Eine zeitgenössische Tanzvorstellung organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege spätestens 6 bis 8 Wochen vorher Datum, Zielgruppe und Raumaufteilung fest. Prüfe dabei nicht nur die Sitzplätze, sondern auch Eingangsbereich, Garderobe, Umkleide und den Weg zur Tanzfläche.
• Öffne die Anmeldung mit einer festen Frist, idealerweise 7 bis 10 Tage vor der Vorstellung. Erfasse dabei Ernährungswünsche und gleiche die Anmeldungen anschließend mit Tickets und Gästeliste ab.
• Sichere die Musikdateien mindestens zweimal: auf dem Laptop für die Musik und auf einem Ersatzlaptop. Teste Audiomischpult, aktive Lautsprecher, Mikrofon sowie Audio- und Stromkabel vor dem Einlass.
• Kontrolliere die Tanzfläche und den Publikumsweg am Veranstaltungstag bei Licht und im abgedunkelten Zustand. LED-Spots, Lichtstative, Batterielampen und Taschenlampen sollten vor Beginn einsatzbereit sein.
• Bestelle haltbare Vorräte einige Tage früher und kühle frisches Catering spätestens am Vortag. Drucke Programme, Namensschilder und Armbänder nicht erst kurz vor dem Einlass, sondern sobald die Gästeliste feststeht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine zeitgenössische Tanzvorstellung planen?

Starte etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Aufführungsdatum mit Zielgruppe, Raum und Termin. Die technische Prüfung und die Publikumsinformationen sollten spätestens 10 bis 14 Tage vorher abgeschlossen sein.

Wie viele Sitzplätze brauche ich für eine Tanzvorstellung?

Plane zunächst einen Sitzplatz pro angemeldeter Person und halte zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve bereit. Ziehe den Platz für Eingangsbereich, Garderobenständer und Publikumsweg von der nutzbaren Raumfläche ab.

Wann muss ich die Technik für eine Tanzaufführung testen?

Führe den vollständigen Test mindestens 3 bis 5 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag. Prüfe Musikdateien, Ersatzlaptop, Lautsprecher, Mikrofon, Kabel und Beleuchtung gemeinsam im tatsächlichen Raum.

Wie viel Catering brauche ich für eine Tanzvorstellung?

Kalkuliere die Mengen erst nach Ende der Anmeldefrist anhand der bestätigten Gästeliste. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du pro Person etwa 2 bis 3 Getränke einplanen; Sonderkost sollte separat gezählt und gekennzeichnet werden.

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