Organiser un salon de la pêche, étape par étape
Un salon de la pêche se prépare d’abord comme un rendez-vous professionnel, puis comme un événement accueillant pour les visiteurs. Commence par fixer la date et les horaires, puis contacte les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Les semaines suivantes servent à confirmer les stands, construire le programme et régler les livraisons. La dernière ligne droite est consacrée au plan de salle, à la signalétique, aux badges, au matériel technique et à l’accueil du jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Publier la date et les horaires
- 2
Contacter les exposants
2 personnes
- 3
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 9
Confirmer les exposants
- 10
Faire les réservations
- 11
Envoyer les infos de parking
- 12
Établir le programme
2 personnes
- 13
Briefer les présentateurs
- 14
Coordonner les livraisons
- 15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 16
Imprimer le plan
- 17
Impression de la signalétique
- 18
Vérifier les stocks
2 personnes
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 21
Préparer les en-cas
3 personnes
- 22
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 23
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
- 24
Accueillir les exposants
3 personnes
- 25
Installer les tables
4 personnes
- 26
Installer les chaises
3 personnes
- 27
Installer les parois des stands
4 personnes
- 28
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
- 29
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
- 30
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
- 31
Installer la signalétique
2 personnes
- 32
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
- 33
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
- 34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 35
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 36
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 37
Tester l'image et le son
2 personnes
- 38
Vérifier l’éclairage et les sorties de secours
2 personnes
- 39
Briefer les collaborateurs
- 40
Contrôler les portes et l'entrée
2 personnes
Événement
- 41
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 42
Accueillir les exposants
2 personnes
- 43
Tenir le point d'information
2 personnes
- 44
Encadrer les démonstrations
2 personnes
- 45
Annoncer les présentations
- 46
Vérifier les accès et la circulation
2 personnes
- 47
Servir le café et le thé
2 personnes
- 48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 50
Vider les poubelles
2 personnes
- 51
Vérifier les toilettes
- 52
Enregistrer les objets trouvés
- 53
Animer les dernières présentations
2 personnes
- 54
Faire le check-out des exposants
2 personnes
- 55
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes
Suivi
- 56
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 58
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
- 59
Retirer la décoration
2 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 62
Rassembler les déchets
3 personnes
- 63
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 64
Inventorier le matériel
2 personnes
- 65
Retourner les matériels
2 personnes
- 66
Ranger le stock restant
2 personnes
- 67
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de standqté 24
- Tables de standqté 6
- Chaisesqté 80
- Chaises pliantesqté 20
- Tabourets de barqté 8
- Panneaux de standqté 16
- Tables de maquillageqté 4
- Poubellesqté 10
- Portants à vêtementsqté 4
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Goulottes de câblesqté 10
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
- Caisses pour espècesqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
- Antivols pour ordinateur portableqté 2
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 12
- Éclairage d’ambianceqté 6
Décoration
- Panneaux numérotés des standsqté 24
- Panneaux de signalisationqté 12
- Affiches du programmeqté 10
- Plansqté 100
- Supports de bannièreqté 4
- Drapeauxqté 8
- Nappesqté 30
- Pâte adhésiveqté 10
- Ruban de masquageqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Louches à soupeqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 3
- plateauxqté 8
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Chariots de ménageqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Contacte les exposants avant de publier largement l’événement : demande à chacun ses besoins en table, chaise, alimentation électrique et livraison. Confirme ensuite les participations afin que le plan des stands corresponde aux engagements réels.
- Ouvre les inscriptions après avoir fixé les horaires et le programme provisoire. Prévois un champ pour les besoins alimentaires et traite les réponses au moins une semaine avant le salon pour ajuster les achats et les en-cas.
- Dessine le plan des stands avec des numéros visibles, puis imprime des exemplaires pour l’entrée et les exposants. Réserve aussi une zone clairement libre pour le chargement et le déchargement avant l’ouverture du lieu.
- Teste le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones et la table de mixage avant le jour J. Vérifie également les rallonges, multiprises et goulottes de câbles : les problèmes électriques se découvrent souvent trop tard.
- Prépare les badges nominatifs, les panneaux de programme, les plans et les informations de parking avant l’accueil. Le jour du salon, ouvre le lieu assez tôt pour installer les tables, mettre les boissons au frais et recevoir les exposants sans retarder les visiteurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la pêche ?
- Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, établir le programme et coordonner les livraisons. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les vérifications techniques.
- Quand faut-il contacter les exposants pour un salon de la pêche ?
- Contacte-les dès que la date et les horaires sont fixés, idéalement 10 à 12 semaines avant l’événement. Demande leurs besoins de stand et confirme leur présence environ 3 semaines avant le salon.
- Quand imprimer le plan et la signalétique des stands ?
- Finalise le plan des stands après la dernière confirmation des exposants, généralement 7 à 10 jours avant l’ouverture. Imprime ensuite les plans, les panneaux numérotés et les affiches du programme, avec quelques exemplaires de réserve.
- À quelle heure ouvrir le lieu le jour du salon ?
- Ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet de libérer la zone de chargement, installer les tables, accueillir les exposants, tester le matériel et mettre les boissons au frais.
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