Ein Hafenkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Hafenkonzert müssen Bühne, Steg, Publikum und Technik denselben Zeitplan teilen. Beginne deshalb nicht mit dem Programm, sondern mit Genehmigungen, Location und Sicherheitskonzept. Danach folgen Künstler, Technik, Einladungen und Catering. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Lieferungen zu bestätigen, Wetterrisiken abzufangen und den Aufbau am Wasser sauber zu koordinieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 2
Location und Steg reservieren
- 3
Künstler festlegen
- 4
Technik reservieren
- 5
Sicherheit buchen
- 6
Ersthelfer-Besetzung festlegen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Programm veröffentlichen
- 11
Lieferungen bestätigen
- 12
Catering bestellen
- 13
Getränke bestellen
- 14
Wettervorhersage prüfen
- 15
Drehbuch ausdrucken
- 16
Kontaktliste ausdrucken
- 17
Einkaufen gehen
3 Personen
- 18
Einkäufe prüfen
2 Personen
- 19
Getränke kalt stellen
3 Personen
- 20
Catering vorbereiten
4 Personen
- 21
Location inspizieren
2 Personen
- 22
Absperrungen aufstellen
4 Personen
- 23
Bühnenboden prüfen
2 Personen
- 24
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
- 25
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 26
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
- 27
Stromversorgung anschließen
3 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 30
Bar einrichten
3 Personen
- 31
Buffet aufbauen
3 Personen
- 32
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Beleuchtung testen
2 Personen
- 35
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 36
Künstler empfangen
2 Personen
- 37
Künstlerraum einrichten
2 Personen
- 38
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
- 39
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 40
Kasse und Armbänder bereitstellen
2 Personen
Event
- 41
Eingang öffnen
3 Personen
- 42
Besucher empfangen
4 Personen
- 43
Programm ankündigen
- 44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke ausgeben
4 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Buffet nachfüllen
2 Personen
- 49
Tische sauber halten
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Künstler betreuen
- 52
Auftritte betreuen
2 Personen
- 53
Lautstärke kontrollieren
- 54
Beleuchtung bedienen
- 55
Aufsicht am Wasserufer
2 Personen
- 56
Erste Hilfe koordinieren
- 57
Letzte Runde ankündigen
- 58
Besucher sicher abreisen lassen
4 Personen
Nachbereitung
- 59
Tonanlage ausschalten
3 Personen
- 60
Catering abdecken
3 Personen
- 61
Barvorrat aufräumen
2 Personen
- 62
Abfall sammeln
4 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Beleuchtung abbauen
3 Personen
- 67
Tonanlage abbauen
4 Personen
- 68
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 69
Location reinigen
5 Personen
- 70
Zurückgelassene Gegenstände kontrollieren
2 Personen
- 71
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 74
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 12
- BuffetischeAnz. 4
- TerrassenheizerAnz. 3
- UmkleidewandschirmAnz. 2
Ausstattung
- BühnenelementeAnz. 12
- PA-LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorboxenAnz. 3
- XLR-KabelAnz. 15
- KabeltrommelnAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelmattenAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichterkettenAnz. 10
- BatterielaternenAnz. 12
- NotbeleuchtungAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KochsetsAnz. 4
- KühlmattenAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 14
- Bühnenhintergrund
- InfotafelnAnz. 6
- ProgrammschilderAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungssetsAnz. 3
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
- WarnwestenAnz. 12
- AbsperrgitterAnz. 16
- Rutschfeste MattenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe Genehmigungen und Meldungen zuerst und reserviere Location und Steg erst verbindlich, wenn Zuständigkeiten, Zugang und Nutzungszeiten geklärt sind. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein.
- Lege Künstler, Programm und Technik gemeinsam fest: Ein Mikrofon für Moderation reicht bei mehreren Auftritten nicht automatisch aus. Reserviere PA-Lautsprecher, Mischpult, Monitorboxen, DI-Boxen und passende XLR-Kabel mit mindestens 3 Wochen Vorlauf.
- Plane Sicherheit nicht nur für das Konzertgelände, sondern auch für Steg, Zugänge und Kabelwege. Buche Sicherheitskräfte und lege die Ersthelfer-Besetzung spätestens 4 Wochen vor dem Termin fest.
- Erfasse Ernährungswünsche mit den Anmeldungen und bestelle Catering und Getränke erst nach dem Anmeldeschluss. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle die Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig kalt.
- Führe am Vortag eine Wetter- und Aufbaukontrolle durch: Partyzelte, Kabelmatten, Notbeleuchtung und Batterielaternen müssen vorhanden und einsatzbereit sein. Am Veranstaltungstag prüfst du zuerst Location, Bühnenboden und Absperrungen, bevor Beschallung und Mikrofone aufgebaut werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Hafenkonzert anmelden?
- Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Genehmigungen und Meldungen. Für einen Termin am Wasser können zusätzlich Absprachen mit Betreiber, Sicherheitsdienst und Technik nötig sein.
- Wann sollte man die Technik für ein Hafenkonzert buchen?
- Reserviere Beschallungsanlage, Mikrofone, Bühne und Beleuchtung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert. Die endgültige technische Liste sollte feststehen, sobald Künstler und Programm bestätigt sind.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Hafenkonzert?
- Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Bestelle alkoholfreie Getränke zusätzlich und halte einen Teil der Getränke als Reserve zurück.
- Was muss am Tag vor dem Hafenkonzert geprüft werden?
- Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Lieferungen, Aufbauzugang, Kabelwege und die Funktion der Notbeleuchtung. Drucke außerdem Drehbuch und Kontaktliste aus, damit sie beim Aufbau unabhängig von Handy oder Internet verfügbar sind.
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