Eine Handelsbörse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Handelsbörse entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf: Erst Zielgruppe, Termin und Raum klären, dann Aussteller gewinnen und Standplätze planen. Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Wünsche, Bedingungen und fehlende Angaben noch bearbeiten kannst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Programm, Beschilderung, Technik und Teilnehmerlisten. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Zeitplan für Anlieferung, Aufbau, Registrierung und den Beginn des Programms.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Zielgruppe festlegen
2 Personen
- 2
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
- 3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Ausstellerbedingungen versenden
2 Personen
- 7
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Programm finalisieren
2 Personen
- 11
Parkinformationen versenden
- 12
Beschilderung entwerfen
- 13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 14
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 15
Catering reservieren
2 Personen
- 16
Präsentationsmaterial sammeln
2 Personen
- 17
Technik testen
2 Personen
- 18
Aussteller praktisch informieren
2 Personen
- 19
Kantoorartikelenvorrat kaufen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Location öffnen
2 Personen
- 23
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Standwände aufstellen
4 Personen
- 26
Ausstellerstände nummerieren
2 Personen
- 27
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
- 28
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 29
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 31
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 32
Werbematerial pro Stand bereitlegen
2 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Catering bereitstellen
3 Personen
- 35
Registrierungsliste bereitlegen
- 36
Technik und Mikrofon testen
2 Personen
- 37
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
- 38
Besucher registrieren
3 Personen
- 39
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 40
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
- 41
Besucher informieren
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 43
Snacks servieren
3 Personen
- 44
Präsentationen ankündigen
- 45
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Buffet nachfüllen
2 Personen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Standfragen weitergeben
- 51
Teilnehmerzahlen erfassen
- 52
Zielsignal ankündigen
- 53
Aussteller auschecken
2 Personen
- 54
Fundgegenstände registrieren
Nachbereitung
- 55
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
- 56
Standmaterial sammeln
3 Personen
- 57
Geräte ausschalten
2 Personen
- 58
Getränke und Essen wegräumen
3 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 60
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 61
Location reinigen
4 Personen
- 62
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 63
Material ins Lager bringen
3 Personen
- 64
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 65
Fundsachen sichern
- 66
Offene Ausstellerfragen bearbeiten
2 Personen
- 67
Dankesnachricht versenden
- 68
Rechnungen und Belege sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 35
- StühleAnz. 110
- StehtischeAnz. 12
- StandwändeAnz. 30
- TischröckeAnz. 35
- KleiderständerAnz. 6
- AbsperrpfostenAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 15
- KabelkanäleAnz. 10
- KühlboxenAnz. 6
- LaptopschlösserAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- SchreibtischlampenAnz. 12
Kommunikation
- NamensschildhalterAnz. 120
- Badge-ClipsAnz. 120
- ProgrammhefteAnz. 120
- PläneAnz. 120
- StandbeschilderungAnz. 30
- WegweiserAnz. 20
- RegistriermappenAnz. 3
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 40
- StifteAnz. 20
- KlebebandAnz. 12
- KlettstreifenAnz. 10
- ScherenAnz. 6
Dekoration
- PflanzenAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 8
- Logo-BannerAnz. 6
- TischdekorationAnz. 20
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 8
- ZangenAnz. 8
- SchälchenAnz. 20
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin, Zielgruppe und Raumaufteilung fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für die Ausstellerliste zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein, weil kurzfristige Absagen oder Nachmeldungen häufig vorkommen.
- Öffne das Anmeldeformular mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Handelsbörse. Frage dort nicht nur Kontaktdaten ab, sondern auch Ernährungswünsche, benötigte Präsentationstechnik und besondere Anforderungen an den Stand.
- Weise Standplätze erst zu, wenn die wichtigsten Anmeldungen geprüft sind. Schicke Standbedingungen, Aufbauzeiten, Parkinformationen und eine einfache Übersicht spätestens 7 Tage vorher an alle Aussteller.
- Teste Laptops, Projektoren, Lautsprecher und Funkmikrofone am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Kabeln. Markiere Kabelwege mit Kabelkanälen und halte Verlängerungskabel sowie Ersatzstifte für Registrierung und Beschilderung bereit.
- Teile den Veranstaltungstag in feste Zeitfenster ein: mindestens 90 Minuten für Anlieferung und Standaufbau, anschließend Registrierung und eine kurze Kontrolle von Namensschildern, Wegweisern, Programmheften und Teilnehmerliste. Sichere die Lade- und Entladezone, bevor die ersten Fahrzeuge eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Handelsbörse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Zielgruppe und Location. Die Ausstelleransprache und das Anmeldeformular sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Handelsbörse?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Standwände und Beschilderung ein. Bei vielen Ausstellern oder zusätzlicher Präsentationstechnik sind 2 bis 3 Stunden realistischer.
- Wann soll ich die Ausstellerbedingungen verschicken?
- Versende die Bedingungen direkt nach der bestätigten Anmeldung und erinnere alle Aussteller spätestens 7 Tage vor der Börse. Park-, Anliefer- und Aufbauhinweise gehören in dieselbe Nachricht.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Handelsbörse?
- Für eine kleinere Handelsbörse solltest du mindestens 3 Helfer einplanen: eine Person für Registrierung, zwei für Aufbau und Ausstellerfragen. Während der Anlieferung sind 4 bis 5 Personen sinnvoll, damit die Ladezone und Standplätze gleichzeitig betreut werden können.
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