Zo organiseer je een gravelrace

Begin niet met de startboog, maar met de route, datum en toestemming. Verken het parcours vooraf op onverharde stroken, lastige kruisingen en plekken waar deelnemers hulp kunnen nodig hebben. Leg daarna start- en finishlocatie vast, open de inschrijving en deel vrijwilligers in voor posten en bevoorrading. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, routeborden, startnummers, materiaal en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Toestemming voor route aanvragen
3
Route vooraf verkennen
2 personen
4
Start- en finishlocatie reserveren
5
Inschrijfformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Routekaart publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Startnummers en deelnemerslijst maken
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Routewijzigingen doorgeven
15
Materialen ophalen
3 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Startnummers sorteren
2 personen
18
Routeborden voorbereiden
2 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Vergunningen en noodnummers klaarleggen
21
Tenten opbouwen
4 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Start- en finishgebied afzetten
3 personen
24
Route uitzetten
5 personen
25
Bevoorradingspost inrichten
3 personen
26
Inschrijftafel inrichten
2 personen
27
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Deelnemers registreren
4 personen
30
Startnummers uitdelen
3 personen
31
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
32
Startbriefing geven
2 personen
33
Gravelrace starten
3 personen
34
Routepost bemannen
6 personen
35
Bevoorrading verzorgen
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Finishers registreren
3 personen
38
Hapjes en maaltijd serveren
4 personen
39
Fietsenstalling bewaken
2 personen
40
Eindtijd en uitslagen verwerken
2 personen
41
Prijzen uitreiken
2 personen
42
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

43
Routeborden verwijderen
5 personen
44
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
45
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
46
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
47
Locatie schoon opleveren
4 personen
48
Materialen retourneren
3 personen
49
Gevonden voorwerpen registreren
50
Uitslagen en bedankbericht versturen
51
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Fietsenrekkenaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 40
Afzetkegelsaantal 30
Afzetlintaantal 6
Routebordenaantal 20
Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Stopwatchesaantal 4
Handtellersaantal 4
Fietspompenaantal 3
Multitools voor fietsenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Walkietalkiesaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele opladersaantal 6
Megafoon

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Waterkokersaantal 2
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag toestemming voor de route ruim vóór je de inschrijving opent. Neem in je aanvraag ook de start- en finishlocatie, routekaart en noodnummers mee; zonder akkoord kan een routewijziging op het laatste moment nodig zijn.
Verken de route niet alleen op de fiets, maar controleer ook waar routepijlen en afzetkegels zichtbaar blijven. Noteer kruisingen, bevoorradingspunten en plekken waar een vrijwilliger met een walkietalkie nodig is.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de race. Vermeld starttijd, routekaart, bereikbaarheid, materiaaladvies en wat er gebeurt bij een gewijzigde route door slecht weer.
Maak startnummers en deelnemerslijst per startgroep of alfabetisch klaar. Leg printer, laptop, verlengsnoeren, stekkerdozen en mobiele opladers samen op één registratiepunt, zodat je niet vlak voor de start hoeft te zoeken.
Richt de bevoorradingspost in voordat je de route uitzet. Vul koelboxen, zet bekers en eten klaar en leg fietspompen, multitools, reserve binnenbanden en bandenlichters op een vaste, herkenbare plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gravelrace organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, datum, toestemming en de start- en finishlocatie. Open de inschrijving pas zodra de route haalbaar is en de belangrijkste toestemming is geregeld.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een gravelrace?: Reken op minimaal één vrijwilliger per bemande post en extra mensen voor registratie, start, finish en bevoorrading. Bij meerdere kruisingen of een lange route plan je daarnaast een mobiele vrijwilliger met walkietalkie.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie van een gravelrace?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de start. Geef routewijzigingen, weerswaarschuwingen of nieuwe startinstructies opnieuw door zodra die bekend zijn.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een gravelrace?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start. Bepaal vooraf wanneer je een route aanpast, en zorg dat routewijzigingen direct naar deelnemers, vrijwilligers en posten worden doorgegeven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.