Zo organiseer je een Groendag zonder last-minute gedoe

Een Groendag draait om buiten werken, maar de voorbereiding begint weken eerder. Leg eerst datum, locatie en programma vast en controleer daarna vergunningen, meldingen en materiaal. Deel deelnemers in per werkstation, zodat gereedschap, planten en zaden op tijd klaarstaan. Vergeet ook de praktische randzaken niet: dieetwensen, afvalinzameling, schaduw, drinkwater en een plan voor regen. Met 67 taken en 63 benodigdheden houd je overzicht van voorbereiding tot opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en activiteiten bepalen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Leveranciers en materiaal reserveren
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Buurtvrijwilligers indelen
2 personen
10
Beplantingsplan maken
2 personen
11
Afvalinzameling afspreken
12
Weersvoorspelling controleren
13
Deelnemerslijst en dieetwensen printen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Gereedschap controleren
2 personen
16
Planten en zaden controleren
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Locatie inspecteren
2 personen
20
Terrein veilig maken
3 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Werkstations inrichten
3 personen
24
Gereedschap per werkstation verdelen
3 personen
25
Planten en zaden klaarzetten
2 personen
26
Cateringtafel inrichten
3 personen
27
Afvalpunten plaatsen
2 personen
28
Informatieborden ophangen
2 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
31
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

32
Bezoekers ontvangen
3 personen
33
Programma toelichten
34
Werkhandschoenen uitdelen
2 personen
35
Groenafval verzamelen
6 personen
36
Onkruid verwijderen
8 personen
37
Bloemborders voorbereiden
6 personen
38
Bomen en struiken planten
6 personen
39
Bloembakken vullen
5 personen
40
Insectenhotel bouwen
4 personen
41
Regentonnen plaatsen
3 personen
42
Tuinadvies geven
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Werkmateriaal aanvullen
2 personen
47
Groepsfoto maken
48
Barbecue voorbereiden
3 personen
49
Barbecue serveren
4 personen
50
Tafels afruimen
3 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Verlichting controleren
53
Avondprogramma begeleiden
2 personen
54
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Restanten veilig opbergen
2 personen
56
Afval scheiden en afvoeren
4 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Partytenten afbreken
4 personen
59
Werkstations opruimen
3 personen
60
Terrein schoonmaken
4 personen
61
Verlichting afkoppelen
2 personen
62
Gereedschap reinigen
3 personen
63
Gereedschap inventariseren
2 personen
64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
66
Locatiecontrole uitvoeren
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Werktafelsaantal 6

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speaker

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Tuingereedschap

Spadesaantal 8
Scheppenaantal 8
Harkenaantal 6
Schoffelsaantal 6
Handscheppenaantal 12
Snoeischarenaantal 6
Kruiwagensaantal 3
Gietersaantal 6
Tuinslangenaantal 2
Emmersaantal 8
Tuinhandschoenenaantal 50
Veiligheidsbrillenaantal 12
Houten hamersaantal 4
Handzagenaantal 4
Boormachinesaantal 2
Schroevendraaiersaantal 6
Meetlintenaantal 4
Touwrollenaantal 4
Werkbankenaantal 2
Bouwemmersaantal 6

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Pijlbordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 3
Krijtstiftenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 30
Polsbandjesaantal 100

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 60
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Scharenaantal 4
Aluminium schalenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Opslagbakkenaantal 12
Handwasbakkenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en programma. Controleer meteen of een vergunning of melding nodig is en reserveer partytenten, tafels, werktafels en ander materiaal voordat de gewenste datum volloopt.
Maak per werkstation een korte indeling met activiteit, begeleider en benodigd gereedschap. Verdeel spades, scheppen, harken, handscheppen en handschoenen vooraf per tafel; zo ontstaat er bij de start geen rij bij één centrale gereedschapsplek.
Verwerk aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en verzamel dieetwensen tegelijk. Print op de dag zelf de deelnemerslijst en dieetwensen, zodat vrijwilligers bij hapjes en drankjes niet op losse berichten hoeven te zoeken.
Plan de buitenopstelling pas definitief na een weerscheck 24 tot 48 uur vooraf. Zet partytenten en tafels zo neer dat werkstations, koffie, koeling en afvalinzameling bereikbaar blijven, ook wanneer het terrein nat wordt.
Loop het terrein de ochtend zelf volledig na voordat deelnemers komen. Verwijder losse obstakels, controleer verlengsnoeren en stekkerdozen, zet veiligheidsbrillen bij het gereedschap en plaats planten, zaden en gieters per werkstation klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Groendag organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Dan heb je tijd om locatie, programma, vergunningen, vrijwilligers, leveranciers en materiaal vast te leggen. Rond 7 dagen vooraf sluit je de aanmeldingen en dieetwensen af.
Hoe deel je gereedschap in voor een Groendag?: Maak per werkstation een eigen set en wijs minstens 1 begeleider aan die controle houdt. Leg het gereedschap vooraf klaar en tel het na afloop; bij meerdere stations voorkom je zo dat spades, harken of snoeischaren zoekraken.
Wanneer controleer je het weer voor een Groendag?: Doe een eerste controle ongeveer 3 dagen vooraf en een definitieve check 24 tot 48 uur voor de start. Pas dan de opstelling van partytenten, tafels en werkstations aan en zorg dat drank, gereedschap en deelnemersinformatie droog blijven.
Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor een Groendag?: Zet minstens 1 uur voor aankomst van deelnemers de locatie, werkstations, gereedschap, planten en zaden klaar. Controleer ook koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen, afvalpunten, verlengsnoeren en de geprinte deelnemerslijst met dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.