Groendag organiseren: een checklist die werkt

Een Groendag vraagt meer voorbereiding dan alleen planten en gereedschap klaarzetten. Je regelt vooraf de locatie, meldingen, vrijwilligers en een beplantingsplan, en zorgt op de dag zelf voor veilige werkstations, schaduw en duidelijke taakverdeling. Controleer minstens één week vooraf de aanmeldingen, dieetwensen en materiaalvoorraad. Op deze pagina staat het complete plan met 67 taken en 63 spullen, zodat je stap voor stap kunt werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en activiteiten bepalen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Leveranciers en materiaal reserveren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Buurtvrijwilligers indelen
2 personen
Beplantingsplan maken
2 personen
Afvalinzameling afspreken
Weersvoorspelling controleren
Deelnemerslijst en dieetwensen printen
Boodschappen doen
2 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Planten en zaden controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Terrein veilig maken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Werkstations inrichten
3 personen
Gereedschap per werkstation verdelen
3 personen
Planten en zaden klaarzetten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Informatieborden ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Werkhandschoenen uitdelen
2 personen
Groenafval verzamelen
6 personen
Onkruid verwijderen
8 personen
Bloemborders voorbereiden
6 personen
Bomen en struiken planten
6 personen
Bloembakken vullen
5 personen
Insectenhotel bouwen
4 personen
Regentonnen plaatsen
3 personen
Tuinadvies geven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Werkmateriaal aanvullen
2 personen
Groepsfoto maken
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue serveren
4 personen
Tafels afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Verlichting controleren
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Werkstations opruimen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Verlichting afkoppelen
2 personen
Gereedschap reinigen
3 personen
Gereedschap inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Locatiecontrole uitvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Werktafelsaantal 6

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speaker

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Tuingereedschap

Spadesaantal 8
Scheppenaantal 8
Harkenaantal 6
Schoffelsaantal 6
Handscheppenaantal 12
Snoeischarenaantal 6
Kruiwagensaantal 3
Gietersaantal 6
Tuinslangenaantal 2
Emmersaantal 8
Tuinhandschoenenaantal 50
Veiligheidsbrillenaantal 12
Houten hamersaantal 4
Handzagenaantal 4
Boormachinesaantal 2
Schroevendraaiersaantal 6
Meetlintenaantal 4
Touwrollenaantal 4
Werkbankenaantal 2
Bouwemmersaantal 6

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Pijlbordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 3
Krijtstiftenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 30
Polsbandjesaantal 100

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 60
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Scharenaantal 4
Aluminium schalenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Opslagbakkenaantal 12
Handwasbakkenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de werkstations vóór je het gereedschap verdeelt. Zet per station alleen het nodige klaar, zoals spades, scheppen, handscheppen, harken en tuinhandschoenen, en houd extra materiaal centraal beschikbaar.
Controleer minstens 48 uur vooraf de weersvoorspelling en bepaal waar de partytenten komen. Regel ook droge opslag voor planten, zaden en elektrisch materiaal; verlengsnoeren en stekkerdozen mogen niet in plassen liggen.
Maak een vrijwilligersindeling met één aanspreekpunt per werkstation. Reserveer daarnaast tijd voor uitleg over snoeischaren, handzagen, boormachines en veiligheidsbrillen voordat het werk begint.
Tel de deelnemers en dieetwensen uiterlijk één week vooraf na. Print op de dag zelf een deelnemerslijst en zet drinken, hapjes, koffie en water op een plek die niet in de looproute van kruiwagens ligt.
Loop het terrein vóór de start én na afloop volledig na. Verwijder losse obstakels, controleer slangen en kabels, verzamel gereedschap per soort en spreek vooraf af hoe afval en restmateriaal worden ingezameld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Groendag organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en eventuele vergunningen of meldingen. Reserveer materiaal en leveranciers zodra de datum vaststaat. De deelnemerslijst en dieetwensen controleer je in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Groendag?: Dat hangt af van het aantal werkstations en deelnemers, maar wijs minimaal één buurtvrijwilliger per werkstation aan. Voeg daarnaast minstens één persoon toe voor ontvangst en één voor materiaal of veiligheid. Leg de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf vast.
Wanneer zet ik gereedschap en planten klaar?: Richt de werkstations op de ochtend zelf in nadat het terrein veilig is gemaakt. Leg planten en zaden pas daarna klaar, zodat ze niet onnodig beschadigen of uitdrogen. Controleer gereedschap en aantallen bij voorkeur de dag ervoor.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een Groendag?: Controleer de voorspelling 48 uur en opnieuw 24 uur vooraf. Gebruik partytenten voor beschutting, houd elektrische apparatuur droog en bepaal vooraf wanneer activiteiten worden aangepast of uitgesteld. Informeer deelnemers zodra die beslissing is genomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.