So organisierst du ein Harmoniekonzert
Bei einem Harmoniekonzert entscheidet nicht nur das musikalische Programm über den Ablauf. Du musst Termin, Location, Musiker, Noten, Technik und Helfer so aufeinander abstimmen, dass am Veranstaltungstag niemand suchen oder improvisieren muss. Beginne mit Termin und Raum, bestätige danach Besetzung und Repertoire und arbeite dich anschließend bis zu Einlass, Catering und Aufbau vor. Plane die letzten Kontrollen spätestens am Vortag ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Konzerttermin festlegen
2 Personen
- 2
Location bestätigen
2 Personen
- 3
Repertoire endgültig festlegen
3 Personen
- 4
Beiträge und Notenblätter kontrollieren
3 Personen
- 5
Musiker bestätigen
2 Personen
- 6
Programmaufbau festlegen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Konzert online veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Getränkelieferung bestellen
- 12
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 13
Programm drucken lassen
- 14
Noten kopieren
3 Personen
- 15
Namensschilder vorbereiten
- 16
Anfahrt und Parken veröffentlichen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Catering vorbereiten
3 Personen
- 20
Konzertmaterialien zusammentragen
2 Personen
- 21
Partien pro Musiker bereitlegen
3 Personen
Event
- 22
Location öffnen
2 Personen
- 23
Saal und Backstage kontrollieren
2 Personen
- 24
Stühle für das Publikum aufstellen
6 Personen
- 25
Orchesterstühle aufstellen
4 Personen
- 26
Notenständer aufstellen
4 Personen
- 27
Dirigentenplatz einrichten
2 Personen
- 28
Empfangstisch aufbauen
2 Personen
- 29
Catering-Tisch aufbauen
3 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 31
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 32
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 33
Elektrische Anschlüsse prüfen
2 Personen
- 34
Partituren verteilen
3 Personen
- 35
Instrumente aufstellen
6 Personen
- 36
Klangbalance prüfen
4 Personen
- 37
Orchester-Durchlauf durchführen
25 Personen
- 38
Musiker empfangen
2 Personen
- 39
Publikum empfangen
4 Personen
- 40
Programme ausgeben
2 Personen
- 41
Karten und Spenden bearbeiten
2 Personen
- 42
Konzert eröffnen
- 43
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
- 44
Pausengetränke servieren
5 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
- 47
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
- 48
Applausmoment begleiten
- 49
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 50
Mit Musikern nachbesprechen und bedanken
2 Personen
- 51
Catering-Reste sammeln
3 Personen
- 52
Instrumente und Notenblätter zusammenstellen
6 Personen
Nachbereitung
- 53
Orchesteraufbau abbauen
6 Personen
- 54
Publikumssitze abbauen
6 Personen
- 55
Tische und Dekoration abbauen
4 Personen
- 56
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 57
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 58
Saal reinigen
4 Personen
- 59
Toiletten überprüfen und reinigen
2 Personen
- 60
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 61
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 62
Fundsachen sammeln
- 63
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PublikumssitzeAnz. 160
- OrchesterstühleAnz. 35
- KlappischeAnz. 8
- Empfangstisch
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 35
- Dirigentenpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- NotenständerlampenAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- TeegläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- TortenplattenAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
- GebäckgabelnAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 10
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BühnentücherAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 4
- ProgrammschilderAnz. 3
- NamensschilderAnz. 40
Beleuchtung
- LED-ArbeitslampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Location zuerst fest und bestätige beides schriftlich. Erst danach solltest du Einladungen verschicken oder das Konzert online veröffentlichen.
- Sammle Beiträge und Notenblätter frühzeitig ein und kontrolliere sie mindestens zwei Wochen vor dem Konzert. Kopiere fehlende Stimmen anschließend nach Musiker und lege jede Partie am jeweiligen Notenpult bereit.
- Plane das Programm mit festen Übergängen statt nur mit einer Liste von Stücken. Berücksichtige Ansagen, Umbesetzungen und kurze Pausen, damit die Gesamtdauer für das Publikum realistisch bleibt.
- Teste Mikrofone, Mischpult, aktive Lautsprecher und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Gaffer Tape und Notenständerlampen werden oft erst beim Aufbau vermisst, wenn kaum noch Zeit für Ersatz bleibt.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Bestelle Getränke mit Reserve, kühle sie rechtzeitig und teile Freiwillige für Empfang, Garderobe, Catering und Abbau mit konkreten Uhrzeiten ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Harmoniekonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Musikerbestätigung. Repertoire, Noten und Programm sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Konzert feststehen.
- Wann sollte ich die Einladungen für ein Harmoniekonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vorher, damit Sitzplätze, Getränke und besondere Ernährungswünsche planbar bleiben.
- Was muss am Tag des Harmoniekonzerts zuerst aufgebaut werden?
- Öffne die Location zuerst und kontrolliere Saal und Backstage. Stelle danach Publikumssitze, Orchesterstühle, Notenpulte und Technik auf; plane für diesen Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Harmoniekonzert?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser für Musiker und Helfer. Bestelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, besonders wenn Einlass und Konzert länger als 2 Stunden dauern.
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