Zo organiseer je een groepsbruiloft stap voor stap

Een groepsbruiloft organiseren begint niet met decoratie, maar met de datum, gastenlijst en locatie. Leg daarna het trouwprogramma vast en werk terug vanaf de dag zelf: uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen, vervoer, tafelschikking en menu. In de laatste weken controleer je leveringen, huurmaterialen en boodschappen. Reserveer op de dag zelf tijd voor het koelen van dranken, het klaarzetten van tafels en stoelen en het ophalen van de taart.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
2
Locatie en trouwprogramma reserveren
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
2 personen
7
Vervoersbehoeften inventariseren
2 personen
8
Tafelschikking opstellen
2 personen
9
Menukeuze vastleggen
2 personen
10
Muziek voor ceremonie selecteren
2 personen
11
Muziek voor feest selecteren
2 personen
12
Ceremonieteksten verzamelen
2 personen
13
Sprekers en getuigen bevestigen
2 personen
14
Leveringen en afhaalpunten bevestigen
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Huurmaterialen controleren
2 personen
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
19
Tafelnummers maken
2 personen
20
Bedankjes inpakken
3 personen
21
Decoratie sorteren
3 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
3 personen
24
Verse ingrediënten voorbereiden
4 personen
25
Taart ophalen
2 personen
26
Locatie controleren
2 personen
27
Vloeren en toiletten schoonmaken
3 personen
28
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
29
Tafels indekken
4 personen
30
Stoelen voor ceremonie plaatsen
4 personen
31
Ceremonieplek inrichten
3 personen
32
Versiering ophangen
4 personen
33
Bloemstukken plaatsen
3 personen
34
Licht en sfeercontrole uitvoeren
2 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Muziek afspeellijst testen
2 personen
38
Buffet en drankentafels inrichten
4 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Diner voorbereiden
5 personen
41
Taart en desserts klaarzetten
2 personen
42
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
43
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
44
Toiletten bevoorraden
2 personen
45
Cadeautafel inrichten
2 personen
46
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

47
Leveranciers ontvangen
2 personen
48
Gasten verwelkomen
3 personen
49
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
50
Ceremonie begeleiden
3 personen
51
Muziek tijdens ceremonie afspelen
52
Champagne en hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes bijvullen
2 personen
55
Groepsfoto begeleiden
2 personen
56
Dinerbuffet openen
3 personen
57
Dinerbuffet bijvullen
3 personen
58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Borden en bestek ophalen
3 personen
60
Taart aansnijden
2 personen
61
Taart en koffie serveren
4 personen
62
Toespraken begeleiden
2 personen
63
Muziek en dans begeleiden
2 personen
64
Late snacks serveren
3 personen
65
Cadeaus veilig verzamelen
2 personen
66
Gasten afscheid laten nemen
2 personen

Nazorg

67
Overgebleven eten koelen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
70
Servies en glazen verzamelen
4 personen
71
Servies afwassen
4 personen
72
Keuken schoonmaken
3 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Decoratie verwijderen
3 personen
75
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
76
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
79
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
80
Cadeaus naar huis vervoeren
2 personen
81
Koelboxen leegmaken
2 personen
82
Bloemstukken verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 8
Ronde tafelsaantal 4
Stoelenaantal 70
Ceremoniestoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Dranktafelsaantal 2
Cadeautafel
Ontvangsttafel
Tafellinnenaantal 12
Stoelhoezenaantal 70

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Dinerbesteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Bloemstukkenaantal 12
Boeket voor ceremonie
Corsagesaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Naamkaartjesaantal 70
Programmaboekjesaantal 75
Welkomstbord
Menubordenaantal 3
Lichtslingersaantal 8
Kaarsenaantal 48
Kandelaarsaantal 12
Vazenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Lintenaantal 6
Bedankzakjesaantal 70

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 12
Theelichthoudersaantal 48
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, gastenlijst en locatie eerst vast. Verstuur uitnodigingen pas daarna, zodat je programma, bereikbaarheid en aanmeldtermijn kloppen.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en noteer dieetwensen en vervoersbehoeften direct. Vraag ontbrekende antwoorden uiterlijk 2 weken voor de bruiloft na.
Maak de tafelschikking zodra het aantal gasten redelijk vaststaat. Controleer daarna of je genoeg rechthoekige of ronde tafels, stoelen, servies, glazen en tafellinnen hebt.
Plan ceremonie en feest als twee aparte programmaonderdelen. Bevestig muziek, teksten, sprekers en getuigen uiterlijk 1 week vooraf, zodat wijzigingen niet op de dag zelf ontstaan.
Werk met een laatste controle 2 tot 3 dagen vooraf: bevestig leveringen en afhaalpunten, koel dranken, bereid verse ingrediënten voor en leg naamkaartjes, tafelnummers en programmaboekjes klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een groepsbruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met datum, gastenlijst, locatie en trouwprogramma. Verstuur de uitnodigingen daarna zo dat je 4 tot 6 weken voor de bruiloft de aanmeldingen kunt verwerken.
Wanneer moet je de tafelschikking maken voor een groepsbruiloft?: Maak een eerste versie zodra de uitnodigingen zijn beantwoord, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Werk de definitieve indeling 1 tot 2 weken voor de bruiloft bij op basis van afmeldingen en dieetwensen.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een groepsbruiloft?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel extra water mee voor de ceremonie en controleer 2 tot 3 dagen vooraf of alles gekoeld kan worden.
Wanneer regel je de taart en verse ingrediënten?: Bevestig het ophalen of de levering van de taart uiterlijk 1 week vooraf en plan wie dit doet. Haal verse ingrediënten zo laat mogelijk op, meestal 1 dag vooraf, en bereid ze volgens een vast tijdschema voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.