Cómo organizar un concierto en el puerto sin perder el control

Un concierto en el puerto combina música, público, operaciones técnicas y riesgos propios del agua y del viento. Empieza por los permisos, el recinto y los artistas; después cierra la técnica, la seguridad y el catering antes de anunciar el programa. La última semana sirve para confirmar entregas, compras y previsión meteorológica. El día del concierto, una inspección del muelle y una prueba completa de sonido deben estar terminadas antes de que llegue el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Comprobar permisos y notificaciones
2
Reservar el recinto y el muelle
3
Confirmar a los artistas
4
Reservar técnica
5
Reservar seguridad
6
Asignar personal de primeros auxilios
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Publicar el programa
11
Confirmar entregas
12
Pedir el catering
13
Pedir bebidas
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Imprimir el plan de trabajo
16
Imprimir la lista de contactos
17
Hacer la compra
3 personas
18
Comprobar las compras
2 personas
19
Enfriar las bebidas
3 personas
20
Preparar el catering
4 personas
21
Inspeccionar el lugar
2 personas
22
Colocar las barreras
4 personas
23
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
24
Montar el sistema de sonido
4 personas
25
Conectar los micrófonos
2 personas
26
Montar la instalación de iluminación
3 personas
27
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
28
Colocar mesas y sillas
5 personas
29
Montar carpas
4 personas
30
Montar la barra
3 personas
31
Montar el buffet
3 personas
32
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Probar la iluminación
2 personas
35
Realizar la prueba de sonido
4 personas
36
Recibir a los artistas
2 personas
37
Montar la zona de artistas
2 personas
38
Realizar el control de seguridad
3 personas
39
Instruir a los voluntarios
2 personas
40
Preparar la caja y las pulseras
2 personas

Evento

41
Abrir la entrada
3 personas
42
Recibir a los visitantes
4 personas
43
Anunciar el programa
44
Servir café y té
3 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Repartir bebidas
4 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer el bufé
2 personas
49
Mantener las mesas limpias
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Acompañar a los artistas
52
Coordinar las actuaciones
2 personas
53
Comprobar el nivel de sonido
54
Manejar la iluminación
55
Mantener vigilancia junto al agua
2 personas
56
Coordinar primeros auxilios
57
Anunciar la última ronda
58
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas

Seguimiento

59
Apagar el equipo de sonido
3 personas
60
Cubrir el catering
3 personas
61
Ordenar el stock del bar
2 personas
62
Recoger la basura
4 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
5 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Desmontar la iluminación
3 personas
67
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
68
Desmontar las carpas
4 personas
69
Limpiar el lugar
5 personas
70
Comprobar objetos olvidados
2 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Guardar la comida sobrante
2 personas
74
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Estufas de terrazacant. 3
Pantalla para vestuarioscant. 2

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cajas de monitorcant. 3
Cables XLRcant. 15
Enrollacablescant. 6
Cables alargadorescant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 10
Linternas a pilascant. 12
Iluminación de emergenciacant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Cubiterascant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Sets de cocinacant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 14
Telón de fondo del escenario
Carteles informativoscant. 6
Carteles del programacant. 3

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Kits de limpiezacant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecoscant. 12
Vallas de separacióncant. 16
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y la reserva del recinto antes de enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para resolver notificaciones, condiciones del muelle o limitaciones de horario.
Confirma por escrito a artistas, técnica, seguridad y primeros auxilios en la misma fase. Como mínimo, asigna una persona responsable de cada área y reúne sus teléfonos en una lista impresa.
Publica el programa solo cuando tengas confirmados los horarios de montaje, pruebas de sonido y actuaciones. Reserva entre 60 y 90 minutos para la prueba de sonido antes de abrir el acceso.
Comprueba el tiempo 7 días antes y vuelve a revisarlo la víspera. En un puerto, las carpas, el escenario, los cables y la iluminación de emergencia necesitan una respuesta concreta si aparecen viento o lluvia.
Haz la inspección del lugar antes del montaje: revisa el suelo del escenario, coloca barreras y protege cables con alfombrillas. Enfría las bebidas y comprueba las compras el mismo día para detectar faltas antes de abrir el catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en el puerto?: Empieza al menos 8 semanas antes. Los permisos, la reserva del muelle, los artistas y la técnica deben estar encaminados antes de anunciar el concierto; deja la última semana para confirmaciones y compras.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Programa la prueba entre 60 y 90 minutos antes de la apertura al público. Conecta micrófonos, cajas DI, monitores y PA con tiempo suficiente para corregir ruidos o cables defectuosos.
¿Qué hacer si cambia el tiempo antes del concierto?: Revisa la previsión 7 días antes y otra vez la víspera. Define entonces si mantienes las carpas y el montaje, ajustas horarios o necesitas una alternativa para proteger escenario, equipo y público.
¿Cuándo se prepara el catering y se enfrían las bebidas?: Comprueba las compras el mismo día y enfría las bebidas antes de que llegue el público. Prepara el catering después de inspeccionar el lugar y confirmar que las entregas están completas.

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