Zo organiseer je een harmonieconcert

Begin met de vaste basis: leg de concertdatum en locatie vast en maak daarna het repertoire, de bezetting en de programmaopbouw definitief. Pas wanneer musici en partituren gecontroleerd zijn, kun je uitnodigingen, online publicatie en praktische ontvangst goed plannen. Werk vervolgens naar de concertdag toe met vrijwilligers, drukwerk, catering en techniek. Reserveer op de dag zelf tijd voor het opstellen van publieksstoelen, orkeststoelen en lessenaars én voor een aparte controle van zaal en backstage.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum vastleggen
2 personen
2
Locatie bevestigen
2 personen
3
Repertoire definitief maken
3 personen
4
Partijen en partituren controleren
3 personen
5
Musici bevestigen
2 personen
6
Programmaopbouw vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Concert online publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Dranklevering bestellen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Programma laten drukken
14
Partituren kopiëren
3 personen
15
Naambadges voorbereiden
16
Route en parkeren publiceren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Catering voorbereiden
3 personen
20
Concertmaterialen verzamelen
2 personen
21
Partijen per musicus klaarleggen
3 personen

Event

22
Locatie openen
2 personen
23
Zaal en backstage controleren
2 personen
24
Stoelen voor publiek opstellen
6 personen
25
Orkeststoelen opstellen
4 personen
26
Muzieklessenaars plaatsen
4 personen
27
Dirigentenplek inrichten
2 personen
28
Ontvangsttafel opbouwen
2 personen
29
Cateringtafel opbouwen
3 personen
30
Decoratie ophangen
2 personen
31
Wegwijzers plaatsen
2 personen
32
Verlichting controleren
2 personen
33
Elektrische aansluitingen controleren
2 personen
34
Partituren uitdelen
3 personen
35
Instrumenten opstellen
6 personen
36
Klankbalans controleren
4 personen
37
Doorloop met orkest uitvoeren
25 personen
38
Musici ontvangen
2 personen
39
Publiek ontvangen
4 personen
40
Programma's uitdelen
2 personen
41
Kaarten en donaties verwerken
2 personen
42
Concert openen
43
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
44
Pauzedranken serveren
5 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Pauzezaal netjes houden
2 personen
47
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
48
Applausmoment begeleiden
49
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
50
Musici napraten en bedanken
2 personen
51
Restanten catering verzamelen
3 personen
52
Instrumenten en partituren verzamelen
6 personen

Nazorg

53
Orkestopstelling afbreken
6 personen
54
Publieksstoelen afbreken
6 personen
55
Tafels en decoratie afbreken
4 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
58
Zaal schoonmaken
4 personen
59
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
60
Materialen terugbrengen
3 personen
61
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
63
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 160
Orkeststoelenaantal 35
Klaptafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 35
Dirigentenlessenaar
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Muziekstandaardlampenaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opslagbakkenaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumdoekenaantal 2
Bloemstukkenaantal 4
Programmabordenaantal 3
Naambadgesaantal 40

Verlichting

LED-werklampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg repertoire, programmaopbouw en bezetting uiterlijk enkele weken voor het concert vast. Controleer daarna per musicus of de juiste partij of partituur beschikbaar is; ontbrekende kopieën vallen anders vaak pas bij het inspelen op.
Publiceer route en parkeren tegelijk met de uitnodiging. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen tot uiterlijk 7 dagen voor het concert, zodat je catering en zitplaatsen niet op aannames baseert.
Plan de opbouw in vaste blokken: eerst zaal en backstage controleren, daarna publieksstoelen en orkeststoelen plaatsen en vervolgens lessenaars, microfoons en speakers aansluiten. Houd minimaal 60 minuten over voor een technische test.
Maak per vrijwilliger een duidelijke taak en diensttijd. Wijs naast ontvangst en catering ook iemand aan voor de garderobe, het klaarleggen van partijen en het oplossen van praktische vragen tijdens het concert.
Koel dranken pas nadat de locatie en koeling zijn gecontroleerd en leg koffie- en theebenodigdheden bij elkaar op de ontvangst- of cateringtafel. Zet partituren, naambadges en programma's op aparte, gelabelde plekken zodat ze niet tussen de concertmaterialen verdwijnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een harmonieconcert organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf vast. Plan repertoire, musici en programma uiterlijk 8 weken voor het concert definitief; drukwerk en catering volgen daarna.
Wanneer moet je de musici en partituren bevestigen?: Bevestig musici ongeveer 8 weken vooraf en controleer partijen en partituren uiterlijk 4 weken voor het concert. Zo blijft er nog tijd over om ontbrekende kopieën te maken en wijzigingen in de bezetting te verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een harmonieconcert op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor zaalopbouw, orkestopstelling, ontvangsttafel en techniek. Reserveer daarna minstens 60 minuten voor microfoons, mengpaneel, speakers en een korte geluidscontrole.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een harmonieconcert?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en publiceer het concert online op hetzelfde moment. Sluit aanmeldingen 7 dagen voor het concert als je drank, catering of zitplaatsen op aantallen moet afstemmen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.