Zo organiseer je een handelsbeurs zonder last-minute chaos

Een handelsbeurs organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met doelgroep, exposanten en zaalcapaciteit. Leg eerst vast wie je uitnodigt, hoeveel standplaatsen nodig zijn en welke route bezoekers door de ruimte volgen. Daarna werk je aan aanmeldingen, voorwaarden, programma en praktische informatie. De meeste problemen ontstaan wanneer standindeling, dieetwensen, techniek en laad- en lostijden pas in de laatste week worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en doelgroep vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Exposantenvoorwaarden versturen
2 personen
7
Standplaatsen toewijzen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma definitief maken
2 personen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Bewegwijzering ontwerpen
13
Naambadges voorbereiden
2 personen
14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
15
Catering reserveren
2 personen
16
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
17
Techniek testen
2 personen
18
Exposanten praktisch informeren
2 personen
19
Voorraad kantoorartikelen kopen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Laad- en loszone afzetten
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Standwanden plaatsen
4 personen
26
Exposantenstands nummeren
2 personen
27
Stroompunten verdelen
2 personen
28
Registratiebalie opbouwen
2 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Decoratie ophangen
2 personen
31
Presentatieruimte inrichten
3 personen
32
Promotiemateriaal per stand klaarleggen
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Catering klaarzetten
3 personen
35
Registratielijst klaarleggen
36
Techniek en microfoon testen
2 personen
37
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

38
Bezoekers registreren
3 personen
39
Badges uitdelen
2 personen
40
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
41
Bezoekers informeren
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Presentaties aankondigen
45
Presentaties begeleiden
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Standvragen doorgeven
51
Deelnemersaantallen bijhouden
52
Eindsignaal aankondigen
53
Exposanten uitchecken
2 personen
54
Gevonden voorwerpen registreren

Nazorg

55
Exposanten laten afbouwen
4 personen
56
Standmaterialen verzamelen
3 personen
57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Dranken en voedsel opruimen
3 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
63
Materiaal naar opslag brengen
3 personen
64
Huurmateriaal retourneren
2 personen
65
Gevonden voorwerpen veiligstellen
66
Openstaande exposantenvragen afhandelen
2 personen
67
Bedankbericht versturen
68
Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 35
Stoelenaantal 110
Statafelsaantal 12
Standwandenaantal 30
Tafelrokkenaantal 35
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Kabelgotenaantal 10
Koelboxenaantal 6
Laptopslotenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Bureaulampenaantal 12

Communicatie

Naambadgehoudersaantal 120
Badgeclipsaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Plattegrondenaantal 120
Standbordjesaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Registratiemappenaantal 3
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 40
Stiftenaantal 20
Plakbandaantal 12
Klittenbandstripsaantal 10
Scharenaantal 6

Decoratie

Plantenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Logo bannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie pas definitief nadat je het verwachte aantal exposanten en bezoekers hebt bepaald. Houd per stand rekening met de benodigde tafelruimte, looproutes en plek voor standwanden; een te krappe indeling los je op de dag zelf nauwelijks op.
Open het aanmeldformulier zodra de exposantenvoorwaarden klaar zijn en sluit de inschrijving op een vaste datum. Verzamel meteen contactgegevens, standbehoefte, presentatiemateriaal en dieetwensen, zodat je niet tientallen losse berichten hoeft na te bellen.
Maak de standindeling eerst op een plattegrond en wijs daarna de standplaatsen toe. Zet op elk standbordje de naam van de exposant en controleer de deelnemerslijst minstens één keer tegen de definitieve aanmeldingen.
Stuur parkeerinformatie, route, opbouwtijd en laad- en losafspraken uiterlijk een week vooraf. Exposanten die pas bij aankomst ontdekken waar ze moeten lossen, veroorzaken snel opstoppingen bij de ingang.
Test techniek vóór de beurs met de laptops, projectoren, schermen, luidsprekers en draadloze microfoons die je daadwerkelijk gebruikt. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten vooraf klaar en plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor opbouw en controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een handelsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en bepaal de doelgroep; gebruik de resterende tijd voor exposanten, aanmeldingen, programma en praktische informatie.
Hoeveel ruimte heb je nodig per stand op een handelsbeurs?: Plan minimaal de ruimte voor een tafel, standwand en twee personen, plus een vrije looproute langs de stand. Maak de indeling op schaal en reserveer daarnaast ruimte voor registratie, catering en presentaties.
Wanneer verstuur je de exposantenvoorwaarden?: Stuur de voorwaarden direct na het openen van de aanmelding, dus meestal 6 tot 8 weken voor de beurs. Vermeld daarin de deadline, standregels, opbouwtijd, techniek en wat exposanten zelf moeten meenemen.
Wanneer moet je de techniek van een handelsbeurs testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 week vooraf en controleer opnieuw op de beursdag. Plan minstens 60 minuten voor het aansluiten van projectoren, schermen, luidsprekers en microfoons voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.