Organiser une journée verte sans rien oublier

Une journée verte demande de coordonner un programme, des bénévoles et beaucoup de matériel avant l’arrivée des participants. Commencez par fixer la date et le lieu, puis validez les activités, les autorisations et les réservations. Les postes de travail, les outils et les plants doivent être prêts séparément, afin d’éviter les files d’attente le jour même. Prévoyez aussi un suivi précis des inscriptions, des régimes alimentaires et de la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et les activités
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Réserver les fournisseurs et le matériel
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Distribuer les invitations
3 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles du quartier
2 personnes
10
Établir le plan de plantation
2 personnes
11
Organiser la collecte des déchets
12
Vérifier les prévisions météo
13
Imprimer la liste des participants et les besoins alimentaires
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier les outils
2 personnes
16
Vérifier les plantes et les graines
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Inspecter le lieu
2 personnes
20
Sécuriser le site
3 personnes
21
Monter les tentes de réception
4 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer les postes de travail
3 personnes
24
Répartir les outils par poste de travail
3 personnes
25
Préparer les plantes et les graines
2 personnes
26
Installer la table traiteur
3 personnes
27
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
28
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Installer la table d’accueil
2 personnes
31
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

32
Accueillir les visiteurs
3 personnes
33
Présenter le programme
34
Distribuer les gants de travail
2 personnes
35
Collecter les déchets verts
6 personnes
36
Désherber
8 personnes
37
Préparer les bordures fleuries
6 personnes
38
Planter des arbres et des arbustes
6 personnes
39
Remplir les jardinières
5 personnes
40
Construire un hôtel à insectes
4 personnes
41
Installer des récupérateurs d’eau de pluie
3 personnes
42
Donner des conseils de jardinage
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner le matériel de travail
2 personnes
47
Prendre une photo de groupe
48
Préparer le barbecue
3 personnes
49
Servir le barbecue
4 personnes
50
Dégager les tables
3 personnes
51
Faire la vaisselle
3 personnes
52
Vérifier l'éclairage
53
Encadrer le programme du soir
2 personnes
54
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

55
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
56
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
59
Ranger les postes de travail
3 personnes
60
Nettoyer le site
4 personnes
61
Débrancher l’éclairage
2 personnes
62
Nettoyer les outils
3 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Stocker le matériel restant
2 personnes
66
Effectuer le contrôle du site
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Tables de travailqté 6

Équipement

Barbecueqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleur portable

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Outils de jardin

Spadesqté 8
Pellesqté 8
Râteauxqté 6
Binettesqté 6
Pelles à mainqté 12
Sécateursqté 6
Brouettesqté 3
Arrosoirsqté 6
Tuyaux d’arrosageqté 2
Seauxqté 8
Gants de jardinageqté 50
Lunettes de sécuritéqté 12
Marteaux en boisqté 4
Scies à mainqté 4
Perceusesqté 2
Tournevisqté 6
Mètres rubansqté 4
Rouleaux de cordeqté 4
Établisqté 2
Seaux de chantierqté 6

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux en ardoiseqté 3
Marqueurs craieqté 6
Nappesqté 8
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 30
Braceletsqté 100

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Tasses à caféqté 60
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Ciseauxqté 4
Plateaux en aluminiumqté 6
Pains de glaceqté 20
Bacs de rangementqté 12
Lavabos pour les mainsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et le programme, puis vérifiez les autorisations ou déclarations nécessaires avant de diffuser les invitations. Gardez une marge d’au moins deux semaines pour corriger un problème administratif.
Répartissez les participants par postes de travail avant le jour J. Préparez pour chaque poste les outils nécessaires, puis comptez séparément les pelles, bêches, râteaux, gants et arrosoirs afin de repérer les manques à temps.
Ne laissez pas les inscriptions et les régimes alimentaires pour la dernière semaine. Imprimez une liste actualisée des participants et des contraintes alimentaires le matin de l’événement, puis prévoyez les boissons et les collations en conséquence.
Contrôlez la météo la veille et le matin même. Les tentes, les tables, les chaises, les rallonges et l’éclairage doivent être installés avant l’arrivée du public, avec des batteries de rechange si la journée se prolonge.
Faites une inspection finale du site avant l’ouverture : accès dégagés, outils en bon état, câbles protégés, zones de travail sécurisées et déchets organisés. Prévoyez au moins un bénévole responsable de la sécurité et un autre chargé de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée verte ?: Prévoyez idéalement quatre à six semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, vérifier les autorisations, réserver le matériel, envoyer les invitations et répartir les bénévoles.
Quand faut-il réserver le matériel de jardinage ?: Réservez les outils, les tables de travail, les tentes et les équipements au moins trois semaines à l’avance. Faites un inventaire complet sept jours avant, puis un second contrôle la veille.
Quand préparer les plants, les graines et les postes de travail ?: Vérifiez les plants et les graines entre trois et sept jours avant l’événement. Installez les postes de travail le jour même, idéalement deux à trois heures avant l’arrivée des participants.
Que faire en cas de pluie pour une journée verte ?: Prenez une décision au plus tard la veille au soir, après avoir consulté les prévisions. Prévoyez des tentes, des zones de rangement au sec et une solution de report ou d’adaptation si les activités extérieures deviennent dangereuses.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.