Zo organiseer je een hengelsportbeurs

Begin met de datum, openingstijden en capaciteit van de locatie. Benader daarna standhouders en open het inschrijfformulier, zodat je vroeg weet hoeveel standtafels, stoelen en stroompunten nodig zijn. Werk vervolgens de standindeling, het programma en de bezoekerscommunicatie uit. Plan de laatste week voor bevestigingen, parkeerinformatie, leveringen en dieetwensen. Op de beursdag zelf draait alles om een vrije laad- en loszone, duidelijke bewegwijzering en een ontvangstteam dat standhouders direct naar hun plek brengt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden publiceren
2
Standhouders benaderen
2 personen
3
Inschrijfformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Sociale berichten plaatsen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Standindeling maken
2 personen
9
Standhouders bevestigen
10
Reserveringen maken
11
Parkeerinformatie versturen
12
Programma samenstellen
2 personen
13
Presentatoren briefen
14
Leveringen afstemmen
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Plattegrond afdrukken
17
Bewegwijzering afdrukken
18
Voorraad controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
24
Standhouders ontvangen
3 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Standwanden plaatsen
4 personen
28
Stroompunten verdelen
2 personen
29
Kabels veilig afplakken
2 personen
30
Standnummers ophangen
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Entreebalie inrichten
2 personen
33
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Presentatieruimte inrichten
3 personen
37
Beeld en geluid testen
2 personen
38
Licht en nooduitgangen controleren
2 personen
39
Briefing medewerkers geven
40
Deuren en entree controleren
2 personen

Event

41
Bezoekers registreren
3 personen
42
Standhouders verwelkomen
2 personen
43
Informatiepunt bemannen
2 personen
44
Demonstraties begeleiden
2 personen
45
Presentaties aankondigen
46
Toegang en doorloop controleren
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Gevonden voorwerpen registreren
53
Laatste presentaties begeleiden
2 personen
54
Standhouders uitchecken
2 personen
55
Bezoekersuitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Standwanden demonteren
4 personen
59
Decoratie verwijderen
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Catering opruimen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Materialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
67
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 24
Beurstafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Klapstoelenaantal 20
Barkrukkenaantal 8
Standwandenaantal 16
Kleedtafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Contantgeldkistjesaantal 2
Portofoonsaantal 6
Laptopslotenaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Standnummerbordenaantal 24
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Programmapostersaantal 10
Plattegrondenaantal 100
Banierhoudersaantal 4
Vlaggenaantal 8
Tafelkledenaantal 30
Kleefgumaantal 10
Schilderstapeaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Soeplepelsaantal 4
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag standhouders uiterlijk 6 weken vooraf om hun definitieve deelname, benodigde tafelruimte en stroombehoefte. Zo kun je de standindeling maken voordat je plattegronden en standnummerborden laat afdrukken.
Plan de standindeling niet alleen op tafellengte. Houd ook loopruimte, kabelroutes en een aparte laad- en loszone vrij; kabelgoten en kabelhaspels voorkomen losse snoeren bij drukke doorgangen.
Stuur parkeerinformatie en opbouwtijden minstens 7 dagen vooraf mee met de bevestiging. Vermeld waar standhouders laden en lossen en hoe laat de locatie opengaat.
Test beamer, projectiescherm, luidsprekers, microfoons en mengpaneel minimaal 1 uur voor de opening. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een reserve microfoon klaar voordat de eerste presentatie begint.
Tel drank, hapjes, badges, plattegronden en bewegwijzeringsborden op de dag vóór de beurs. Zet dranken pas na de laatste voorraadcontrole koud en leg dieetwensen apart voor de catering klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een hengelsportbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Open het inschrijfformulier uiterlijk 8 weken voor de beurs, zodat je nog tijd hebt voor indeling en bevestigingen.
Hoe maak je een standindeling voor een hengelsportbeurs?: Vraag bij inschrijving hoeveel meter tafelruimte en hoeveel stroompunten elke stand nodig heeft. Maak de eerste indeling 6 weken vooraf, houd looproutes vrij en stuur de definitieve plattegrond uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Wanneer stuur je informatie naar standhouders?: Stuur de deelnamebevestiging zodra betaling of aanmelding is gecontroleerd. Verstuur parkeerinformatie, laad- en lostijden, standnummer en plattegrond uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een hengelsportbeurs?: Reserveer minstens 3 uur voor tafels, standwanden, bewegwijzering en techniek. Laat standhouders bij voorkeur 2 uur voor opening binnen, zodat ontvangst, uitladen en het inrichten van de stands niet door elkaar lopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.