Organiser un salon professionnel sans rien laisser au dernier moment
Un salon professionnel se construit d’abord autour de la date, du public et du lieu, puis autour des exposants et du parcours des visiteurs. Prévoyez assez tôt les inscriptions, l’implantation des stands, le programme et les besoins alimentaires. La dernière semaine doit servir aux vérifications, pas aux décisions structurantes. Le jour J, distinguez clairement le déchargement, l’installation, l’accueil et les présentations pour éviter les embouteillages dès l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir la date et le public cible
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
- 3
Établir la liste des exposants
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 6
Envoyer les conditions des exposants
2 personnes
- 7
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Finaliser le programme
2 personnes
- 11
Envoyer les infos de parking
- 12
Concevoir la signalétique
- 13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 14
Vérifier la liste des participants
2 personnes
- 15
Réserver le catering
2 personnes
- 16
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
- 17
Tester la technique
2 personnes
- 18
Informer les exposants sur les aspects pratiques
2 personnes
- 19
Acheter les fournitures de bureau
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 23
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
- 24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 25
Installer les parois des stands
4 personnes
- 26
Numéroter les stands des exposants
2 personnes
- 27
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
- 28
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
- 29
Installer la signalétique
2 personnes
- 30
Installer la décoration
2 personnes
- 31
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 32
Préparer le matériel promotionnel par stand
2 personnes
- 33
Mettre en place le point café
2 personnes
- 34
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 35
Préparer la liste d’inscription
- 36
Tester la technique et le micro
2 personnes
- 37
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
- 38
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 39
Distribuer les badges
2 personnes
- 40
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
- 41
Informer les visiteurs
2 personnes
- 42
Servir le café et le thé
2 personnes
- 43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 44
Annoncer les présentations
- 45
Animer les présentations
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
- 50
Transmettre les questions du stand
- 51
Suivre le nombre de participants
- 52
Annoncer le signal de fin
- 53
Faire le départ des exposants
2 personnes
- 54
Enregistrer les objets trouvés
Suivi
- 55
Démonter les stands des exposants
4 personnes
- 56
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
- 57
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 58
Ranger les boissons et les aliments
3 personnes
- 59
Faire la vaisselle
2 personnes
- 60
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 62
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
- 63
Acheminer le matériel vers le stockage
3 personnes
- 64
Retourner le matériel loué
2 personnes
- 65
Sécuriser les objets trouvés
- 66
Traiter les questions en attente des exposants
2 personnes
- 67
Envoyer un message de remerciement
- 68
Rassembler les factures et les reçus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 35
- Chaisesqté 110
- Tables hautesqté 12
- Panneaux de standqté 30
- Jupes de tableqté 35
- Portants à vêtementsqté 6
- Poteaux de balisageqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 15
- Goulottes de câblesqté 10
- Glacièresqté 6
- Antivols pour ordinateur portableqté 3
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Lampes de bureauqté 12
Communication
- Supports de badges nominatifsqté 120
- Pinces à badgeqté 120
- Brochures du programmeqté 120
- Plansqté 120
- Panneaux de standqté 30
- Panneaux indicateursqté 20
- Dossiers d’inscriptionqté 3
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 40
- Marqueursqté 20
- Ruban adhésifqté 12
- Bandes de velcroqté 10
- Ciseauxqté 6
Décoration
- Plantesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Bannières avec logoqté 6
- Décoration de tableqté 20
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 120
- Assiettesqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
- Pincesqté 8
- Petits bolsqté 20
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Poubellesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date, le public cible et la capacité de la salle. Réservez ensuite le lieu avec son agencement, en vérifiant que les tables, chaises, tables hautes et parois de stand tiennent réellement dans l’espace disponible.
- Lancez les inscriptions dès que la liste des exposants est assez stable. Envoyez les conditions de participation avant d’attribuer les emplacements, puis gardez une marge pour les changements de dernière minute et les besoins alimentaires.
- Préparez le parcours visiteur au moins deux semaines avant le salon : parking, entrée, accueil, stands, espace de présentation et sortie. Les plans, panneaux indicateurs, badges nominatifs et brochures du programme doivent être cohérents entre eux.
- Testez la technique sur place, pas seulement sur une liste de matériel. Vérifiez chaque ordinateur portable, projecteur, écran, haut-parleur et microphone, puis sécurisez les rallonges, multiprises et câbles avec des goulottes.
- Réservez le catering et contrôlez les boissons avant l’ouverture. Le matin même, balisez la zone de chargement, ouvrez le lieu assez tôt et installez d’abord les tables, chaises et parois de stand avant de distribuer les badges et les documents.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon professionnel ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, ouvrir les inscriptions, attribuer les emplacements, finaliser le programme et organiser la technique.
- Quand faut-il envoyer les invitations à un salon professionnel ?
- Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant l’événement, puis un rappel 10 à 14 jours avant. Fermez ou vérifiez la liste des participants au plus tard 48 heures avant l’ouverture pour préparer les badges et l’accueil.
- Quand attribuer les emplacements aux exposants ?
- Attribuez les emplacements dès que les inscriptions principales sont confirmées, généralement 3 à 4 semaines avant le salon. Envoyez ensuite un plan et les consignes pratiques afin que chaque exposant connaisse son accès, son espace et ses horaires d’installation.
- À quelle heure faut-il ouvrir la salle le jour du salon ?
- Ouvrez la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public si les stands doivent encore être montés. Prévoyez un créneau séparé pour le déchargement, puis gardez 30 minutes pour tester la technique, placer les documents et vérifier les badges.
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