Gruppenhochzeit organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Eine Gruppenhochzeit braucht früh eine klare Struktur, weil viele Gäste, Sprecher und Dienstleister gleichzeitig abgestimmt werden müssen. Beginne mit Datum, Gästeliste und Location und lege danach Programm, Einladungen und Transport fest. Sobald die Anmeldungen vorliegen, folgen Ernährungswünsche, Sitzordnung und Menü. In den letzten Tagen zählen vor allem Lieferungen, Kühlung, Dekoration und eine genaue Aufgabenverteilung für den Hochzeitstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
2
Location und Hochzeitsprogramm reservieren
2 Personen
3
Einladungen gestalten
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
7
Transportbedarf erfassen
2 Personen
8
Tischordnung erstellen
2 Personen
9
Menüauswahl festlegen
2 Personen
10
Musik für die Zeremonie auswählen
2 Personen
11
Musik für die Feier auswählen
2 Personen
12
Zeremonientexte sammeln
2 Personen
13
Sprecher und Zeugen bestätigen
2 Personen
14
Lieferungen und Abholpunkte bestätigen
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
17
Namensschilder erstellen
2 Personen
18
Programmhefte drucken
2 Personen
19
Tischnummern erstellen
2 Personen
20
Dankesgeschenke einpacken
3 Personen
21
Dekoration sortieren
3 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
3 Personen
24
Frische Zutaten vorbereiten
4 Personen
25
Torte abholen
2 Personen
26
Ort überprüfen
2 Personen
27
Böden und Toiletten reinigen
3 Personen
28
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
29
Tische eindecken
4 Personen
30
Stühle für die Zeremonie aufstellen
4 Personen
31
Zeremonieort einrichten
3 Personen
32
Dekoration aufhängen
4 Personen
33
Blumengestecke platzieren
3 Personen
34
Licht- und Stimmungscheck durchführen
2 Personen
35
Tontechnik anschließen
2 Personen
36
Mikrofone testen
2 Personen
37
Musikwiedergabeliste testen
2 Personen
38
Buffet und Getränketische einrichten
4 Personen
39
Snacks vorbereiten
4 Personen
40
Abendessen vorbereiten
5 Personen
41
Torten und Desserts bereitstellen
2 Personen
42
Namensschilder auslegen
2 Personen
43
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
44
Toiletten auffüllen
2 Personen
45
Geschenketisch einrichten
2 Personen
46
Empfangstisch einrichten
2 Personen

Event

47
Lieferanten empfangen
2 Personen
48
Gäste begrüßen
3 Personen
49
Programmhefte verteilen
2 Personen
50
Zeremonie begleiten
3 Personen
51
Musik während der Zeremonie abspielen
52
Champagner und Häppchen servieren
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks nachfüllen
2 Personen
55
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
56
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
57
Dinner-Buffet nachfüllen
3 Personen
58
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
59
Teller und Besteck abholen
3 Personen
60
Torte anschneiden
2 Personen
61
Kuchen und Kaffee servieren
4 Personen
62
Reden begleiten
2 Personen
63
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
64
Späte Snacks servieren
3 Personen
65
Geschenke sicher einsammeln
2 Personen
66
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

67
Übrig gebliebenes Essen kühlen
3 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
70
Geschirr und Gläser sammeln
4 Personen
71
Geschirr abwaschen
4 Personen
72
Küche reinigen
3 Personen
73
Toiletten reinigen
2 Personen
74
Dekoration entfernen
3 Personen
75
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
76
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
78
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
79
Fundsachen sammeln
2 Personen
80
Geschenke nach Hause transportieren
2 Personen
81
Kühlboxen leeren
2 Personen
82
Blumengestecke verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 8
Runde TischeAnz. 4
StühleAnz. 70
Stühle für die ZeremonieAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
GetränketischeAnz. 2
Geschenketisch
Empfangstisch
TischwäscheAnz. 12
StuhlhussenAnz. 70

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
SuppenschalenAnz. 70
Abendbesteck-SetsAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 70
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 12
Blumenstrauß für die Zeremonie
AnsteckblumenAnz. 12
TischnummernAnz. 12
NamensschilderAnz. 70
ProgrammhefteAnz. 75
Willkommensschild
MenükartenAnz. 3
LichterkettenAnz. 8
KerzenAnz. 48
KerzenständerAnz. 12
VasenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BänderAnz. 6
DankesbeutelAnz. 70

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
TeelichthalterAnz. 48
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Gästeliste und Location zuerst fest. Verschicke die Einladungen so früh, dass du vor der Sitzordnung noch genügend Zeit für Rückmeldungen und Änderungen hast.
Sammle mit der Anmeldung nicht nur Zu- und Absagen, sondern auch Ernährungswünsche und Transportbedarf. Eine fehlende Rückmeldung kann sonst direkt die Menüplanung und den Shuttlebedarf verändern.
Plane die Zeremonie und die Feier getrennt durch: Musik, Texte, Sprecher und Zeugen müssen für beide Abschnitte bestätigt werden. Lege außerdem fest, wer Programmhefte, Namensschilder und Tischnummern am Veranstaltungsort verteilt.
Prüfe Leihmaterialien und Lieferungen nicht erst am Hochzeitstag. Zähle Tische, Stühle, Geschirr und Gläser nach und bestätige für jede Lieferung einen Abholpunkt sowie eine zuständige Person.
Bereite die letzten Handgriffe nach Reihenfolge vor: Getränke kühlen, frische Zutaten vorbereiten, Dekoration sortieren und die Torte abholen. Packe Dankesgeschenke und Drucksachen so, dass sie nicht zwischen Einkauf und Aufbau verloren gehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gruppenhochzeit organisieren?: Beginne mindestens 9 bis 12 Monate vorher mit Datum, Gästeliste und Location. Für eine größere Gruppe brauchen Reservierungen, Einladungen und Transport deutlich mehr Vorlauf als die Dekoration.
Wann erstellt man die Sitzordnung für eine Gruppenhochzeit?: Erstelle einen ersten Entwurf, sobald die Anmeldungen weitgehend eingegangen sind, meist 4 bis 6 Wochen vor der Hochzeit. Prüfe ihn kurz vor dem Druck noch einmal auf Absagen, Ernährungswünsche und Änderungen bei der Tischgröße.
Wie plant man das Menü für eine Gruppenhochzeit?: Lege die Menüauswahl nach den Rückmeldungen zu Allergien und Ernährungsformen fest, idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Gib die endgültige Gästezahl und Sonderwünsche rechtzeitig an die Küche oder den Caterer weiter.
Was muss man am Tag vor der Gruppenhochzeit vorbereiten?: Kühle die Getränke, sortiere Dekoration und Drucksachen und bereite haltbare sowie frische Zutaten nach Möglichkeit vor. Bestätige außerdem die Lieferungen, Abholpunkte und die Tortenabholung spätestens am Vortag.

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