Cómo organizar una boda grupal sin perder detalles

Una boda grupal requiere coordinar a varias parejas, invitados y proveedores dentro de un mismo programa. Empieza fijando la fecha, el recinto y la lista provisional de asistentes; después organiza las inscripciones, las preferencias de comida y el transporte. Cuando tengas los datos, podrás cerrar el menú, la distribución de las mesas y la ceremonia. La última semana debe centrarse en confirmar entregas, preparar la decoración, enfriar las bebidas y dejar lista la documentación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y la lista de invitados
2 personas
2
Reservar el recinto y el programa de boda
2 personas
3
Diseñar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
7
Recabar las necesidades de transporte
2 personas
8
Elaborar la disposición de las mesas
2 personas
9
Fijar la selección del menú
2 personas
10
Seleccionar música para la ceremonia
2 personas
11
Seleccionar música para la fiesta
2 personas
12
Reunir los textos de la ceremonia
2 personas
13
Confirmar a los ponentes y testigos
2 personas
14
Confirmar entregas y puntos de recogida
2 personas
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Comprobar el material de alquiler
2 personas
17
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
18
Imprimir folletos del programa
2 personas
19
Crear números de mesa
2 personas
20
Empaquetar los obsequios
3 personas
21
Clasificar la decoración
3 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
3 personas
24
Preparar ingredientes frescos
4 personas
25
Recoger la tarta
2 personas
26
Comprobar el lugar
2 personas
27
Limpiar suelos y baños
3 personas
28
Montar mesas y sillas
5 personas
29
Preparar las mesas
4 personas
30
Colocar sillas para la ceremonia
4 personas
31
Montar el espacio de la ceremonia
3 personas
32
Colgar la decoración
4 personas
33
Colocar arreglos florales
3 personas
34
Realizar el control de luces y ambiente
2 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Probar los micrófonos
2 personas
37
Probar la lista de reproducción de música
2 personas
38
Montar el buffet y las mesas de bebidas
4 personas
39
Preparar aperitivos
4 personas
40
Preparar la cena
5 personas
41
Preparar pasteles y postres
2 personas
42
Colocar los carteles de nombre
2 personas
43
Dejar listos los programas
2 personas
44
Abastecer los baños
2 personas
45
Montar la mesa de regalos
2 personas
46
Montar la mesa de recepción
2 personas

Evento

47
Recibir a los proveedores
2 personas
48
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
49
Repartir los programas
2 personas
50
Coordinar la ceremonia
3 personas
51
Poner música durante la ceremonia
52
Servir champán y aperitivos
4 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer aperitivos
2 personas
55
Coordinar la foto de grupo
2 personas
56
Abrir el bufé de la cena
3 personas
57
Rellenar el bufé de cena
3 personas
58
Servir comidas especiales
2 personas
59
Recoger los platos y los cubiertos
3 personas
60
Cortar la tarta
2 personas
61
Servir tarta y café
4 personas
62
Coordinar los discursos
2 personas
63
Coordinar la música y el baile
2 personas
64
Servir aperitivos nocturnos
3 personas
65
Recoger los regalos de forma segura
2 personas
66
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

67
Refrigerar la comida sobrante
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Desmontar mesas y sillas
5 personas
70
Recoger vajilla y vasos
4 personas
71
Lavar la vajilla
4 personas
72
Limpiar la cocina
3 personas
73
Limpiar los baños
2 personas
74
Retirar la decoración
3 personas
75
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
76
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Almacenar el material sobrante
2 personas
79
Recoger objetos perdidos
2 personas
80
Transportar los regalos a casa
2 personas
81
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
82
Repartir los arreglos florales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 8
Mesas redondascant. 4
Sillascant. 70
Sillas de la ceremoniacant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesas de bebidascant. 2
Mesa de regalos
Mesa de recepción
Manteleríacant. 12
Fundas para sillascant. 70

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazones para sopacant. 70
Juegos de cubiertos para cenacant. 80
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 70
Cucharillas de cafécant. 70
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Arreglos floralescant. 12
Ramo para la ceremonia
Prendidoscant. 12
Números de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 70
Programascant. 75
Cartel de bienvenida
Carteles del menúcant. 3
Guirnaldas de lucescant. 8
Velascant. 48
Candelabroscant. 12
Jarronescant. 12
Globoscant. 100
Cintascant. 6
Bolsitas de agradecimientocant. 70

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Portavelascant. 48
Linternas a pilascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y el programa antes de diseñar las invitaciones. Envía la información cuando ya puedas indicar horarios, lugar y fecha límite de inscripción.
Pide las inscripciones con una fecha límite de al menos 3 semanas antes de la boda. En el mismo formulario recoge alergias, dietas, necesidades de transporte y cualquier acompañante.
No prepares la distribución de mesas hasta tener confirmada la lista de asistentes y sus preferencias de menú. Deja una mesa de recepción, una de regalos y espacio suficiente para el buffet y las bebidas.
Confirma las intervenciones, los testigos y los textos de la ceremonia como mínimo 7 días antes. También comprueba la música de la ceremonia y de la fiesta para evitar cambios de última hora.
Organiza la semana final por entregas y recogidas: revisa el material de alquiler y la lista de compra, clasifica la decoración, prepara las tarjetas y enfría las bebidas el día anterior. La tarta y los ingredientes frescos deben tener una hora de recogida o entrega confirmada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda grupal?: Empieza entre 3 y 6 meses antes para tener margen con el recinto, el programa y las invitaciones. Fija la lista definitiva, el menú y el transporte al menos 3 semanas antes.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones de una boda grupal?: Envíalas cuando estén confirmados la fecha, el lugar y el programa, normalmente entre 8 y 12 semanas antes. Incluye una fecha límite de respuesta situada 3 semanas antes del evento.
¿Cuándo hay que cerrar el menú y la distribución de las mesas?: Cierra el menú y la distribución cuando termine el plazo de inscripción y tengas las dietas confirmadas, idealmente 2 o 3 semanas antes. Revisa después las tarjetas con nombres y los números de mesa.
¿Qué hay que preparar el día antes de una boda grupal?: El día anterior puedes enfriar las bebidas, preparar los ingredientes frescos, clasificar la decoración y dejar listos los programas, las tarjetas y los obsequios. Confirma también las entregas, la recogida de la tarta y el material de alquiler.

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