Zo organiseer je een hedendaagse dansvoorstelling

Begin niet met de catering of decoratie, maar met de voorstelling zelf: doelgroep, datum, zaal en technische voorwaarden bepalen de rest. Leg daarna de publieksroute, aanmeldingen en communicatie vast, zodat je weet hoeveel stoelen, programmaboekjes en catering nodig zijn. Controleer muziekbestanden, dansvloer, licht en stroom ruim vóór de speeldag. Op de dag zelf werken vaste overdrachtsmomenten voor entree, techniek, kleedkamers en catering beter dan één algemene checklist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorstelling en doelgroep bepalen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Voorstellingsdatum publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma en publieksinformatie maken
2 personen
9
Tickets en gastenlijst controleren
2 personen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
11
Boodschappen bestellen
12
Reserveringen bevestigen
13
Technische wensen controleren
2 personen
14
Muziekbestanden verzamelen
15
Muziekbestanden back-uppen
16
Dansvloer inspecteren
2 personen
17
Publieksroute bepalen
2 personen
18
Vrijwilligers inplannen
19
Cateringmateriaal verzamelen
2 personen
20
Decoratie controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
23
Verse catering koelen
2 personen
24
Programmaboekjes printen
25
Naamkaartjes en polsbandjes maken
2 personen
26
Technische apparatuur testen
2 personen

Event

27
Zaal leegmaken
4 personen
28
Dansvloer reinigen
2 personen
29
Podiumzone markeren
2 personen
30
Publieksstoelen opstellen
4 personen
31
Entreebalie plaatsen
2 personen
32
Cateringtafels opstellen
2 personen
33
Garderobe inrichten
2 personen
34
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
35
Verlichting richten
2 personen
36
Muziek en microfoon testen
2 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Programmaboekjes klaarleggen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
41
Hapjes presenteren
2 personen
42
Briefing publieksbegeleiders
3 personen
43
Artiesten ontvangen
2 personen
44
Kleedruimte inrichten
2 personen
45
Artiëntenwater klaarzetten
46
Publiek ontvangen
4 personen
47
Tickets controleren
3 personen
48
Garderobe aannemen
2 personen
49
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
50
Voorstelling technisch bedienen
2 personen
51
Pauzedranken serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Pauzegebied schoonhouden
2 personen
54
Tweede deel technisch bedienen
2 personen
55
Artiesten bedanken
2 personen
56
Avondcatering klaarzetten
3 personen
57
Nazitje begeleiden
3 personen
58
Dranken en hapjes serveren
4 personen
59
Garderobe uitgeven
2 personen
60
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

61
Catering afbouwen
3 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
68
Techniek en materialen inpakken
3 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Restanten opslaan
2 personen
71
Gastenlijst administratief afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stapelstoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Entreebalie
Garderoberekkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonaantal 2
Laptop voor muziek
Back-uplaptop
Audio- en stroomkabels
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kledinghangersaantal 180
Ticketscanneraantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Batterijlampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 160
Vorkenaantal 180
Messenaantal 160
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Zwarte doekenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Programmabordenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de zaalindeling vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Teken entreebalie, garderobe, stoelen, kleedkamers en publieksroute in, en controleer of bezoekers de dansvloer niet hoeven te kruisen.
Plan de technische controle minimaal 7 dagen vooraf. Test speakers, audiomixer, microfoon, laptop, back-uplaptop, kabels en licht afzonderlijk; bewaar muziekbestanden op minstens 2 apparaten.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de voorstelling af. Gebruik het definitieve aantal voor stoelen, naamkaartjes, polsbandjes, programmaboekjes en dieetwensen, in plaats van op schattingen te werken.
Koel verse catering pas nadat het aantal gasten is bevestigd en zet houdbare voorraad eerder klaar. Reken per koffiemoment op 1 kopje en per maaltijd op minimaal 1 bord en 1 set bestek per persoon, plus een kleine reserve.
Doe de laatste gebouwronde uiterlijk 2 uur voor aanvang. Inspecteer de dansvloer, plaats zaklampen en batterijlampen, test de publieksroute en wijs per onderdeel één vrijwilliger aan voor entree, garderobe, techniek en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hedendaagse dansvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met doelgroep, locatie, datum en technische wensen. Open het aanmeldformulier zodra de datum en zaal vaststaan; plan de definitieve controle in de laatste 7 dagen.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een dansvoorstelling?: Neem het aantal bevestigde bezoekers als basis en houd 5 tot 10 procent extra stoelen achter de hand. Controleer daarnaast of de zaalindeling voldoende zicht, doorgang en ruimte rond de dansvloer laat.
Wanneer controleer je de techniek voor een dansvoorstelling?: Controleer geluid, licht, stroom en muziekbestanden 7 dagen vooraf en test alles opnieuw op de dag zelf. Bewaar de muziek op een laptop én back-uplaptop, zodat één storing het programma niet stillegt.
Wanneer moet ik catering voor een dansvoorstelling bestellen?: Bestel houdbare producten 5 tot 7 dagen vooraf en bevestig verse catering 2 tot 3 dagen voor de voorstelling. Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen en de verzamelde dieetwensen voor de berekening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.