Organiser un spectacle de danse contemporaine, étape par étape

Commencez par définir le spectacle, le public attendu et la jauge de la salle avant d’annoncer une date. Ensuite, verrouillez les inscriptions, le parcours du public et les besoins techniques, puis seulement les quantités de catering et la mise en place. Pour une représentation de danse contemporaine, les oublis les plus gênants concernent souvent la piste de danse, les fichiers musicaux de secours et l’accueil des invités. Gardez une vérification finale à J-1 et une équipe clairement répartie le jour même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le spectacle et le public cible
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Publier la date de la représentation
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Créer le programme et les informations au public
2 personnes
9
Vérifier les billets et la liste des invités
2 personnes
10
Calculer les quantités de catering
11
Commander les courses
12
Confirmer les réservations
13
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
14
Rassembler les fichiers musicaux
15
Sauvegarder les fichiers musicaux
16
Inspecter la piste de danse
2 personnes
17
Définir le parcours du public
2 personnes
18
Planifier les bénévoles
19
Rassembler le matériel de restauration
2 personnes
20
Vérifier la décoration
21
Faire les courses
2 personnes
22
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
23
Réfrigérer les produits traiteur frais
2 personnes
24
Imprimer les livrets du programme
25
Créer les badges nominatifs et les bracelets
2 personnes
26
Tester le matériel technique
2 personnes

Événement

27
Vider la salle
4 personnes
28
Nettoyer le sol de danse
2 personnes
29
Marquer la zone du podium
2 personnes
30
Installer les sièges du public
4 personnes
31
Installer le comptoir d’entrée
2 personnes
32
Installer les tables de traiteur
2 personnes
33
Aménager le vestiaire
2 personnes
34
Raccorder le matériel audio
2 personnes
35
Orienter l'éclairage
2 personnes
36
Tester la musique et le micro
2 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Préparer les livrets de programme
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Installer le point café et thé
2 personnes
41
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
42
Briefing des accompagnateurs du public
3 personnes
43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Aménager le vestiaire
2 personnes
45
Préparer l’eau des artistes
46
Accueillir le public
4 personnes
47
Vérifier les billets
3 personnes
48
Garderobe
2 personnes
49
Accompagner le public à la salle
3 personnes
50
Assurer la technique du spectacle
2 personnes
51
Servir les boissons de pause
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Garder la zone de pause propre
2 personnes
54
Gérer la deuxième partie technique
2 personnes
55
Remercier les artistes
2 personnes
56
Mettre en place le service du soir
3 personnes
57
Animer le verre de clôture
3 personnes
58
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
59
Distribuer le vestiaire
2 personnes
60
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

61
Démonter le catering
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
68
Emballer la technique et le matériel
3 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger les restes
2 personnes
71
Clôturer administrativement la liste des invités

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises empilablesqté 160
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Bureau d’accueil
Portantsqté 4
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Mixeur audio
Micro sans filqté 2
Ordinateur portable pour la musique
Ordinateur portable de secours
Câbles audio et d'alimentation
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Cintresqté 180
Scanner de billetsqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes à batterieqté 8
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 160
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 160
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Tissus noirsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux du programmeqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixez la capacité de la salle avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez une place assise par spectateur et gardez un espace dégagé pour la piste, les circulations et les sorties.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires au même moment. Arrêtez les quantités de catering quelques jours avant la représentation, après confirmation des réservations.
Testez le mixeur audio, le micro sans fil, les câbles, les multiprises et les rallonges avant l’arrivée du public. Conservez les fichiers musicaux sur l’ordinateur principal et sur l’ordinateur de secours.
Imprimez les livrets du programme et préparez les badges nominatifs et les bracelets au plus tard la veille. À l’accueil, gardez la liste des invités et les billets dans un ordre facile à contrôler.
Faites une répétition du parcours du public avec les bénévoles : entrée, vestiaire, salle, toilettes et sortie. Vérifiez aussi l’éclairage de la piste avec les projecteurs LED et prévoyez des lampes de poche pour les zones peu éclairées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse contemporaine ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de publier la date, ouvrir les inscriptions, confirmer la salle et traiter les besoins techniques et alimentaires.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un spectacle de danse ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant la représentation, une fois la date, la salle et la jauge confirmées. Fermez ou stabilisez la liste 3 à 5 jours avant pour calculer le catering et préparer l’accueil.
Comment calculer les boissons pour le public ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la présence d’un entracte. Ajoutez une marge de 10 % et séparez les verres à eau, à vin et les tasses à café selon le programme.
Que vérifier la veille d’un spectacle de danse contemporaine ?: Contrôlez la piste de danse, le parcours du public, les fichiers musicaux sur les 2 ordinateurs, l’éclairage et les câbles. Réfrigérez les produits frais, mettez en place les stocks non périssables et préparez les documents d’accueil avant la fin de la journée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.