Zo organiseer je een havenconcert
Begin een havenconcert niet met de artiesten, maar met de kade, vergunningen en veiligheidsvoorwaarden. Daarna leg je de vaste onderdelen vast: artiesten, techniek, beveiliging, EHBO en catering. Werk vervolgens toe naar een sluitend programma, bevestigde leveringen en een draaiboek met contactpersonen. Op de concertdag draait alles om de combinatie van water, stroom, geluid, publieksstromen en snel omschakelen bij ander weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Vergunningen en meldingen controleren
- 2
Locatie en kade reserveren
- 3
Artiesten vastleggen
- 4
Techniek reserveren
- 5
Beveiliging reserveren
- 6
EHBO-bezetting vastleggen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Programma publiceren
- 11
Leveringen bevestigen
- 12
Catering bestellen
- 13
Dranken bestellen
- 14
Weersverwachting controleren
- 15
Draaiboek afdrukken
- 16
Contactlijst afdrukken
- 17
Boodschappen doen
3 personen
- 18
Boodschappen controleren
2 personen
- 19
Dranken koud zetten
3 personen
- 20
Catering voorbereiden
4 personen
- 21
Locatie inspecteren
2 personen
- 22
Afzettingen plaatsen
4 personen
- 23
Podiumvloer controleren
2 personen
- 24
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
- 25
Microfoons aansluiten
2 personen
- 26
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
- 27
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
- 28
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
- 29
Partytenten opzetten
4 personen
- 30
Bar inrichten
3 personen
- 31
Buffet inrichten
3 personen
- 32
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 33
Versiering ophangen
3 personen
- 34
Verlichting testen
2 personen
- 35
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
- 36
Artiesten ontvangen
2 personen
- 37
Artiestenruimte inrichten
2 personen
- 38
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
- 39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 40
Kassa en polsbandjes klaarzetten
2 personen
Event
- 41
Entree openen
3 personen
- 42
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 43
Programma aankondigen
- 44
Koffie en thee serveren
3 personen
- 45
Hapjes serveren
3 personen
- 46
Dranken uitgeven
4 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Buffet bijvullen
2 personen
- 49
Tafels schoonhouden
2 personen
- 50
Afvalbakken legen
2 personen
- 51
Artiesten begeleiden
- 52
Optredens begeleiden
2 personen
- 53
Geluidsniveau controleren
- 54
Verlichting bedienen
- 55
Toezicht bij waterkant houden
2 personen
- 56
Eerste hulp coördineren
- 57
Laatste ronde aankondigen
- 58
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen
Nazorg
- 59
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
- 60
Catering afdekken
3 personen
- 61
Barvoorraad opruimen
2 personen
- 62
Afval verzamelen
4 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Verlichting afbouwen
3 personen
- 67
Geluidsinstallatie afbouwen
4 personen
- 68
Partytenten afbreken
4 personen
- 69
Locatie schoonmaken
5 personen
- 70
Achtergebleven spullen controleren
2 personen
- 71
Materialen inventariseren
2 personen
- 72
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 73
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
- 74
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Buffettafelsaantal 4
- Terrasheatersaantal 3
- Kleedruimteschermaantal 2
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorboxenaantal 3
- XLR-kabelsaantal 15
- Stroomhaspelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelmattenaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtslingersaantal 10
- Batterijlantaarnsaantal 12
- Noodverlichtingaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Kokssetsaantal 4
- Koelmattenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 14
- Podiumachterdoek
- Infobordenaantal 6
- Programmabordenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaaksetsaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Hesjesaantal 12
- Afzethekkenaantal 16
- Antislipmattenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie en controleer vergunningen en meldingen voordat je artiesten vastlegt. Een kade kan beperkingen hebben voor geluid, publiekscapaciteit, eindtijd en het plaatsen van tenten of afzettingen.
- Plan techniek en stroom als één geheel. Stem podium, PA-speakers, mengtafel, monitorboxen, microfoons, kabelmatten en stroomhaspels af en laat de geluidsopbouw ruim vóór de soundcheck beginnen.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Bestel drank niet alleen op het totaal aantal gasten: houd ook rekening met een langere wachtrij tijdens de pauze en zet gekoelde voorraad gefaseerd klaar.
- Maak een apart weersplan voor wind, regen en dalende temperatuur. Controleer de verwachting opnieuw op de dag zelf en zorg dat partytenten, terrasheaters, verlichting en kabelbescherming veilig kunnen worden gebruikt of verwijderd.
- Druk het draaiboek en de contactlijst af en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan. Loop vóór opening de kade, afzettingen, podiumvloer, noodverlichting, vluchtroutes en geluidsinstallatie fysiek na; een checklist op papier vervangt die inspectie niet.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een havenconcert organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 maanden vooraf met locatie, vergunningen, artiesten en techniek. Plan de definitieve leveranciersbevestigingen en het programma uiterlijk 2 tot 3 weken voor de concertdag.
- Welke vergunning heb je nodig voor een havenconcert?
- Dat hangt af van de gemeente, de kade en de omvang van het publiek. Controleer minimaal 3 maanden vooraf welke evenementenvergunningen, geluidsmeldingen, veiligheidsplannen en eventuele water- of verkeersafspraken nodig zijn.
- Wanneer moet de techniek voor een havenconcert worden opgebouwd?
- Reserveer op de concertdag minstens 4 tot 6 uur voor podium, PA, microfoons, verlichting en bekabeling, afhankelijk van de technische productie. Laat vóór de publieksinloop een volledige soundcheck en veiligheidscontrole uitvoeren.
- Hoe bereid je een havenconcert voor op slecht weer?
- Maak uiterlijk 48 uur vooraf een besluitmoment op basis van de weersverwachting en controleer wind- en regenrisico’s opnieuw op de ochtend zelf. Leg vooraf vast wanneer je tenten, podiumdelen, stroom en programmaonderdelen aanpast of aflast.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!