Zo organiseer je een grote bruiloft zonder losse eindjes

Begin met de trouwdatum, de gastenlijst en de locatie; die drie keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Reserveer vervolgens vroeg de onderdelen die maar één keer beschikbaar zijn, zoals catering, fotograaf en muziekvoorziening. Werk daarna toe naar de praktische uitwerking: aanmeldingen, dieetwensen, vervoer, zitplan, menukeuze en ceremonieprogramma. De laatste weken draaien vooral om bevestigen, leveren en klaarzetten, inclusief servies, tafels, naamkaartjes en noodcontacten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trouwdatum vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst opstellen
2 personen
3
Locatie reserveren
2 personen
4
Catering reserveren
2 personen
5
Fotograaf reserveren
6
Muziekvoorziening reserveren
7
Getuigen vastleggen
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Cadeaulijst publiceren
11
Trouwboeket bestellen
12
Bloemdecoratie bestellen
13
Taart bestellen
2 personen
14
Vervoer regelen
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
2 personen
17
Kinderopvang regelen
18
Zitplan maken
2 personen
19
Menukeuze bevestigen
2 personen
20
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
21
Tafelschikking uitwerken
2 personen
22
Naamkaartjes maken
2 personen
23
Ceremonieprogramma drukken
2 personen
24
Leveringen bevestigen
25
Noodcontacten verzamelen
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Taart laten bezorgen
2 personen
30
Bloemen ontvangen
2 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Ruimtes controleren
2 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
4 personen
35
Ceremonieplek inrichten
3 personen
36
Versiering ophangen
4 personen
37
Bloemstukken plaatsen
2 personen
38
Tafels dekken
4 personen
39
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
40
Buffet opbouwen
4 personen
41
Geluidsapparatuur testen
2 personen
42
Verlichting testen
2 personen
43
Catering voorbereiden
5 personen
44
Toiletten controleren
45
Welkomsttafel inrichten
2 personen

Event

46
Gasten ontvangen
3 personen
47
Ceremonie begeleiden
3 personen
48
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
49
Groepsfoto begeleiden
2 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Buffet openen
3 personen
53
Diner serveren
5 personen
54
Borden afruimen
4 personen
55
Taart aansnijden
3 personen
56
Koffie en thee serveren
3 personen
57
Dansvloer vrijmaken
2 personen
58
Avondhapjes serveren
3 personen
59
Laatste ronde aankondigen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Restanten verpakken
3 personen
62
Servies afwassen
4 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Decoratie verwijderen
4 personen
65
Meubilair afbreken
4 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Geleende spullen verzamelen
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 6
Trouwtafel
Garderoberekkenaantal 2
Parasolaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Dinerbestekaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Servettenaantal 100
Naamkaartjesaantal 90
Tafelnummersaantal 10
Welkomstbord
Ceremonieboog
Kunstbloemenaantal 12
Bloemenvazenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 4
Confettikanonnenaantal 6
Gastenboek
Pennenaantal 6
Cadeautafelbord

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Muziekstandaard

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Taartmes
Taartplateau
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst de trouwdatum, gastenlijst en locatie vast. Pas daarna kun je het aantal ronde tafels, stoelen, buffettafels en servies betrouwbaar bepalen.
Reserveer catering, fotograaf en muziekvoorziening zo vroeg mogelijk en zet een bevestigingsmoment in je planning. Controleer uiterlijk enkele weken vooraf ook de menukeuze, dieetwensen en levertijden.
Verstuur uitnodigingen niet pas wanneer alle details definitief zijn. Verzamel aanmeldingen in één overzicht en sluit de inventarisatie uiterlijk twee tot drie weken voor de bruiloft af, zodat je het zitplan en de tafelschikking kunt maken.
Plan de opbouw als een apart onderdeel van de dag. Laat iemand controleren of tafelkleden, servetten, naamkaartjes, tafelnummers, glazen, karaffen en serveerschalen op tijd op hun plek staan.
Maak een kort noodoverzicht met contactpersonen voor locatie, catering, vervoer en leveringen. Deel dit uiterlijk een week vooraf met de ceremoniemeester of andere persoon die op de dag zelf beslissingen neemt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een grote bruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 18 maanden voor de trouwdatum met datum, gastenlijst en locatie. Reserveer catering, fotograaf en muziekvoorziening zodra de datum en locatie vaststaan; populaire leveranciers kunnen eerder volgeboekt zijn.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een grote bruiloft versturen?: Verstuur de uitnodigingen doorgaans 3 tot 6 maanden vooraf. Vraag gasten om uiterlijk 4 tot 6 weken voor de bruiloft te reageren, zodat je dieetwensen, vervoer en het zitplan nog kunt verwerken.
Wanneer maak je het zitplan voor een grote bruiloft?: Maak een eerste indeling zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn, ongeveer 6 weken vooraf. Bevestig de tafelschikking en naamkaartjes uiterlijk 1 tot 2 weken voor de bruiloft.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een grote bruiloft?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor het plaatsen van stoelen, tafels en decoratie, en extra tijd voor leveringen en de ceremonieopstelling. Wijs één verantwoordelijke aan die de checklist afloopt voordat de gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.