60 Minuten vor Beginn. Ein Ersatzmikrofon oder eine alternative Sprechposition verhindert Unterbrechungen.
- Richte den Gedenkort vor dem Einlass vollständig ein: Kerzen, Blumenarrangements, Bilderrahmen und Kondolenzbücher gehören an ihren Platz. Stelle Programme, Wasser sowie Kaffee und Tee erst bereit, wenn der Raum gelüftet und die Sitzordnung geprüft ist.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Gedenkveranstaltung organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Ort, Programm und den ersten Anfragen an Redner. Einladungen sollten ungefähr 4 Wochen vorher verschickt werden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Gedenkveranstaltung?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Garderobe, Gedenkort, Blumen und Verpflegung ein. Der Tontest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Wann verschickt man Einladungen zu einer Gedenkveranstaltung?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin und lege einen Anmeldeschluss 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung fest. So bleibt Zeit für die endgültige Gästeliste und Ernährungswünsche.
- Wie viel Verpflegung braucht man für eine Gedenkveranstaltung?
- Plane pro angemeldeter Person mindestens eine Tasse Kaffee oder Tee, ein Glas Wasser und eine herzhafte Portion ein. Kaufe die endgültigen Mengen erst nach dem Anmeldeschluss und rechne zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein.
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