Organiser un concert d’harmonie, étape par étape

Un concert d’harmonie se prépare dans un ordre précis : date et lieu d’abord, programme et effectif ensuite, puis accueil, logistique et installation. Les oublis les plus fréquents concernent les partitions, les besoins alimentaires, le refroidissement des boissons et la répartition des bénévoles. Prévoyez aussi un temps dédié aux coulisses et aux pupitres, pas seulement à la salle du public. Ce plan rassemble les étapes nécessaires pour arriver au jour du concert avec un ensemble prêt à jouer et une équipe qui sait quoi faire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du concert
2 personnes
2
Confirmer le lieu
2 personnes
3
Finaliser le programme
3 personnes
4
Vérifier les parties et les partitions
3 personnes
5
Confirmer les musiciens
2 personnes
6
Définir la structure du programme
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le concert en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Commander la livraison de boissons
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Faire imprimer le programme
14
Copier les partitions
3 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
16
Publier l’itinéraire et le stationnement
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer le service traiteur
3 personnes
20
Rassembler le matériel de concert
2 personnes
21
Préparer les parties par musicien
3 personnes

Événement

22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier la salle et les coulisses
2 personnes
24
Installer les chaises pour le public
6 personnes
25
Installer les sièges de l'orchestre
4 personnes
26
Installer les pupitres
4 personnes
27
Aménager la place du chef d’orchestre
2 personnes
28
Monter la table d’accueil
2 personnes
29
Monter la table de catering
3 personnes
30
Installer la décoration
2 personnes
31
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
32
Vérifier l'éclairage
2 personnes
33
Vérifier les branchements électriques
2 personnes
34
Distribuer les partitions
3 personnes
35
Installer les instruments
6 personnes
36
Vérifier l’équilibre sonore
4 personnes
37
Réaliser la répétition avec l'orchestre
25 personnes
38
Accueillir les musiciens
2 personnes
39
Accueillir le public
4 personnes
40
Distribuer les programmes
2 personnes
41
Traiter les cartes et les dons
2 personnes
42
Ouvrir le concert
43
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
44
Servir les boissons de pause
5 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Maintenir la salle de pause en ordre
2 personnes
47
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
48
Animer le moment des applaudissements
49
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
50
Échanger avec les musiciens et les remercier
2 personnes
51
Rassembler les restes du catering
3 personnes
52
Rassembler les instruments et les partitions
6 personnes

Suivi

53
Démonter la structure de l’orchestre
6 personnes
54
Démonter les sièges du public
6 personnes
55
Démonter les tables et la décoration
4 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
58
Nettoyer la salle
4 personnes
59
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
60
Rapporter le matériel
3 personnes
61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
62
Rassembler les objets trouvés
63
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 160
Chaises d’orchestreqté 35
Tables pliantesqté 8
Table d’accueil
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Lampes de pupitreqté 10
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Bacs de rangementqté 10

Décoration

Nappesqté 8
Tentures de scèneqté 2
Compositions floralesqté 4
Panneaux du programmeqté 3
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de diffuser l’annonce. Une fois le programme presque finalisé, confirmez chaque musicien et vérifiez que chaque partie existe pour l’instrument concerné.
Traitez les partitions au moins quelques jours avant le concert : copiez-les, préparez un jeu par musicien et contrôlez les changements de dernière minute. Une seule partie manquante peut retarder toute la répétition.
Ne gardez pas l’accueil pour la dernière heure. Préparez les invitations, les inscriptions, les badges nominatifs, l’itinéraire et le stationnement suffisamment tôt pour pouvoir corriger les informations avant publication.
Répartissez les bénévoles par créneau et par zone : accueil, public, coulisses, boissons et service traiteur. Prévoyez une personne qui ouvre le lieu et vérifie la salle avant l’arrivée des musiciens.
Installez séparément les chaises du public et les sièges de l’orchestre, puis testez les pupitres, microphones, pieds de micro, rallonges et multiprises. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le service et gardez les boissons chaudes dans des thermos.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’harmonie ?: Prévoyez idéalement au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et les musiciens, finaliser le programme, publier les informations et préparer les partitions.
Quand faut-il confirmer les musiciens et le programme ?: Confirmez l’effectif dès que la date et le lieu sont fixés, puis finalisez le programme plusieurs semaines avant le concert. Les parties et partitions doivent être vérifiées avant la dernière répétition.
Quand préparer la salle pour un concert d’harmonie ?: Ouvrez le lieu assez tôt le jour même pour vérifier la salle et les coulisses avant l’installation. Prévoyez ensuite un créneau distinct pour les chaises du public, les sièges de l’orchestre et les tests techniques.
Combien de temps avant le concert faut-il préparer les boissons ?: Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil du public, surtout si les glacières doivent être remplies progressivement. Préparez aussi les machines à café, bouilloires et thermos avant le début du service.

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