Organiser un concert du port, étape par étape

Un concert du port se prépare d’abord comme un projet de site : le quai, les autorisations et la sécurité doivent être verrouillés avant de communiquer le programme. Ensuite viennent les artistes, la technique, les secours, le catering et les boissons. La dernière semaine sert surtout à confirmer les livraisons, suivre la météo et imprimer les informations utiles. Le jour J, prévoyez une inspection du lieu avant l’installation de la scène, du son, des barrières et du service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier les autorisations et les déclarations
2
Réserver le lieu et le quai
3
Réserver les artistes
4
Réserver la technique
5
Réserver la sécurité
6
Assurer la présence des secours
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Publier le programme
11
Confirmer les livraisons
12
Commander le catering
13
Commander des boissons
14
Vérifier les prévisions météo
15
Imprimer le déroulé
16
Imprimer la liste de contacts
17
Faire les courses
3 personnes
18
Vérifier les courses
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
3 personnes
20
Préparer le service traiteur
4 personnes
21
Inspecter le lieu
2 personnes
22
Installer les barrières
4 personnes
23
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
24
Installer le système de sonorisation
4 personnes
25
Brancher les microphones
2 personnes
26
Monter l’installation lumière
3 personnes
27
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
5 personnes
29
Installer les tentes de fête
4 personnes
30
Aménager le bar
3 personnes
31
Installer le buffet
3 personnes
32
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Tester l’éclairage
2 personnes
35
Effectuer la vérification du son
4 personnes
36
Accueillir les artistes
2 personnes
37
Aménager la loge des artistes
2 personnes
38
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes
40
Préparer la caisse et les bracelets
2 personnes

Événement

41
Ouvrir l’entrée
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Annoncer le programme
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Distribuer les boissons
4 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
49
Garder les tables propres
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Accompagner les artistes
52
Accompagner les spectacles
2 personnes
53
Vérifier le niveau sonore
54
Gérer l’éclairage
55
Assurer la surveillance au bord de l’eau
2 personnes
56
Coordonner les premiers secours
57
Annoncer le dernier tour
58
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

59
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
60
Couvrir le service traiteur
3 personnes
61
Ranger le stock du bar
2 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter l’éclairage
3 personnes
67
Démonter la sono
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Nettoyer le lieu
5 personnes
70
Vérifier les objets oubliés
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Chauffages de terrasseqté 3
Paravent pour vestiairesqté 2

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 3
Câbles XLRqté 15
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes à pilesqté 12
Éclairage de secoursqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 4
Coffrets de cuisineqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 14
Fond de scène
Panneaux d’informationqté 6
Panneaux du programmeqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Kits de nettoyageqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Giletsqté 12
Barrières de sécuritéqté 16
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et la réservation du lieu et du quai. Faites valider ces points avant d’envoyer les invitations, car une modification tardive peut obliger à revoir les horaires et le plan d’installation.
Réservez séparément les artistes, la technique, la sécurité et les secours. Confirmez par écrit les horaires d’arrivée : les équipes son et scène doivent avoir accès au quai avant l’ouverture au public.
Publiez le programme seulement après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Gardez une liste actualisée des contacts et des participants jusqu’au jour du concert.
À quelques jours de l’événement, confirmez chaque livraison, vérifiez les prévisions météo et prévoyez une solution pour les tentes, le chauffage et l’éclairage. Le vent et l’humidité peuvent modifier l’installation sur le quai.
Le jour J, inspectez le sol avant de poser le podium et les câbles. Installez les passe-câbles, testez les microphones et le système de sonorisation, puis mettez les boissons au frais avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert du port ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le quai, obtenir les autorisations, engager les artistes et organiser la technique. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et le suivi météo.
Quand faut-il réserver la technique pour un concert ?: Réservez la sonorisation et l’éclairage dès que les artistes et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Transmettez ensuite les besoins en microphones, retours, câbles et alimentation électrique.
Quand vérifier la météo pour un concert du port ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une nouvelle 48 heures avant et le matin même. Sur un quai, le vent compte autant que la pluie pour les tentes, le podium, les barrières et le matériel électrique.
Que faut-il préparer la veille d’un concert du port ?: Confirmez les livraisons, faites et vérifiez les courses, imprimez le déroulé et la liste de contacts, puis mettez les boissons au frais si le stockage le permet. Réservez le matin du concert à l’inspection du lieu et aux installations.

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